P・F. ドラッカー『プロフェッショナルの条件』（ダイヤモンド社刊） 自らがコントロールし、自らが取り除くことのできる時間浪費の原因を排除しなければならない。これは、自らが他の人の時間を浪費しているケースである。簡単に分かる兆候はない。しかし発見のための簡単な方法はある。聞けばよい。「あなたの仕事に貢献せず、ただ時間を浪費させるようなことを、私は何かしているか」と定期的に聞けばよい。答えを恐れることなくこう質問できることが、成果をあげる者としての条件である。（p.128） 本書は、ドラッカーの全著作31点のうち、10点と論文1点から抜粋を集めたものだ。特に「一人一人の人間」に焦点が絞られている。本書の内容を一言で言い表すのは困難だが、あえて試みるとすれば、「成果を上げるために、自分をどのように使っていけばよいかをじっくり考えるためのバイブル」となるだろうか。 それゆえ、折に触れて読み返し、

前倒しで仕事をするにはどうすればいいのか。キーワードは、「向こう1週間の予定やタスクの確認」「長篠メソッドの応用」「嵐の前の静けさを合図に」です。 コツ：今の時点でも打てる手があれば打ってしまう 【問題編】では、定型的な仕事は慣れてくればかなり効率よく片付けられるようになるものの、企画書作成など、不定型な仕事は、先送りしがちだったり思うように進められなかったりする、という事例を取り上げました。このように、不定型な仕事であっても、立ち止まって足踏みしてしまうことなく進められるようにするにはどうすればいいか考えてみます。キーワードは「前倒し」です。 「前倒し」で仕事を進めることができれば、常に余裕が生まれるはずです。その結果、 締め切り間際に感じる焦りやストレスから解放される スッキリとした気分を維持できるようになる 飛び込み仕事があっても柔軟に対応できるようになる といった効果が期待できます

先延ばし撃退法は、いよいよ最後のステップ。ステップ1～4を経てきたからこそできる、意外な方法を紹介する。 ステップ1で、やることは明確になりました。ステップ2で快と苦痛を結びつけて、ステップ3で行動する日時を決めました。ステップ4で、行動しやすい環境設定を整えました。同時進行でどんな快と結びつけるかも明確にしました。そして、目盛りをつけて達成度が分かるようにもしました。 いよいよ最後のステップ5です。1～4のステップでは、やりたいこと、行動しなくてはいけないことの優先順位ばかり上げてきましたが、ステップ5では切るほう（行動しないと決めること）の優先順位を上げていきます。 行動しないことをリストから完全に切り捨てる ここで、もう一度最初のリストに戻ってください。そして「やりたいけれど、あまり重要じゃないな」というものを、一度リストから完全に消してほしいのです。2～3ヵ月経って、「切ったけれど

影響を受けた本は、戦国時代末期の剣豪・宮本武蔵の「五輪書」だという西村博之さん。最近では2ちゃんねるの管理人だけでなく、携帯電話向けサービス「ニワンゴ」の取締役“管理人”も務めるようになった。ビジネスパーソン・西村博之の仕事術はいったいどういうものなのだろうか。 奥義「各個撃破」で仕事に対処 最近、五輪書を読んで多忙な時の対処法を学んだ。「5人を相手にした戦いも、1人の敵との戦いも基本的に変わらない」ことがわかったという。つまり、時間を細かく区切れば、5人の刃が同時に当たることはない。極端に言えば5人と対峙していても1対1の戦いに持ち込めるというものだ。 大量の仕事を時間差で各個撃破することによって、後に回せるものは極限まで後に回す――、すなわち「明日できることは今日やるな」という西村さんの座右の銘にもつながる。 最近は2ちゃんねる以外の仕事も増えつつある。「2ちゃんねる検索」などを開発す

ステップ4からは、行動が習慣になることを目指す。行動することが楽しくなる環境設定や、行動そのものと快・苦痛を結びつける方法、仕事に目盛りをつける、など、今すぐ活用できるヒントを紹介しよう。 ステップ1で本当にやるべきものを取り出し、ステップ2でネガティブな要因を取り除きました。そしてステップ3では、とにかく機械的に行動したわけですが、これだと無味乾燥です。ステップ4からは、習慣になるように、行動することが楽しくなるようにしていきます。 そのためには、4つのポイントがあります。まず1つ目は、「その行動ができる快適なセット＆セッティングを作る」ことです。セットは心の状態、セッティングは周りの状態を表します。 快適な心の状態と環境を作る 「言われたから、○時から○時までコレをやらなきゃいけない」というのだけでは無味乾燥で面白みがないので、自分が気持ちよく、楽しくできる心と周りの状態を作ります。好

