第69回 たかが議事録、されど議事録
会議の進行どおりに発言を記録していくような議事録は、あえてムダだと言いたい。それぞれの会議には、それぞれの目的がある。その目的達成を助けるような議事録を作れなければ、議事録の作成時間は大いなるムダとなるはずだ。 後藤 年成 マネジメントソリューションズ マネージャー PMP 皆さんの仕事場では、議事録を残しているでしょうか。PMOとして仕事をしていると、会議のファシリテートと同じぐらい、会議の議事録をとる機会（仕事）が多く、筆者も議事録の作成をどのように効率化しようかといろいろ悩みました。 特に最初は、「どの程度まで議事を記録すればよいのか？」「何を言っているのか分からず議事録がとれない！」「議事録にしたくとも、結局、何も結論が出ていない！」など、議事録の作成で苦労した経験があります。今回はPMOとして議事録にどのように向き合い、どのような議事録を作成すればよいか考えてみたいと思います。
［コミュニケーション編］議事録を相手に任せてはいけない
議事録を一度も書いたことのない読者はいないだろう。おそらく誰もが新入社員時代に書き方を教わる文書で、誰もが書くのに苦労する文書である。一所懸命時間をかけて作成した議事録を上司や先輩に持って行ったら、真っ赤になって返ってきたという経験をした読者も少なくないはずだ。議事録とはビジネスに無くてはならない文書の一つで、それはシステム開発プロジェクトにおいても同様である。プロジェクト内で作成する数多くの文書の中で、議事録ほど数多く作成される文書はない。 初めてPMに抜擢された中堅社員Sさんの経験 Sさんは大手通信企業の情報システム部門で働く中堅社員である。若い頃はプログラマとして働き、数年前に社内SEとなり実績を重ねてきた。そして今回、自社のシステム再構築に当たり、初めてPMとして抜擢されたのだった。 今回のプロジェクトは開発規模が比較的大きいので、大手SIベンダーのB社と一緒に開発を行うことになっ
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