プロジェクト管理技法はなぜ徒労に終わるのか？：やる気を引き出すプロジェクト管理（1）（1/2 ページ） 昨今PMBOK、EVMSといったプロジェクトマネジメント技法が注目されている一方、それらを自社のプロジェクトに適用しても効果が上がらなかったという声も多い。これらの技法を有効活用するには、まずプロジェクトマネジメントの“本質”を理解する必要があるのだ 危機に瀕（ひん）するプロジェクト管理 ひと昔前に比べ、最近は“プロジェクト”という言葉を頻繁に耳にするようになりました。 会社は新プロジェクトを次々と立ち上げ、一定期間内で成果を挙げることをプロジェクトの管理者に求めています。システム開発をはじめとして新規商品・事業の立ち上げなど、プロジェクトはどのような組織にあってもとても重要な活動を担うようになりました。 その一方で、プロジェクトを成功させるための方法、すなわち“プロジェクトマネジメント

ジェームズ・スベンソン『扉の法則』（ディスカヴァー・トゥエンティワン刊） まず、夢を見よう。それがすべての出発点だ。そして自分の力を信じ、勇気を出し、実行に移そう。 夢とは、まだ実現していない目標のことである。大切なのは、その実現のために最善を尽くして社会に貢献するという高い志を持つことだ。 世の中で最も残念な言葉は、「やってみたらできたかもしれない」である。それに対し世の中で最も感動的な言葉は、「やってみたらできた」である。 さて、あなたはどちらを選ぶだろうか？（p.13） いわゆる自己啓発書であるが、真新しいところは特にない。この類に明るい読者であれば、既知の内容ばかりかもしれない。強いていえば随所に著名人の言葉を引きながら説得力を加えているところに特徴が見いだせる。 しかし、読み進めていくうちに本書には思わず行動を起こしたくなるような仕掛けがちりばめられていることに気づく。冒頭で引用

午前中に終わらせるはずの仕事……。気がつくとお昼を回っていることはありませんか？ それをクリアするための方法を2つご紹介しましょう。 問題編のタカフミ君のように、やらなければならないことが目の前にあるのに、それとは無関係の作業の誘惑に「ついつい」負けてしまうことがあります。この現象は車の運転になぞらえると理解しやすくなります。 マニュアル車ではクラッチがつながっていないとアクセルを踏んでも前に進みません。これは人も同様で、“クラッチ”が切れた状態では、どんなに気合を入れたとしても“エンジン”が空回りしてしまうのです。つまり、“エンジン”が遊んでいる状態です。 では、どうすれば“クラッチ”がつながった状態になるか、ということになりますが、どうもクルマと違って、人は自分の意志でクラッチを切ったりつないだりということができないようです。 「今日は何だか仕事がはかどった」 などのように、人の“クラ

やりくりキリキリ3分割――早朝40分を“濃縮時間”にするコツ：樋口健夫の「笑うアイデア、動かす発想」 毎日40分でいいから早朝に自分の時間を創り出せれば、その日を制し、引いては人生を制することできる。この40分をいかに“濃縮時間”にするかが重要だ。 「早朝に1時間」とまでは言わない。毎日40分でいいから早朝に自分の時間を創り出せれば、その日を制し、引いては人生を制することが可能になってくる。 過去2回にわたり、「いかに寝るか」と「いかに起きるか」を説明したのは、もちろん時間通りに寝て、時間通りに起きることが目的であった。 著者はすでに退職しているが、朝は6時半に起床する。少しでも寝ていたいのはよく分かるし、心から同情するが、もし多少でも早めに起きることができれば、早朝の40分を人生のための“濃縮時間”に指定して、できることを片っ端からやってしまおうではないか。 なお、この濃縮時間の対象は、

長続きする習慣を身につけるにはどうしたらいいでしょうか？ 英語学習サイト「iKnow」から、「続ける」とは「やる」という選択を繰り返すこと、そして“続けること”そのものからいったん離れるというテクニックがあることが分かります。 どんなに「飽きっぽい」と自認する人であっても、1つや2つは長続きしているという習慣はあるでしょう。現在はやめてしまったものの、以前は熱心に続けていたという習慣でもいいのですが、とにかく自分の中で長く続いている、あるいは長く続いていた習慣について、次のようなポイントで振り返ってみてください。 その習慣は「習慣化しよう」として続けている（いた）のか？ その習慣を続けるうえで、特に気をつけていたことは何か？ 例えば、「電車の中で本を読む」という習慣のある人は、最初こそ「習慣化しよう！」という強い意志の後押しが必要だったかもしれませんが、続けていくうちに、電車に乗ったら自然

