【パソコン仕事術】Wordの「すべて置換」でミスなくすばやい修正を
「エクセル」を「Excel」と修正するなど、文書全体での修正をする際は「すべて置換」機能を使いましょう。1つずつ入力する手間が省け、手入力で起こりうるミスをなくせます。 効果： 短縮 ミス防止 時短レベル：5 個別の修正ではミスの可能性を増やしてしまう 言及している商品名が変わったり、ブランド名の表記を修正する必要が生じたりしたときは、1カ所ずつ手で入力し直すのでなく、必ず「すべて置換」機能で文書全体の文字列をまとめて置き換えましょう。 例えば「エクセル」を「Excel」に修正することになったら、以下の手順のように文書全体の「エクセル」をまとめて「Excel」に置き換えます。すばやく修正が完了するだけでなく、手で1カ所ずつ修正することで発生するかもしれないミスの可能性をなくせることも、置換で修正することの利点です。短い文書の場合も、重要な語句では置換を使った修正を心がけましょう。 「すべて
【パソコン仕事術】［標準］スタイルでWord文書の書式を解除する
Wordで変更した書式を戻したいときは、［標準］スタイルを適用します。Wordの書式には「文字書式」と「段落書式」の2つがあるので、それぞれをショートカットキーで標準に戻しましょう。 効果： 短縮 時短レベル：3 文字・段落書式も解除すれば必ず元に戻せる 文字列に設定した書式を解除したいときは、書式設定をいろいろと変更するよりも、その部分を選択して［Ctrl］＋［Shift］＋［N］で［標準］スタイルを適用するのが簡単です。ただし、［標準］スタイルでは未定義の書式が適用されていると、戻らないことがあります。 その場合は［Ctrl］＋［Space］と［Ctrl］＋［Q］を続けて押しましょう。Wordの書式には、文字の色や太字などの「文字書式」と行間や左右中央揃えなどの「段落書式」があり、［Ctrl］＋［Space］では文字書式、［Ctrl］＋［Q］では段落書式をすべて解除できます。 ［標準］
【パソコン仕事術】Word文書の最終チェックは「機械の目」で
文書の最終チェックには、Wordの［スペルチェックと文章校正］機能も利用しましょう。明らかな誤字や表記ゆれなどを、自分以外の目でチェックできる便利な機能です。 効果： 短縮 ミス防止 時短レベル：7 自分の目に加えて「機械の目」でもチェック 内容がひととおり完成したら読み返して最終チェックを行いますが、このときにはWordの「スペルチェックと文章校正」機能も利用しましょう。自分の目で読むだけでは見落としていた誤字や文法のミス、表記ゆれなどをWordが検出し、修正するように指摘します。 指摘はすべてが正確とは限らず、検出できないミスもありますが、自分以外の目で簡単にチェックを入れられる、極めて有用な機能です。文書の仕上げでは必ず利用しましょう。 ［スペルチェックと文章校正］で文書をチェックする 「スペルチェックと文章校正」では、明らかな誤字脱字や文法のミスなどは見つけられますが、人名や商品名
【パソコン仕事術】「書式」だけのコピペでWord文書のデザイン統一が簡単に
効果： 短縮 時短レベル：3 複雑な書式もショートカットキーで簡単に複製可能 文書のある場所の書式を別の場所にも適用してデザインを統一したいときは、書式だけをコピー＆貼り付けする機能が便利です。文字列を選択して［Ctrl］＋［Shift］＋［C］で書式をコピーし、次に書式を適用したい文字列を選択して［Ctrl］＋［Shift］＋［V］で貼り付けます。 なお、［Ctrl］＋［C］で文字列をコピーして［Ctrl］＋［Shift］＋［V］で書式だけ貼り付けることはできず、書式のコピーと貼り付けが対である必要があります。 書式だけをコピー＆貼り付けする ショートカットキー ［Ctrl］＋［Shift］＋［C］...書式をコピーする ［Ctrl］＋［Shift］＋［V］...書式を貼り付ける
【パソコン仕事術】Word文書の日付を常に「今日」に
Wordの［日付と時刻］機能では、文書の日付欄を自動更新し、常に開いた日の日付にできる機能があります。ショートカットキーと併せて覚えておきましょう。 効果： 短縮 時短レベル：3 文書の日付を書き直す作業を省略 書類の送付状や各種の申請書類は、その日の日付を入力してから印刷し、利用するケースが多いものです。それならば、文書ファイルを開くたびに日付を入力するのでなく、文書を開いたときに、日付の欄にいつも「今日」の日付が自動でセットされるようにしましょう。 Wordの［日付と時刻］機能で日時を挿入するとき、［自動的に更新する］を選択しておくと、文書を開いた日時が自動的に更新されるようになります。 ［日付と時刻］を使って今日の日付を挿入する 毎回必要になる日付の書き換えを自動化でき、非常に効果の大きなワザです。日付の挿入はショートカットキーでも利用可能で、［Alt］＋［Shift］＋［D］で「2
【パソコン仕事術】Wordで複数の画像をピタリと並べるワザ
文書中に複数の画像を並べる際、［配置］から位置をそろえる方法を覚えておきましょう。マウスで画像を動かすよりも速く、正確に並べられます。 効果： 短縮 整頓 時短レベル：2 リボンからの操作で正確にそろえて並べられる 文書中に複数の写真を並べて配置するときは、写真の上または下の位置をそろえておくことで、整った見た目になります。簡単に位置をそろえる方法を覚えておきましょう。 まず、1点ずつの画像に対して、画像のレイアウトは「折り返し」で整えるで解説した文字列の折り返しの［前面］を設定します。この設定を行わないと自由な配置ができません。 次に、画像をすべて選択した状態で［書式］タブから［配置］を選択して、そろえ方を選びましょう。［上揃え］を選択すれば、選択した画像の中でいちばん上にあるものにあわせる形で位置がそろえられます。 2つの画像を上揃えで並べる この方法を使えば、マウス操作で画像を1点ず
10 Advanced Microsoft Word Features That'll Make Your Life Easier
Everyone knows Clippy. But are you friends with Pilcrow? If you are, then you know more about Microsoft Word than most people do. Do you know about widow lines? The extended clipboard? There are plenty of lesser-known Microsoft Word features that you should know about if you want to be truly proficient with the software. Here are some advanced Microsoft Word features that can make your work and li
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