最近は「Google カレンダー」などを使えば割と簡単に予定管理できるのですが、やはり机の上に紙のカレンダーがあるといろいろな時に便利なものです。というわけで、自分の好きなスタイルでカレンダーを印刷できるネットサービスをあれこれ探してみました。 詳細は以下の通り。 Free Online Calendar PDF 上記サイトでは1901年から2038年までの月間表示カレンダーを作成可能。サイズはいろいろ指定でき、週の開始を日曜日以外に指定することも可能。年間のうちで何週目か、何日目かというのも表示可能。 また、指定した条件で年間カレンダーの作成が以下のページで可能です。サイズ指定できるので、A3サイズとか、やろうと思えばA0サイズでも出力可能。 Free Online Calendar PDF - Year on a Page で、次のサイトは週間・月間・年間表示が選択でき、なおかつ自分で

紙の手帳かオンラインカレンダーか──。そんなふうに悩むのは止めて、再来年の予定も入れられるというオンラインカレンダーの魅力に、リマインダーを組み合わせると？ 持っているPCが壊れてしまったが、保証期間はいつまで？ 今借りている部屋の更新はいつだろう？ あれパスポートっていつまで有効？──こうした2年とか3年のスパンの予定は、なかなか記録しておくのが難しい。手帳も壁掛けカレンダーもほとんどは1年分しかなくて、中期の予定を管理するには向かないからだ。 世の中には「10年手帳」なんていうものもあるのだが、こちらの目的はむしろ、「使い切れば自分史の完成」「10年間を振り返って達成感に浸る」といった使い方。未来を管理して活用するというのとはちょっと違う。 そこで便利なのがオンラインのカレンダーサービスだ。 1　まずかなり未来の予定でもリマインダーを設定できる。仮に将来そのカレンダーサービスを使わなく

長期プロジェクトの管理に、「超」整理手帳を使う ：リレー連載・今日から始める手帳選び(8)： （1/3 ページ） 半年がかりのプロジェクトに携わることになり、数年ぶりに導入した紙の手帳。バーチカルタイプの「タイムデザイナー」と悩んだ末、選んだのは「超」整理手帳でした。目下実践中の“なんちゃってGTD”についてもご紹介します。 2007年が始まり、もうすぐ1カ月近く経とうとしています。去年の暮れに買った新しい手帳の使い勝手はどうですか？ もしかすると「もうあまり使っていない……」という方もいらっしゃるかもしれません。 数年続いた「Webスケジューラ＋携帯」というスケジュール管理方法に別れを告げ（2006年11月の記事参照）、昨年の12月から使い始めたのが「『超』整理手帳」。使っているうちに気になる点も出てきていますが、そこは先達の知恵をお借りしたり、グッズを購入したりしながら快適に使っていま

複数メンバーで打ち合わせのために客先を訪問した場合、終了後にそのまま帰社すると、各メンバーはそれぞれの仕事に散ってしまって連絡が取りづらくなるため、打ち合わせで決まったアクションが滞ってしまうことがあります。 このような場合、可能であれば打ち合わせ終了後に近くのカフェなどに立ち寄って、打ち合わせ内容の確認とすり合わせのためのミーティングを行うとよいでしょう。打ち合わせ直後であるため、記憶が鮮明ですし、客先では言えなかったことや、確認すべき点をクリアーにできます。そして、各メンバーごとに次に何をすべきかのアクションをすり合わせるようにします。 そして客先と認識がすれ違って手戻りが発生するという罠。 そういうことがおきないようにするために議事録ドリブンな会議をする。とはいえ客先にノートパソコンとプロジェクタを持っていくのは面倒。プレゼンをやるなら既に持っているのでそれでもいいけど。 個人的に客

連載「議事録ドリブンで会議の効率アップ」で、プロジェクタを使った会議について紹介していますが、もっと「どこにでもあるもの」を使った方法がブログで紹介されていました。 記事「会議が終わったときに議事録は完成してますか？」などで「議事録ドリブン」な会議について紹介しています。記事ではプロジェクタを使っていますが、ブログ「18 til i die」では「紙とホワイトボードとデジカメ」あるいは「紙2枚とコピー機」を使っているとのこと。 1枚の紙は客先で議論しているとき、自分のために書き込んでいく。もう1枚の紙またはホワイトボードは最後に自分とお客様のタスクを見せるために清書。さらに、デジカメまたはコピー機でそれを記録しておくそうです。 このブログでは清書の重要性を強調し、「全ての議論を踏まえて清書することが重要」と書いています。数分で済むことですが、「これをやるとやらないとでは精神的ストレスが全然