「先延ばしを撃退する、5つのステップ」のファーストステップで参考にしたいのが、「ゼロベース思考」と「時間対価値思考」。しっかり学んで時間を活用しよう。 前回解説した「先延ばしを撃退」の「ステップ1」で参考にしてもらいたいのが「ゼロベース思考」です。よく、「授業料を払っちゃったから最後まで出なきゃ」とか、「いったん取り掛かったから終えなきゃ」というふうに考えます。でも場合によっては、最後までやるほうが労力や時間、お金がかかって無駄なときがあるんです。 「ゼロベース思考」とは、「今から開始するとして（お金を払っていなかったとして）、それでもやるかどうか」という発想の仕方です。 例えば、会社が300万円かけてプロジェクトを始めて、すでに2カ月、非常に悪戦苦闘しているとします。さらにこの後、1千万円くらいかかる。その割には、トントンか赤字で、あと半年間は時間を取られる。こうだとしたら、どうですか？

やらなくてはいけないと思っていても、ついつい後回しにして結局やらないままになっている仕事がたまっていないだろうか。今月は、先延ばししている案件を確実にこなしていくためのテクニック「先延ばし撃退法」をマスターしよう。 「先週やればよかった」「どうしてこれまでこの仕事を放っておいたのだろう」──。誰しもが、こんな気持ちになったことがあるでしょう。仕事をする上で、避けたいと思っていながらもついついやってしまう“先延ばし”。今回の連載、まず初めは、心理的抵抗などの精神的なものから、スケジュール管理などの行動レベルのもの、そのほかさまざまな手法を駆使してあなたの先延ばしを確実に根絶します。 先延ばしを撃退するための6つのステップ ステップ0――先延ばししていること、気になっていることを洗いざらい書き出す ステップ1――先延ばししていることが、本当に必要か、本来は必要ないことがリストに含まれていないか

ゴールデンウィークを休める皆さんは、もう予定を立てたでしょうか。長期休暇を有意義に過ごすコツを、達人たちの例を見つつ、考えてみましょう。 職種にもよりますが、原則として土日と祝日しか休めないビジネスパーソンにとって、GW、夏期休暇、年末年始休暇という「三大長期休暇」は日頃の疲れを癒したり、非日常を楽しんだり、まとまった時間をうまく活用したり、といった貴重なオフタイムになります。 そんな長期休暇ですが、有意義に過ごすのが上手な人と、そうでない人とがいるようです。そこで、筆者の身の回りにいる「長期休暇の達人」たちにそのコツを聞いてみました。 「長期休暇の達人」たちが心がけていること 9日間をかけてパリとロンドンを旅したAさん（30代・男性）は、パリでは美術館巡り、ロンドンでは3日連続でミュージカルを堪能したそうです。 Aさんが長期休暇を有意義に過ごす上で気をつけていることは、テーマを決めること

「先送り」は常にいけないものかというと、そんなことはありません。意識的に「先送り」することで、プレッシャーを減らして作業を行える場合もあります。そんな「前向きな先送り」とはどんなものでしょうか？ 今回のテーマである「先送り」については、以前も「先送り繰り返し症候群」根絶法という記事で、以下の2つのコツを駆使した「先送りに慣れないようにする」方法をご紹介しました。 名前を変える アプローチを変える ここでは「先送り」をいかに防ぐか、に焦点を当てていましたが、今回取り上げる「前向きな先送り」は、もはや先送りをせざるを得ない状況に陥った際に、いかにうまく先送りができるかというアプローチになります。 「前向きな先送り」とは まず、「うまく先送りをする」とはどのような先送りでしょうか。それは、以下の2つが満たされたものと考えられます。 今の「苦しみ」を少しでも緩和させる 先送り相手である「未来の自分

チームで働く場合の仕事管理術である「プロジェクトマネジメント」。実は、プロジェクトのリーダーではなくとも“マネジメント”できるのです。自分自身の仕事管理をチーム全体に広げてみませんか。 ここしばらくToDoリストを使った個人の締切管理や仕事管理の話を紹介してきました。 目の前にある仕事こそが重要――作業に集中する3つの「居留守術」 “未来週報”で重要な仕事を中断させない――「作業予告術」 「キミ、ちょっとこれ頼むよ」に毅然と返答できる「自分時間予約術」 ですが当然のことながら、会社の仕事のうち1人で完結するものはほとんどないはず。組織で仕事をしている限り、社内であれば同じ部署や他部署のメンバーと連携することも多いでしょうし、独立している人であっても社外パートナーや顧客と一緒に仕事をすることが増えています。 そんな中、自分1人だけ「ライフハックの鬼」を気取って、担当分の仕事だけをきっちり片付

作業を中断させるのはインスタントメッセンジャー、メール、そして電話――。目の前び仕事に集中するための「居留守術」とは？　最後の“奥義”とは何か？ 前回、作業を予告して割り込み仕事を頼まれにくくする「作業予告術」をご紹介しましたが、このほかに割込みの要素はいくつもあります。お客さまやほかの部署からメールで質問が来るかもしれませんし、電話がかかってくるかもしれません。 「今日だけは、本気で集中して作業しないと締切に絶対間に合わない！」と思っているときに限って、話の長い人からチャットが入ったり電話が入ったりするものです。 そこで、今回は雑音をシャットアウトして仕事に集中するための基本テクニックを3つご紹介したいと思います。 とにかく作業に集中するための3つの居留守術 メールやチャットソフトを終了させる 電話は留守番電話にしてしまう 会議室を個人で予約して“1人合宿” メールやチャットソフトは終了

