知的生産における情報の整理 | シゴタノ！
前回は「モノ」と「情報」における整理について考えました。今回は「情報」の整理について、もうすこし詳しく考えてみたいと思います。 情報といってもさまざまな捉え方がありますが、今回は「アウトプットのために利用するもの」に限って考えたいと思います。 基本的に知的生産における「情報」はアウトプットするための材料です。その材料をどのように整理するのかが今回のテーマです。 あるテーマがあってそれに関する情報を集めている場合は「情報整理」はあまり難しくありません。一冊のノートでもクリアファイルでもよいので、集めた情報を一定の場所にまとめておく事で管理できます。 しかし、漠然とした情報収集においてはこの手法はつかえません。 明確に目的の見える情報となんとなく集めた情報を一緒にしてしまえば、後から利用するときに非常に「探しにくく」なります。 今回は「情報」を二つの軸───「いつ」使うのか、「どのように」使う
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日々のスケジュールを作っていると（＝やるべきタスクをリストアップして作業する順番に並び替えていくと）、毎日繰り返し行うタスクがあることに気づきます。 例えば、メールチェックは、どんなに忙しくても行うものですからタスクリストには必ず入れておきたいタスクと言えます。であれば、わざわざ毎日登録しなくても、自動的に登録されるようになっていれば便利なのではないか、と考え、その機能を追加してみました。
iPhoneのパケットを節約しながらRSS全文を読む方法 | シゴタノ！
優秀なGoogleリーダーアプリとして有名なのがByline。 Googleリーダーと完全に同期し、インターフェイスも洗練されているこのアプリは私も勿論 大のお気に入りです。おそらく、数あるiPhoneアプリの中で、Twitterクライアントの次くらいに使い込んでいると思います。 そんなBylineの一番のウリともいえるのが、RSS配信元のWebページを、まるごとローカルに保存して同期してくれる機能。この機能を、RSS全体に対して指定しておけば、同期後地下鉄に乗っても、電波が飛ばない居酒屋に入っても問題なくRSS閲覧を楽しむことができる、という、本当に便利な機能です。 今までは、これをすべての新着RSSに対して適用していたのですが、Webページによっては、重い画像をふんだんに使ったページなども混じっていて、3G回線経由では同期作業に時間がかかること、また膨大なパケットを消費するので、毎月パ
続・6ヶ月でTOEICのスコアを500点から900点に引き上げる勉強法 〜参考書籍編 | シゴタノ！
以下のエントリーに続き、『英語嫌いの東大卒が教える私の英語学習法』で紹介されている参考書籍をご紹介。 » 6ヶ月でTOEICのスコアを500点から900点に引き上げる勉強法＋時間術 同書は刊行から3年経っているので、著者の小川慶一さんにヒアリングのうえ、最新情報も盛り込んでいます。 小川慶一さんのコメント 本エントリーを事前に小川さんに見ていただいたところ、次のようなコメントをいただきました。 著書で紹介した本はいずれも内容がしっかりしており、流行廃りの強い影響を受けるようなものではないので、試験内容が変わってしまったのでTOEIC模擬試験本は最新のを買い求めた方がよいですが、あとは大丈夫だと思います。 ということで、3年経ったからといって、3年前の英語が「古英語」になったはずもなく、またTOEICのスコアアップに的を絞るにしても、TOEIC模擬試験本の最新版でフォローすれば良いので、今回
無理なく整理が進む「紙copi」 | シゴタノ！
「紙copi」を本格的に使い始めて2週間がたちました。その間、いろいろと発見がありましたので、2週間前に書いた以下のエントリーの続きとして少し書き進めてみます。 先のエントリーでは、以下のように書きました。 「紙copi」はこの進捗の管理という懸案を解決してくれそうです。その理由としては、 ●関連するファイルをひとくくりにして置いておける → 案件ごとに「箱」を作る ●何か思いついたときにどこに書き込めばよいのかが明確 → 適切な「箱」に書き込めばよい（無ければ新たに作る） ●ファイルを更新すると上に来る（更新日順の場合） → 状況の把握が容易（何が進んでいて、何が遅れているか） これらは、一言で言えば、情報の一元化が達成できる、ということです。 便利なツールが無数にある昨今では、情報の属性や種類によってツールを使い分けるという考え方を特に違和感なく受け入れがちですが、これは、自分の中に明