会議ですべてを決めようとすると、インターネット時代のスピードについて行けなくなることがしばしばあります。「会議で合意を取ること自体が目的化」し始めたら要注意。では、どのような解決法があるのでしょうか。 世の中には、会議が長くなるばかりで何も生み出せない組織が多くあるといいます。小田原評定や、「会議は踊る、されど進まず」のウィーン会議に代表されるように、長く続く会議で問題が打開されることはほとんどありません。 例えば、会議室では、問題を打開するための仮説が「ああかもしれない」「こうかもしれない」と次々と出されます。仮説の上に仮説を積み重ねていくような議論が繰り返されますが、根本の仮説が正しいのか誰も分からないので、結局のところ誰も確信をもって判断を下すことはできません。ここで必要なのは、仮説の巨塔を積み上げることではなく、仮説を検証する具体的な手を打つことです。会議はそこでおしまい。あとは仮

去年を振り返り、さらに今年やりたいことをイメージして決意するのが「決意コーチング」。ビジネス・プライベート両面から、2006年を3カ月ごとに振り返り、2007年のビジョンや願望、目標を設定しよう。 1年の初めに、神社や仏閣、教会などで、「今年はこれを実現させるぞ！」と決意したにもかかわらず、結局、実現できなかった、場合によっては、何を決意したかを忘れてしまった、ということはありませんか？　これから紹介する「決意コーチング」では、実際に2006年を振り返り、その内容を書き出しながら、この2007年をどんな年にしたいかという決意表明をしていきます。そして、ただ決意をするだけではなく、そのための具体的な行動を引き出していきます。その行動をコツコツとこなすことで、2007年の終わりに、「あのとき決意したから実現したんだ」「本当に想像通りの1年だった」となるような、そんな1年にしていきましょう。 こ

仕事と生活を適度に配分する「ワーク・ライフバランス」を保ち、充実した生活を送るために開発したという「能率ダイアリー タイムデザイナー」。前回ご紹介した「能率手帳キャレルA6バーチカル」と同様にバーチカルタイプの手帳です。 B6サイズのしっとりとしたカバー。帯には「佐々木かをり監修の行動計画ダイアリー」の文字が目立ちます。“行動計画ダイアリー”という触れ込みの通り、30分刻みで予定を書き込めるというのがウリで、1時間のコマを30分ごとに点線で区切っています。土曜／日曜もすべて平日と同じサイズ。8時から23時のコマがあり、朝から夜遅くまでの行動予定が立てやすく、24時間365日働き続ける活動派のビジネスパーソンにはうってつけでしょう。 バーチカルタイプの手帳では、数カ月に渡って予定を立てる場合にプロジェクトの流れが見えにくくなってしまうのが欠点。ただし、このタイムデザイナーには、まずはじめに「

2007年の気になる手帳を使ってみる――能率手帳キャレルA6バーチカル：リレー連載・今日から始める手帳選び（6）（1/2 ページ） 3つの手帳を選んだカマタさん。2番目は「能率手帳キャレルA6バーチカル」を試しました。日経WOMANと共同開発したという女性を意識した手帳です。 リレー連載の2回目で、編集部の吉岡さんが指摘したように、最近の流行になっているのがバーチカルタイプの手帳。時間軸を縦にとって、1日のスケジュールを30分や1時間といった単位で管理するのに向いています。 各社ともに特色のあるバーチカルタイプの手帳を販売していますが、今回カマタさんが選んだのは日経WOMANと共同開発したという「能率手帳キャレルA6バーチカル」です。 「マンスリーカレンダー」＋「土日小さめバーチカル」 コンパクトながらもしっかりと記入できるバーチカルタイプの手帳というのが「キャレルA6バーチカル」の第一印