こうすると、実質的に時間予算として割り当て可能なのは7時間ということになります。8時間の予算のうち1時間がバッファ時間として確保されるわけです。 もし、午前中の段階で30分の遅れが発生した場合は、予め確保しておいた15分に加えて、午後の30分から15分を切り出して、午前中で遅れを取り戻すようにします。もちろん、昼休み1時間のうちの15分を充てることで、午後のバッファ30分を温存することもできます。 ただし、上記は定時（18:00）にきっちりと仕事を終えることを想定していますので、もともと残業しないと終わらないくらいの仕事がある場合には現実的なプランにはなりません。そこで、18:00～21:00のセクションを起用します。ただし、このセクションについてもバッファとして45分もしくは1時間を確保しておくようにします。 一見すると、時間があるのにそれを目一杯使わないのは何となく損をしているような気

やっつけたい仕事を「橋」に誘い込んで、“一対一の戦い”に持ち込む。これを意識することで、「前倒し」を普段から実践し、さらには習慣化できるようになります。 コツ：自分にとって有利な状況に持ち込む 【問題編】でも触れた通り、今回は「前倒し仕事術」をテクニックではなく習慣として根付かせるためにはどうすればいいかについて考えてみます。 「先送り」の対極である、仕事を前倒しすることによって得られる効用の第一は、いうまでもなく「先送り」を防ぐことができるようになることです。「先送り」をしてしまう背景にはさまざまな事情があると思いますが、多くの場合、そうせざるを得ない状況に陥ったためだと考えられます。 例えば、予定外の飛び込み仕事に追われたために、当初の予定通りに仕事を進められなくなってしまう場合です。これは、単に時間が取られてしまうということだけでなく、精神的な面にも大きく影響を与えます。つまり「やる

今回の課題 「前倒し仕事術」を習慣化するには？ 前々回、「先送リピーター」の烙印を押されてしまったタカフミ君ですが、その汚名を返上すべく、現状の仕事の進め方を振り返りながら、どうすれば「先送りをしない自分」に生まれ変われるかを日々模索しています。 タカフミ君　（ムカッ）違いますよっ！　タスクの名前をビジュアルが浮かぶようなものに変えて、手を付けやすくしてるんです！ ヒロシ主任　え？　タスクがビジュアル系？ タカフミ君　いやいや、ビジュアル系じゃないです。えーと、例えば「C社向け販売支援提案書作成」ってだけ書いてあるよりも「4枚のスライドにまとめる」なんていう補足説明が付いてたら、タスクリストを見たときにすぐにイメージがわくじゃないですか。そうすると、すぐに手が付けられるってわけです。 ヒロシ主任　あぁ、なるほどねー。でも、その名前を変える作業自体もけっこう時間がかかりそうな気がするなぁ。そ

「今日やらなくても大丈夫──」。分かっていてもつい先送りを繰り返してしまうあなた。どんな背景があって、どうしたら先送りを根絶できるのでしょうか。 コツ：毎日「昨日よりもほんのわずかでも仕事が進んだ状態」を作る 【問題編】では、よく分からない仕事はつい先送りをしてしまうこと、そしてそれが常習化しがちなことについて取り上げました。そこで今回は、「わかっちゃいるのに、つい繰り返してしまう先送りをいかに阻止するか」について考えてみます。 先送りという判断を下してしまう背景には以下のような要因があると考えられます。 今日やらなくても大丈夫（最終的な締め切りまでにはまだ時間がある） 他にも急いでいる仕事がたくさんある 昨日も同じ理由で先送りした これらは、先送りをする上では打ってつけの言い訳となります。言うまでもなくこれらは「苦しみの先送り」でもあります。いつしか締め切りが迫ってきて、どんなにがんばろ

誰しもが経験のある、締め切り間際になって追われるように取り組んでいる仕事。この“追われるモード”から脱却し、仕事を“追いかけるモード”にシフトする方法を解説します。 コツ：「マイ締め切り」を設定する 【問題編】では、締め切り間際になって追われるように取り組んでいる仕事を何とかする──という課題が浮かび上がりました。現状を分析すると、以下のようになります。 締め切り間際まで忘れている 一気に終わらせる必要があるため「気合い」がいる まとまった時間がいる まとまった時間が取れないと窮地に立たされる → 余裕をもって取り組めるようになりたい まず、現状で注目すべきは「一気に終わらせる必要がある」ことです。5分や10分で終えられるような比較的小さなタスクであればさほどプレッシャーにはなりませんが、おおむね30分以上かかる大きなタスクになってくるとプレッシャーが生まれ、「よし、やるか！」という気合い