もう一度、メール返信の基礎を見直そう

メールの返信を先送りしてしまう、という話をよく聞きます。拙著への感想を読んだり、セミナーでの質問を受けたときに思うのは、「現代のビジネスパーソンにとって、メールは相当にやっかいなツールになっている」ということです。 まず、｢不安｣というのは、近い将来に悪いことが起こりそうな予感があるから、それを未然に防ごうとするために生じる感情です。この場合、｢こんなメールの返信をすると、悪く思われるかもしれない｣という予感があるから、不安になっているのです。ということは、不安になるのが自然であって、そういう感情を感じられるということはむしろ正常なのです。 メールを返信する場合には、書き方がなっていないとか、返事をしてくるのが遅すぎるとか、聞かれたことに答えていないとか、うっかりミスがあるかもしれないなど、「指摘される可能性」はけっこうたくさんあるものです。こうした不安を、完全にゼロにすることはできません

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メール処理をしやすくするために必要なのが、テンプレートです。「作らなければ」と思っているだけではいけません。今すぐにでも、作るべきです。3通り必要なら、3通り作りましょう。そして必ず使うことです。たとえ

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メール

[hirsato]

優先順位が高いメールを見分ける、内容を素早く把握する、ポイントを絞って回答する、というスキルアップをすることの方が効果が高いと思います。