起きる意志はあるのに、目覚ましをかけていても起きられない。目覚ましを止めてしまう。ハッと気が付くとギリギリの時間。朝、起きられないという君、どうしたら起きられるか――。 朝、起きられないという君、どうしたら起きられるか。 起きる意志はあるのに、目覚ましをかけていても起きられない。目覚ましを止めてしまう。ハッと気が付くとギリギリの時間。「やべえ」と叫びながら、生焼けのトーストを口にくわえながら、ズボンを履いてネクタイを締めているのではないか。女性の場合は、お化粧があるから、時間的にはもっと大変である。 「わあ、携帯どこに置いた。財布はどこだ。部屋の鍵は……」と朝から大騒ぎ。そうこうしているうちに最大許容出発時間を5分超えている。「クソー」と駅まで走って、会社は数分遅刻。上司に小言を言われたり、言われないとしてもギョロっとにらまれたりする。1日が余計なストレスで始まるわけだ。 そんな起きられな

リン・G. ロビンズ『ベンジャミン・フランクリン 富を築く100万ドルのアイデア』（産能大学出版部刊） 成功している人は誰でも「自分にとって最も価値のある投資と所有しているものは自分自身である」と信じています。医者は自分の技術と知識のために投資します。医科大学の学費など医者になるまでにかかる費用が、おそらく彼らの人生で一番大きな投資でしょう。投資ということで考えると、成果を期待できる可能性が最も高い投資の一つと言えるでしょう。 プロのスポーツ選手は毎日のトレーニングと日常の健康管理をすることにより、自分の体に投資をしています。これらの自分自身への投資なくしては、彼らが望んでいるような結果を出すことは不可能なのです。（p.180） 本書が刊行されたのは1996年11月。その後10年以上を経た今となっても本書の根底にある考え方はもちろん、紹介されている方法論はいささかも色あせてはいない。 アメ

レス・ギブリン『チャンスがやってくる15の習慣』（ダイヤモンド社刊） 相手のことを話題にしている間は、相手のちょうど痒いところをかいてあげているようなものです。人間の本性をうまくついて仕事をしているのです。 でも、相手のことではなくあなた自身のことを話し始めたら、それは、人間の本性に逆らって仕事を進めようとしていることになります。痒くもないところをかかれてもいい気持ちにはならないでしょう。（p.29） 仕事において、欠くことのできないスキルはコミュニケーション能力、あるいは対人関係に関わるスキルである。なぜなら、このスキルの不足は全体のパフォーマンスに影響を与えるからである。例えば、優れたアイデアを持っていても、それを適切な相手に、適切な方法で、適切なタイミングをとらえて伝えられなければ、そのアイデアが日の目を見ることは難しくなるだろう。 また、資格試験や検定試験などによって明確に数値化で

チーム全員の状況をリーダーが詳細に把握するのは無理があります。「ペア・スクリプト」を作成して、それをリーダーが読むことで、短時間で効率的にチームの進捗を把握できるようになります。 チーム全体の進捗状況を把握し、メンバーに対して的確な指示を出すことはリーダーに求められる役割の1つといえます。 とはいえ、すべてのメンバーの状況を誰か1人のリーダーがすべて把握しようとするのは無理があります。そこで、「ペア・スケジューリング」（6月15日の記事参照）という相互管理システムを導入することになるわけですが、これによって管理できるのはあくまでペアのメンバー2人の進捗であって、チームの進捗をリーダーが管理することが必要な場合もあるでしょう。 メンバーに「ペア・スクリプト」を作成してもらう 前回は、自分の仕事の実績をもとに「予定表のスクリプト」を作成する、という方法をご紹介しました（6月15日の記事参照）。

デイル・ドーテン 『仕事は楽しいかね？』（きこ書房刊） それから彼は、他人を凌ぐ人物になるための2つのルールを示してくれた。 「1つは、“適切な時”とか“完璧な機会”なんてものはないということ。 これは ＜この場で＞ ＜ただちに＞ 始めるということだ。 もう1つは、パッと浮かぶ考えはたいてい使い古されたものだし、パッと浮かんだわけではない考えの多くもやっぱり使い古されたものだということ。とどのつまりはこういうことだ、＜一か八かの掛けをしないなら、チャンスなど1つもない＞」（p.84） 2001年の刊行以来、多くの人に読まれている1冊。主人公である会社員（35歳。一度起業したものの失敗し再び会社員をしている）が、季節外れの大雪で足止めを食った空港で、たまたま知り合った老人（発明家・起業家として巨万の富を築き、多くの実業家や政治家と親交がある）との対話が描かれる。物語が進むにつれて、最初は現実