お目当ての本があって書店に行ったのに、タイトルや著者名、出版社名が分からなくて買えない、という経験をしたことはないだろうか。そんなときに便利な方法を紹介する。 本を買おうと書店に行き、すぐに本が見つからなくて困ったことはないだろうか。筆者の場合、著者名や本のタイトルは大体覚えていても、どこの出版社の本か分からない場合に困ることが多い。単行本は著者別に並んでいても、文庫本や新書本は、シリーズごとに並んでいるのが普通だからだ。 著者名や書名を正確に覚えていれば、店員さんに聞けば大抵調べてくれるが、うろ覚えだとちょっと聞きにくい。「保田なんとかさんの、株式のなんとかっていう本なんですけど……」などと聞かれても、店員さんは困ってしまうことだろう。 大型書店なら検索用の専用機が置いてあることもあるが、しかし油断はならない。筆者は先日、某書店でタッチパネルの専用機を使おうとしたのだが、どうも相性が悪か

2007年の気になる手帳を使ってみる――リンクアップ式の「高橋書店 フェルテ7」：リレー連載・今日から始める手帳選び（4） モールスキンにマンスリーカレンダー手帳を挟み込む方式で定着している私が「それでも他の手帳を試してみたい」と思ったきっかけは、健康管理でありました。 すこぶる健康なのですが、家庭料理研究家という仕事柄、普通の人よりも食べる機会が多く、体重管理は重要課題なのです。スケジュール管理のほか、食事、体重、運動量（歩数計）もそれぞれ記録したいと、ちょっと欲張りに可能性を探りながら、前回購入した3冊に加え、1冊の「ダイエットダイアリー」を追加購入し、実際に使ってみました。今回は前回購入した3冊のうち、「高橋書店 フェルテ7 ＜黒＞」のリポートです。 4つに区切られたリンクアップ式 高橋書店（「手帳の高橋」として知られています）が毎年行っている「手帳大賞」から生まれたのが「リンクアッ

字が大きい私の場合、カレンダータイプの手帳を使うとせいぜい1日に2つぐらいしかスケジュールを書けませんから、必要以上に予定を入れてしまうのを防げます。 とはいえ、予定のない日がたくさんあっても気になりません。というのも、仕事はしていますが誰かと会ったり会議にでるのは少なく、従って時間を厳密に管理しなくてはいけないような手帳は必要ないからです。恐らく1人で仕事をする多くのSOHOはそんなものだと思います。 手帳に何を求めるか 私が手帳に求めることは、外出が伴うスケジュール管理が中心です。個人的にカレンダーと同じ日曜始まりが使いやすいので、どんなスタイルの手帳であれ、日曜始まりの中から選びたいのです。実は2005年に「そろそろ大丈夫かも」と月曜始まりを使ってみましたが、12月になってもとうとう好きになれませんでした。 日々使うものの相性は大切にしたいので、日曜始まりに戻すことにしました。カレン

そもそも個人で情報は持たない──。議事録、そしてToDoは、共同所有する情報とすることで、会議の生産性を上げ、ToDoの実効性も増すようになります。 今回は情報共有の重要性について紹介します。普通いわれる情報共有は、「個人が持っている情報を組織に公開すること」を意味します。しかし、XM（エクストリームミーティング）では「そもそも個人では情報は持たない」ことを推奨しています。ここまでいうと、情報共有のイメージとは大分ずれていくので、共同所有（collective ownership）と呼ぶようにしましょう。 プラクティス12──議事録の共同所有（collective minutes ownership） 議事録ドリブン会議の方法をすでにお読みの皆さんなら、議事録を共同所有すべきなのは、もはや当たり前かもしれません。議事録は、いつでも誰でも、読んだり書いたりできなくてはなりません。 議事録ドリ

