「自分ひとりの仕事」を予定通り進めるには？ | シゴタノ！
この本で学んだことはタスクシュートの設計思想に大きく影響を与えています。以前もご紹介した、『ザウルスで仕事革命』という本です。 スケジュールの管理で最も大事なことは、自分ひとりの仕事に使う時間を管理することです。 スケジュール帳に自分ひとりの仕事も記入することで、はじめて一日の仕事全体をスムーズに進められるのです。 また、時間の管理ということからいえば、自分ひとりの仕事にも開始と期限があるように、他人と共同の仕事にも当然、開始があれば期限もあるはずです。 ところが、みなさんのスケジュール帳には、他人と共同の仕事の開始の時間しか記入されていないことになります。 これでは、仕事の時間を上手にコントロールできないのも当然です。 スケジュール帳には、自分ひとりの仕事の開始の時間も記入しなければならないし、その期限も記入しなければなりません。 同様に、他人と共同の仕事の開始の時間と、その期限も記入し
「今日中に終わらせなくてもいい」という絶大なる安心感があると仕事がどんどん進む | シゴタノ！
「何月何日までに提出」という約束をした場合、その作業ができるのは前日まで、と考えています。 仮に「何月何日の12時まで」と時間まで指定されていたとしても、前日までに仕上げておいたほうが安全です。 当日の午前中を当て込むのはリスキーだからです。 また、こちらが出す成果物が相手にとって、その日最初に目にするものにしたい、という想いもあります。 「締め切りは今日だけど、いつ受け取れるのかな？」 などとモヤモヤさせたくないからです。 逆の立場で考えてみると分かりやすいでしょう。 当たり前のことをするだけで、相手にものすごく喜んでもらえる（ことも） 予約した商品が、発売日の朝一番に届いたら、すごくうれしいですよね？ 一方、「午後になっても、夕方になっても、まだ届かない…」となると、何となく損をした気になるものです。 もちろん、すべての仕事がこれほど待ち望まれるようなものばかりではないかもしれません。
シゴタノ！ - 読み手の負担を最小化するメールの書き方
Tips for Mastering E-mail Overload 受信トレイに山のように届くメールをいかにして効率よくさばくか、という技術的な話はそれこそ山ほどありますが、結局自分一人ががんばっても“山”そのものを動かすことはできません。 そもそも、メールは気安く送ることができるために、コスト負担構造が逆転している、すなわち書き手よりも読み手にとって重荷になっていると、書かれています。 ●メールが登場する以前は、送り手にコストがかかっていた ●連絡文を書く、切手を貼る、投函する、といった手間、 ●送り先の数に応じて嵩む郵送料、 ●それゆえ、おのずと送り先を厳選していた そして、 ●メールの登場とともに、これらの送り手のコストが格段に下がり、 ●ちょっとした思いつきや衝動でメールを送れるようになった ●しかも、一度に数十人の同僚に送り届けることができる ●自分ができる、ということはみんな
4月の仕事を楽しくしたツール2点 | シゴタノ！
By: JD Hancock – CC BY 2.0 日頃から仕事を楽しくするツール、すなわち仕事をスピーディーかつ効率よく終わらせるのに役に立つツール探しには一定のリソースを割いているのですが、その中で今月を振り返って最もよく使ったツールを2つご紹介します。 1．eClip（クリップボード履歴をインクリメンタル検索ができる） 2．ToClip（定型句を呼び出して貼り付けられる 厳密に言うと、この2つのツールは今月に限らず、常にお世話になっています。 1．eClip（クリップボード履歴をインクリメンタル検索ができる） いわゆるクリップボード履歴管理ツールです。特徴は過去のコピー履歴を文字列検索できる点です（しかも、インクリメンタル検索）。例を見ていただいた方が早いと思いますので、以下をどうぞ。 ▼履歴一覧を呼び出し、任意のキーワードを入力。 目的」と入れています。 ▼キーワードを含むものを
シゴタノ！ - 3ヶ月で英語が読めるようになりたい人のための5冊
はじめに この5冊のリストは、「短期間で読めるようになる」という目的に特化したリストです。私自身のことを考えますと、英文が読めるようになったのは結局、この5冊に負うところが大なのです。 うち4冊は、受験勉強時に利用した参考書です。 受験というのは期間が限られていて、心理的には追い詰められています。したがって受験生は、とにかく短い時間で、最小限度の能力だけは身に付けたいと切望していますから、供給されるテキストもよくニーズに合っているわけです。 つまり、短期間で一定の能力を確保するのに、受験参考書を探ってみるというのは、いい方法だと思います。 NEW・山口英文法講義の実況中継―高2~大学入試 (上) ごく基本的なことのみが書かれています。本書は、一ヶ月もかけて読むようなものではありません。できれば、三日で読み終えてしまいましょう。読むのが速い人で、少々時間があれば、一日で読み終わります。 ただ