ToDoリストを「未処理作業の山」にしないためのコツは、ロボットのようにできるタスクにして、自分に命令することだ。 ToDoリストに「済」の印を付けることほど、気持ちのいいものはない。やった！　終わった！　ミッション完了！　だがToDoリストから1つの項目も消さずに丸1日、あるいは1週間放っておくのは実にたやすい。どうしてそうなるのだろう？　ToDoリストは仕事の進め方の指針になることもあるし、大量に積み重なった未処理の時限爆弾となり、自分とその生産性のなさを責め立てることもある。すべてはToDoリストの書き方次第だ。 ToDoリストは、「ボスを演じる自分」から「アシスタントを演じる自分」への指示一覧だと考えるべきだ。コンピュータプログラムと同様に、指示が明確で具体的で、簡単に実行できるのなら十全だ。そうでなければ、不安や先送り、自己嫌悪といった望ましからざる結果になる。今日は作業をきわめ

倦怠期を乗り切るポイントは、ズバリ、ゲーム性にあります。実績になるべく近い予定を見積もるという限界値への挑戦と、立てた予定になるべく近い実績を残すという精度の追求を狙ってみましょう。 自分で立てた予定は、破ってもペナルティがありません。自分で自分を殴っても、おのずと手加減をして致命的なダメージに至らないのと同じように「まぁ、仕方がないか」とあっさり流してしまうのです。 また、ご褒美も得られません。よほど意志の強い人であれば、予定を守ればお菓子を食べてよい、守れなければお菓子を食べられない、といった「自分ルール」を守ることができるかもしれません。しかし、たいていの人にとってそれは難しいことです。予定を守らなくても、お菓子を食べることはできるからです。 先の展開が読めると飽きる このように、「自分ルール」というものは破りやすく、守る張り合いも少ないものです。そこで、「ペア・スケジューリング」（

仕事が立て込んでくると、「今この瞬間に何をすればいいのか」という判断が難しくなってきます。タスクリストを作り、さらにときたま作業記録を振り返ることで、何が自分にとっての「現実ワーク」なのか確認するようにしましょう。 問題編では、「作業記録を振り返る」ことが話題に上がっていましたが、この振り返りから得られることはたくさんあります。特に「自分では意識していなかったこと」あるいは「意識できていなかったこと」が露わになることは、振り返りのメリットの1つです。 例えば、いつも何となく先送りしてしまいたくなるような、苦手なタスクがあったとします。これについて、作業記録を振り返ることによって、 時間が足りないからなのか やり方がよく分からないからなのか といった質問が浮かび、「なぜ苦手なのか」を考えるモードに入ることができます。浮かんだ質問について、その答えを求めることで、「どうすれば苦手を克服できるか

アイデア出しに効果的なブレインストーミング。このブレストの効用を高める4つのツールを1人用、グループ用に分けて紹介しよう。 うまくかみ合えば、たくさんのアイデアを生み出すことができるブレインストーミング（＠ITの用語辞典）。そんなブレスト用のツールをいくつか紹介しよう。アイデアに困ったときに利用してみてほしい。 1人で使えるブレストツール 通常、参加者が多いほうが、たくさんの意見が出てくるのがブレストだが、1人でいろんなアイデアを出して、それぞれを比較・検討するのも効果的だ。ただし、1人ブレストの場合は確実にメモを取っておかないと、ただ“妄想しただけ”となりかねない。また、アイデアの重要度などが分かるようにメモを書きたい。単なるテキストよりは、連想がつながるって見えるマインドマップのようなツールを使うといいだろう。そんな1人ブレストを行うときは、こんなソフトが有効だ。 無料のマインドマップ

この中で特に役に立つのが「所感」です。すべてのタスクについて書く必要はないのですが、作業を終えるたびに、以下のような自問を通して、引き出すようにします。 想定していなかった作業は何か？ 想定以上にかかった作業は何か？ 想定以下の時間でできた作業は何か？ 可能な限り、タスクが1つ終わるたびに記録することを習慣化したほうがよいでしょう。いくつかのタスクを終えてから記録をするのでは、「思い出す」という時間が余計にかかってしまうからです。タスクが終わった直後であれば、記憶は新鮮ですから、結果として少ない手間で記録することができます。 もちろん、紙に書き出したり、Excelに入力したりしていくという方法でもいいのですが、要件に挙げた通り「少ない手間で」記録するためには、専用のツールを使った方が負担も少なくなり、長続きしやすくなります。 作業記録ツールを活用する 作業記録ツールとして今回は「SlimT