情報のラベリングと露出管理｜手元に置いておきたい情報について考える（4） | シゴタノ！
By: Mark Hunter – CC BY 2.0 「手元に置いておきたい」と思った情報を後から活用する上では、必要な時に必要な情報が目に入ってくるような仕組みがあれば良いのではないか、と考えています。 「必要な時に必要な情報が目に入ってくる」ようにするためには、あらかじめ適切な「環境ドリブン」が起こるようにしておくと良いでしょう。「環境ドリブン」というのは造語で、外部環境の変化がきっかけとなって行動を起こす場合で、これに対して自ら意図的に行動を起こす場合を「自分ドリブン」としました。要するに、外発的か自発的かという対立構造です。 必要な時に必要な情報が立ち上がってくるようにしたい 「手元に置いておきたい」と思って、実際に「手元に置いた」情報は、時間とともに環境に溶け込んでしまい、やがて忘れてしまいます。 それゆえ、必要な時に必要な情報が立ち上がってきて、自分の注意を引くようになってい
「自分ドリブン」と「環境ドリブン」｜手元に置いておきたい情報について考える（2） | シゴタノ！
By: reynermedia – CC BY 2.0 前回は、何か情報に触れたとき、「手元に置いておきたい」と感じるのは「あとで活用したい」という動機があるからであり、活用する上でしかるべき場所とタイミングと自分のモードがすべて一直線に並ぶ瞬間を意図的に作り出すか、あるいはそれが訪れるまで待つ必要がある、と書きました。 場所−タイミング−自分のモード その上で、活用の対象となる情報を「相手」とみなして、その相手の状況に応じて情報を振り分けたのですが、いくら相手が“アイドル状態”になっていても、「自分」が“ビジー状態”であればマッチングは成立しなくなります。 そこで、自分のモードを着手可能なモードにシフトさせるにはどうすればいいかについて、考えてみます。 自分のモードというのは、自分で「やろう！」と気合いを入れてシフトさせる場合もありますが、多くの場合、スイッチは環境に左右されることが多い
後から役に立つカテゴリを立てるコツ | シゴタノ！
入力するときにあのソフトで検索すれば大丈夫というものすごい安心感は実はインチキな安心感だと僕は思っています。それがあるとそのデータに関する自分の興味というか執着心というか、そういうものが非常に薄れていくような気がします。だから入力する段階でキーワードを決定する。もちろん決定できない場合もあるんですけれど、ある程度は自分の思い入れを持ってネーミングした方が僕は良いと思います。その方が後でスカッとした形で検索できる。何もかもが検索のためだと思って入力した方が良いと僕は思っています。 NPO知的生産の技術研究会セミナー 「メモの技術」（中野不二男氏）より 最近でははてなブックマークはじめ、クリック１つで手軽に情報をクリップできるサービスが増えていますが、便利だなーと思う反面、その弊害もありそうだと薄々気づき始めています。 問題は、一度自分が付けたタグは次回以降はマウスのクリックで入力できてしまう
シゴタノ！ - 入力作業の効率をアップさせる3つのツール
ということで3つのツールが紹介されているのですが、いずれもMac OS対応なので、Windows対応のツールについて、自分で実際に使っていて便利だと思っているものを同じく3つご紹介します。 1．漢字変換作業の省力化──ATOK まず、文字入力のボトルネックになる漢字変換です。最近では、携帯電話の予測変換に優れたものが多く、PCでも同じようにできないものかと常々思っていましたが、ATOKでは次のような予測変換が可能になっています。 ▼「よそ」と入力したところで、おもむろに［Tab］キーを押すと、 ▼最近の確定履歴のうち「よそ」で始まる候補が表示されます。 ▼頻繁に確定する言葉については、入力したそばから提案してくれます。 入力している様子を動画にしてみました。もちろん、今回は“撮影用”ということもあって予測精度が高いですが、1つの文章を書いている際に、繰り返し登場する言葉というものは1つや2