新社会人に教えたい！会社で差がつく単語登録の技 | シゴタノ！
新社会人に教えたい！シリーズ第2回目は「単語登録」です。 単語登録を活用することは、文字入力を効率化するだけでなく仕事のストレス軽減にもなりますし、良い活用方法を見つけられたときには楽しさすら覚えるでしょう！ 1.メールアドレス 2.挨拶文・定型文 3.人の名前 4.単位 5.専門用語 ※第1回目の記事はこちらです。 » 新社会人に教えたい！会社で差がつくパソコンの効率技（ショートカットキー編） | シゴタノ！ 1.メールアドレスを登録する 自分のメールアドレスや、よく宛先に使うメールアドレスは単語登録しておくと良いでしょう。 例えば私であれば、会社のメールアドレスを「かいしゃめーる」、個人のGmailは「じーめーる」、Yahoo!メールは「やふーめーる」などと登録しています。 これにより普段メールを出すときだけでなく、他社への問い合わせ時や、Webサービス利用時などに個人情報を入力する際
会社員の私が最も気に入っているチェックリスト | シゴタノ！
By: Chris Potter – CC BY 2.0 作業の抜け漏れを無くしたり、考える手間を省いてくれるなど、チェックリストには良い点がたくさんあります。 そのため、私は「出勤後にやることリスト」「日次レビューチェックリスト」「帰る前のチェックリスト」「寝る前のチェックリスト」など、様々なチェックリストを活用しています。 その中でも私が最も気に入っているチェックリストが、「朝の出勤準備リスト」です。これは外で仕事をする会社員にとって、特に重要なチェックリストと言えます。 今回は実例を挙げながらその理由を紹介していきます。 1.はまの朝のチェックリスト 私は下記のチェックリストをEvernoteに保管しており、TaskChute2からハイパーリンクで毎朝呼び出しています。 □ 雨は降らないか？気温は？（http://… 地域の天気予報情報へのリンク） □ 社員証をアウター・ズボンのポケ
結果を出すためのコツを１つだけ挙げろと言われたら | シゴタノ！
2009年9月より、週に一度パーソナルトレーナーのもとで筋トレに取り組んでいます。 当初から今に至るまで、特に明確なゴールもなく、とにかく週に一度プロの指導を仰ぐ、ということを続けています。 そんな中で、今年に入ってからにわかに実感し始めたことがあります。 それは、この週一回のトレーニングによって普段の生活に張り合いのようなものがもたらされている、ということです。 数値的な成果の１つとしては、今年に入ってから体重が減り始めていることが挙げられます。 ここで重要なことは「プロのトレーナーの指導を受ける → 体重が減る」という結びつきをいったん忘れることです。 もちろん、トレーナーから食事や運動など、普段の過ごし方についてアドバイスをもらうことはあります。 でも、どんなに的確なアドバイスをもらったとしても、それを日々の生活に組み込み、馴染ませ、定着させないことには成果にはつながりません。 つま
自分が今できること、しなければならないことにしっかり向き合うための「不安分析マトリクス」 | シゴタノ！
このたびの、今までに誰も経験したことがない規模の震災・津波被害にあたり、被害を受けられた方、大切な人と離ればなれになってしまった方には心よりお見舞い申し上げます。 被災地の皆様が今、どれほど辛い思いをされているかと思うと、身が引きちぎられる思いがいたします。実は私の両親、親類、友人知人は今も故郷福島県いわき市にて、燃料の少なさ・物資の少なさ・原発の不安の中とどまっています。そして義母と夫の親類、友人は先日震度６強の地震があった震源地、富士宮市在住。人ごとではとても済まされない状況です。 今もなお現地で大変な思いをされている方はもちろんのこと、震災の影響が少なかった方も、先の見えない不安と向き合い、一体どこをどう進んで行けば良いのか分からなくなる場合もあるでしょう。正しい情報、間違った情報、偏った情報、様々な情報がリアルタイムで飛び交う今だからこそ、自分の頭でしっかり考え、判断し、行動する力
時間の見積もりは「これぐらいで終わるだろうな」ではなく「これぐらいかかるはずだ」 | シゴタノ！
時間を見積もるときに重要なことは「だいたいこれくらいの時間で終わるだろうな」ではなく「これくらいの時間はかかるはずだ」という、マイルドな諦めの境地から出発することだと思います。 「だいたいこれくらいの時間で終わるだろうな」には「これくらいの時間で終わらせたい」という気持ちが含まれています。「これくらいの時間しかかけられない」あるいは「かけたくない」という感情です。 自分でも過小見積りであることは薄々わかってはいるのですが、感情には抗いがたいわけです。 その結果、見積り時間が過ぎても終わる気配がなく、ますますその仕事がイヤになってしまう。 さらには、時間を見積もること自体もイヤになって「見積もっているヒマがあったら、さっさと仕事に取りかかったほうが早い！」という“急進派”に転向することになります。 急進主義、最初はいいのですが、取り組んでいるうちに「これ、いつ終わるんだろう？」という先行きが