「あれ、あのファイルどこいったっけ？」という人に限って、いい加減にファイル名を付けていることが多い。ルールは複雑にしたくないが、どこに気をつければ後から活用しやすいファイル名になるのだろうか。 その昔、ファイル名が8文字＋3文字だった時代は、ファイルの整理といえばフォルダを階層化してツリー状に分類していくことだった。ところがデスクトップ検索全盛の昨今は、フォルダの数を減らして多くのファイルを入れるやり方が増え始めている。 そこで問題になるのがファイル名の付け方だ。 まず上書きされないよう既存のファイル名と違う名称にしたい。できればフォルダ一覧画面からぱっと見つけられるような名前にしたい。同種のファイルをまとめて選択できるようにしたい。こんな希望を叶えるには、どんな名前の付け方にすればいいだろうか。 ファイル名は“タグ”である ファイル名には、「何についてのファイルか？」を入れるのが一般的。

価値はモノの側ではなく、モノを使う側にあるはずであり、もっというと価値はモノとモノの間にあるように思えないだろうか。 前回は「価値工学」というものについて見てみた。どうやら「価値」というものが重要そうなのだが、それが一体何か、どうやって価値を測ればいいのか、どうやって価値を上げればいいのか、よく分からなかったからだ。しかし、どうも価値工学もいまいちな感じ、つまりわれわれが重要だと思う価値の側面をよく表し切れていない感じだった。それはなぜだろうか。 価値工学では、価値は独立した製品やサービスに付与されるものであった。何かモノを作り、計算をすると「価値Xを持つ製品」というものが存在することになる。価値工学のおかしさはどうもその辺りにあるのではないか。あるモノそれ自身に価値が張り付いているというのはおかしくはないか。価値はモノの側ではなく、モノを使う側にあるはずであり、もっというと価値はモノとモ

ユーザー企業がシステムのために用語辞書を整備するのは、大変な困難が伴う。それを乗り越えるには、相応の工夫が必要だ。 用語辞書の作成は“面倒くさい”作業です。その面倒以上のメリットを作成者自身が実感・享受できなければ、面倒くささゆえに手抜きが横行し、やがて用語辞書の作成は放棄されることになります。 また単なる面倒さ以上の問題として、用語辞書の作成には膨大な時間とエネルギーが必要だということがあります。時間制約の厳しいプロジェクトでは、いくら用語辞書が有用なものであることが分かっていても、作成し切れないことがあります。 そこで、用語辞書にはプロジェクト作業内においても有効に活用できるようにする“工夫”が必要になるのです。 用語辞書が作成、運用できない理由 用語辞書を運用するうえで最も重要なことは、業務で使う用語はここに登録する──逆にいえば、ここに登録されていない用語をシステムで採用しないとい

段取りとは何か──。それは、リミット（制約）を基準にしてリソース（材料）を最適に配分することです。今回は、この配分をどう考えていけばいいか検討します。 前回は「やっつけ仕事」をしないようにするために、走り出す前にきちんと段取りを考える方法をご紹介しました。具体的には、スケジュールに“山”と“谷”を作る、すなわち、2つの異なる性格の仕事を交互に行うことで、自分を飽きさせないようにする、というものでした。 こうすることで、やみくもに仕事を押し進めるのではなく、長い目で仕事を俯瞰しつつ、地に足の着いた仕事の進め方ができるようになります。 今回は、これをさらに一歩進めます。一日のスケジュールを考える際に浮かぶことが多い、以下の疑問について考えながら、一日の仕事の見通しを正確に把握する方法をご紹介します。 本当に今日中にやり切れるのか？ どのタスクは何時までに終えないといけないのか？ どのタスクが何

年度末を控え、複数のプロジェクトの締め切りに追われているヒロシ主任とタカフミ君。すでに一刻の猶予も許されない状況にあり、日々の見通しに従って確実に仕事を片づけていく必要に迫られています。 ヒロシ主任　うー、今日も3つ締め切りがある……。ここのところ毎日何かしら締め切りに追われているような気がするなー。 タカフミ君　僕もですよ。やることが多すぎて、どれから手をつければいいのか分からないうちに時間が過ぎていく感じで……。 ヒロシ主任　でも、タカフミ君は何とかこなせているみたいじゃない。 タカフミ君　いやぁ、本当に何とか締め切りだけは守れているという状況で、内容は正直やばいです。 ノリオ課長　内容がやばいのかい？ タカフミ君　あ、課長。すいません、最近いろいろ追われ気味でして……。 ヒロシ主任　余裕がないんです。 ノリオ課長　今、一番困っていることは何だろう？ ヒロシ主任　そうですねー。本当に今