毎回同じような作業になるルーティンワーク。そこに自分の時間がどれだけ取られているのか――。“慣れの罠”を回避する「ToDoリストタイマー術」をご紹介します。 これまで2回にわたり、ルーティンワークを処理する上で、ToDoリストをリマインダーとして、またはマニュアルとして活用する方法をご紹介しました（関連記事その1／その2）。今回は「慣れの罠」についてお話しましょう。 ルーティンワークを毎回処理し続ける上で陥りがちなのが「慣れの罠」です。もちろん、ルーティンワークを繰り返して回数こなし、慣れることは非常に重要ですが、ある程度慣れてしまうと、ついそれ以上の効率化をすることに怠けがちになります。 とはいえ、毎回毎回同じことを処理する必要があるのがルーティンワーク。そこに自分の時間がどれだけ取られているか――ということは、もっと意識してもいいのではないかと思います。 そこで今回は、筆者がルーティン

プロジェクトリーダーが求める情報、メンバーが求める情報。普通、進捗ミーティングを行って確認するわけですが、Wikiをうまく活用すれば、手間をかけることなく情報共有が可能です。 例えば「戦争」というプロジェクトにおいては、本部にいる指揮官と、前線で戦う各部隊という2つの立場があります。指揮官にとっては、各部隊に対して適切な指示をするための判断材料として、以下のような情報が必要となります。 自軍の戦略（目的） 全体の戦況（背景） 各部隊の状況（制約） これらの情報を活用して、あるいは組み合わせて、各部隊ごとに具体的な戦術という形で指示を出すわけです。 一方、各部隊にとっては、目の前で行われている戦闘において、どう戦うかを決めるためには、以下の情報が必要です。 指揮官から指示として与えられた戦術（目標） 目の前の戦況（足場） 他の部隊の戦況（連携点） これらの情報は、具体的な戦闘をする上での指針

人は会議のために仕事をしているのではありません。会議で決めたこと（ToDo）を実行するためのシステムを持つことが、プロジェクトの成功には重要です。 前回は、会議の終わりに次回会議の議事録を書き始めることが重要で、「会議終了のホイッスルは次の会議の始まりだ」という話をしました。これにて、会議の仕方に関する一連のプラクティスは終わりになります。 しかし、人は会議のために仕事をしているわけではありません。会議で決まったことがきちんと実行されなくてはプロジェクト全体の成功につながりません。今回は、会議の視点ではなく、プロジェクトの視点に立って、会議で決まったことをどのようにして実行させるかについてお話します。 プラクティス10──ロギング＆トラッキング（logging and tracking） 会議では、さまざまなことが決まったことでしょう。特に「誰が」「いつまでに」「何を」するのかを決めたTo

前回の記事では、実際に会議で議論をするときは、一度に1つのトピックを議論して、意見や結論の関係を明確にしましょうという話をしました。 さて、すべてのトピックの議論が時間内に終わりました。最初に予定していた終了時刻ぎりぎりになっています。会議はもう解散でしょうか。時間がなくても、会議の最後に締めをしっかり行うかどうかによって、会議の後のアクションが変わってきます。今回のテーマは終了時確認です。 プラクティス8──終了時確認（final confirmation） いくら早く帰りたくても、会議の終了時に絶対に確認を忘れてはならないことがあります。これも順番がとても大事で、以下の順序でやっていきましょう。 今回の会議で何が決まったのか（結論とToDoの確認） 次に何をすべきか（次回会議までのToDo確認） 次の会議はいつ誰が参加し、何を話すのか（次回会議設定） 早く帰りたくてうずうずしているのに

2007年、人気の手帳のポイントはコレ：リレー連載・今日から始める手帳選び（2）（1/2 ページ） たくさんの種類の手帳がありますが、ほかの人はどんな手帳を使っているのでしょう？　実際に売り場へ行き、人気の手帳にはどのような特徴があるのか、調べてきました。また、手帳を選ぶときの目安も簡単にまとめています。 Biz.ID編集部スタッフが“気になる手帳”“仕事に役立つ手帳”を模索していく本連載。2回目も引き続き、ヨシオカが執筆します。 前回は、携帯電話やWebカレンダーをメインにしてスケジュール管理をしていたものの、ニーズに合わないため紙の手帳に戻ろう、と思ったところまで書きました。 Webカレンダーを中心にした方法には、“スケジュールの共有が簡単”“携帯メールやメッセジャーで、リマインド通知を受け取れる”“メールで来た連絡はコピー＆ペーストで完結”といったメリットがあります。 この方法でそれ