『アウトライン・プロセッシング入門』は「考える仕事」をたくさん抱えている人のための一冊 | シゴタノ！
本を書くのが苦手 本を書くのが苦手です。 本を書くときは「構成案」（＝アウトライン）を作って編集者と共有します。 構成案つくるときはものすごくテンション上がるのですが、 いざ構成案に沿って原稿を書きはじめると一気にテンションが下がります。 構成案をつくる段階では見えていなかった“伏兵”が次々と現れてすぐさま膠着状態に陥るからです。 このあたりについては本書でも指摘されていて、読みながらニヤニヤしてしまいました。 「アウトライン・トラウマあるある」です。 かいつまんで紹介すると、 アウトラインを作ったときには簡単に文章化できそうに思えた内容も、書いてみるとアウトライン以上の内容が出てこない。 無理に書こうとするといかにも空欄を埋めたような貧弱な文章になってしまう。 逆に何かの拍子に筆が走り出すと、今度は決めてあったアウトラインからどんどん逸脱してしまう。 レポートの課題での「苦痛」、「事前に
読書管理の手順：６つのグループに分け機械的に行なう | シゴタノ！
読書は時間の空いた時に行なう、ある意味では優先度の低い「仕事」といえます。 とはいえ、優先度が低いからといって、後回しにしてばかりいると、いっこうに読書が進みません。 優先度が低いので、短期的にはさして影響はありませんが、長期的には取り返しのつかない結果を甘んじて受け入れることになります。 読書は「規則正しい食事」に似ています。 若いうちは、高カロリー高タンパク高脂肪な食事でも、すぐには問題になりませんが、 年を取るにつれて、少しずつ問題になってきます。 そして、問題が顕在化した時にはすでに「手遅れ」になってしまうのです。 「規則正しい食事」には即効性はありませんが、続けるほどに、後になって現れる問題に対する防御壁となって、私たちを守ってくるのです。 従って、読書に求めるべきは「即効性」ではなく「遅効性」、すなわち積立貯金のような、気長な投資ということになります。 前置きが長くなりましたが
2014年に読んだ「お役立ち本」12選 #mybooks2014 | シゴタノ！
photo credit: rachel_titiriga via photopin cc さて、2014年も終わりが迫ってきました。となると、書きたくなるのが「2014年に読了した本」についての記事です。 いろいろな切り口が考えられるのですが、今回は「役に立った実用書」という観点で紹介してみましょう。 テーマを４つ設け、それぞれに3冊ずつ配置してみました。 不確実性との付き合い方 生き残るための戦略 セルフ・マネジメントの技術 知的生産とセンス 不確実性との付き合い方 人生というのは不確実性で満ちています。で、あるからこそ選択する必要も出てきます。 唯一絶対確実な方法があるならば、何も選ぶ必要はありません。ただそれを毎回繰り返せばよいだけです。しかし、現実の世界にそんな魔法の杖はないので、さまざまな状況と可能性を考慮して選択する必要があります。 『タートル流投資の黄金律』では、いかにして
仕事にかかる時間の見積もりが正確になれば人生が変わる | シゴタノ！
photo credit: e-dit via photopin cc タイトルはいかにも大げさと思われるかもしれませんが、そんな事はありません。 なぜなら、私達の99％が、自分の潜在能力をあり得ないほど高く見積もっており、約束を破る潜在的なリスクをあり得ないくらい過小評価しているからです。 アメリカではいろいろな大学で、学生が自分たちのレポートを仕上げるまでにかかる「見積もり」をどう考えているかについて、実験しています。ひとつの実験結果によれば、「50％の確率でこの日までに終わる」という〆切を守ることのできた学生はたったの13％で、「99％の確率でこの日までに終わる」という〆切ですら、守ることのできた学生は45%でした。 【参考】 » Flawed Self-Assessment 私達はセミナーなどを通じて「タスクシュート」を使い始めた当初の「見積もりの過誤」によく直面するのですが、一般
GTDの「気になること」を洗い出すだけでなく「元から絶つ」までの流れ | シゴタノ！
photo credit: Adam Foster | Codefor via photopin cc ちょっとGTDが話題になっているのをうけて、GTDについて再考する機会がありました。 大橋悦夫さんがシゴタノ！の中で次のように書いています。 いわゆる「ＰＤＣＡ」に似ていますが、最初にＰ（Plan；計画）ではなくＬ（Log；記録）が来ます。いきなり計画は立てられないと考えているからです。 レビューは何のためにするか？ | シゴタノ！ GTDにおける「洗い出し」というのは「気になること」を洗い出し、その後かの有名なフローにしたがって仕分けとタスク実行へと移るわけです。 そう考えると、この「洗い出し」は大橋さんの記事における「レビュー」にあたるわけです。この際「ログ」はいきなり「気になること」を元に書き出されたものですが、そこから出発して「これは何か？」と問い始める。これはログの分析です。
『仕事術』のノート術 〜ノート術の探求（２）〜 | シゴタノ！
「世にある知的生産系の本から、ノート術をピックアップする」 という企画の第二弾。 いささかタイトルがややこしくなってしまいましたが、今回取り上げるのは森清さんの『仕事術』という本です。 本書で取り上げられているノート術を紹介してみましょう。 ノートの構成 まずは構成の全体像から。４つのパーツがあります。 「何でもノート」 「システムノート」＋「バインダー」 「構想ノート」 それぞれみていきましょう。 「何でもノート」 ベースとなるノートです。 名前の通り、何でも書き付けるノートで、著者は大学ノートを使用していたようです。 わたしが会社で働いていたときは、大学ノートを二冊持っていて、公と私を分けて時系列に記していた。電話の記録も会議の記録も同じ公のノートに書いておく。 書き方としては、「一冊のノートにすべてまとめる」メソッドに似ていますが、公と私で分けているのが特徴でしょうか。そうしておかな
「会社に行くのがつらい」時に読むべき本、『タテ社会の人間関係 単一社会の理論』 | シゴタノ！
By: Azlan DuPree – CC BY 2.0 そう言えば講談社現代新書はその大半が（全部？）Kindleで読めることを思い出して急いで入手して再読してみました。昔読んで感動したはずですが、昔いったいどこを読んだのかと思うくらい、新しい発見の連続でした。学生時代にはもしかしたら読んでなかったのかもしれません。 » タテ社会の人間関係 単一社会の理論 (講談社現代新書)[Kindle版] 「場」を「資格」に優先させる志向性 本書は学術論文を下敷きにしているだけあってちょっと言葉の使い方が特殊です。既読の方には先刻承知でしょうが、ここでは簡単に説明を加えて、誤解されるリスクをとって別の言葉を使わせてもらいます。 本書で「場」というのは「ワク」をもった「場所」に人々が集うことです。本書で強調しているのは「日本人の特殊性」であり、なぜ日本人が特殊なのかというと「場」を「資格」に優先しよう
『文章構成法』のノート術 〜ノート術の探求(１)〜 | シゴタノ！
本書は「いかにして文章を組み立てていくのか」を解説した本であり、章立ては以下のようになっています。 １ーなぜ文章構成法か ２ー書くことの発見のために ３ー手段を発見するには ４ー内容作りの技術 ５−主題と要旨とはどう違うか ６ー文章構成のポイント ７ー文表現をどうするか ８ー書くとき、書いてから このうち、「２ー書くことの発見のために」に知的生産におけるノート術が登場します。その名も「着想ノート」。さて、どのようなノート術なのでしょうか。 着想ノート 著者は「文章を書くためには題材が必要だ」と説いた後、＜タネの原理＞を紹介します。 タネの原理 題材を発見したり価値あるアイデアを生み出したりするには、まず、発見・創造の手がかりになるタネを見つけよ。そしてこれを育て、育てたものをさらにタネとして大きく育てていけ。 では、どうやって「手がかりとなるタネ」を見つければよいのでしょうか。一つにはブレ
「発明ノート」から抽出する５つのノート術 | シゴタノ！
なんだかんだで手書きノートが手放せません。 記録を残すこと、手を動かすこと、時間をかけて対象と向き合うこと。いろいろな意味があるのだと思います。 さて、以下の記事でフィギュアスケートの羽生選手の＜ノート術＞が紹介されていました。 » 羽生、王子から王者へ 苦手のジャンプ、「科学」で克服（朝日新聞デジタル） 羽生結弦はそれを「発明ノート」と呼ぶ。 「発明ノート」 良い響きです。なんとなく梅棹忠夫さんの「発見の手帳」を彷彿とさせますね。その中身はいったいどのようなものなのでしょうか。すこし記事を読み解いていきましょう。 「発明ノート」の考察 ノートについて書かれている箇所は３つあります。 １つ目。 毎日のように、練習で気になったことや思いついたことを殴り書きする。スピード、タイミング、感覚……。自分が試してみて良かったことと悪かったこと、疑問点などが記されている。 「！」と「？」の二つの心の動
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