「作業」をブラックボックス化する | シゴタノ！
photo credit: Martin Deutsch via photo pin cc 仕事をしていると、派生してやらなければならない作業というものが発生します。私自身の例でいいますと、本の原稿を書いているうちに必要になる文献の引用を写すことや、そもそもその文献を見つける作業です。 このような作業はいったん「脇道へそれる」ことになるため、できるだけ短い時間で済ませ、すぐに「本線」へ戻ることが理想です。つまり、 原稿執筆→文献検索→文献引用→原稿執筆 という流れがあるとすれば、文献検索や引用にかける時間や手間は、必要最小限に絞り込めないと、執筆全体に停滞が生じてしまうのです。 ところが往々にして、こうした作業は時間をとることが多く、ひどくなると執筆自体にかかった時間の半分以上が、「ついでの作業」にとられることになります。 複雑化した「ついでの作業」 「ついでにする作業」が複雑になってしま
空き時間を活かすコツ＜実践編＞ | シゴタノ！
どんなに忙しくても、食事やトイレやちょっと一服（コーヒーとか煙草とか）といった「仕事をしていない時間」は探せば結構あるものです。まぁ個人的には食事やトイレくらいはのんびりゆったり時間を取った方がいいと思うので、そのぶん一服タイムに注目します。 これまでも一服タイムのような空き時間を有効に活用するコツをいくつか紹介してきました。 コーヒー淹れながら読書 ちょっとした空き時間ができたらすかさず「電話する！」リストを取り出して、ちゃちゃっと電話用件をこなす カテゴリごとにやりたいことリスト・参照用リストを作っておく 共通することは、あらかじめそのための準備をしておいて、空き時間に遭遇したらすかさず取りかかれるようにしておく、という点です。 これに、「習慣を身につけるコツ＜実践編＞」でご紹介した毎日やっていることに“あいのり”させてもらうというコツを合わせ技として展開すると、空き時間を有効に活用で
シゴタノ！ - タグ - タスク管理のコツ
大橋さんが作った<a href="http://cyblog.jp/modules/mydownloads/viewcat.php?cid=1" target="_top">タスク・シュート</a>を使っているという話をセミナーなどですると、あとで必ず「あそこまでできたら良さそうだけど、時間に縛られる感じがして、とても自分にはできない」という感想をよく聞きます。時間に縛られる感じがするのは、誰も好むところではないでしょうから、そうした方に無理におすすめすることはないのですが、私はタスク・シュートを使っていて、そんな「縛られ感」を感じていません。ですから、そうした感想を持たれないためには、どうお伝えしたらいいのか、時々考えます » 続きを読む
取りかかる前に想定時間を見積もる意義 | シゴタノ！
仕事をしていると、 「思った以上に時間がかかった」 あるいは、 「思った以上に時間がかかっている（まだ終わりそうもない）」 という状況に陥ることがあります。 また、 「気づいたらもうこんな時間だ」 という驚きを覚えることもあります。 後者の「もうこんな時間」は、「思った以上に時間がかかっている」に似ていますが、ここでは「仕事に没頭していたため、時間がたつのを忘れていた」というニュアンスです。 前者の「まだ終わらない」に、「思うように進まない作業を前に、頻繁に時間を気にして焦っている」というイメージがあるのに比べると、後者の「もうこんな時間」には余裕が感じられます。つまり、仕事に追われるのではなく、追いかけるような感覚です。 できることなら、時間に追われるよりも時間を追いかけたいものです。そこで、この2つの時間感覚について少し考えてみます。 まず、「思った以上に時間がかかっている」という場合
シゴタノ！ - 読み手の負担を最小化するメールの書き方
Tips for Mastering E-mail Overload 受信トレイに山のように届くメールをいかにして効率よくさばくか、という技術的な話はそれこそ山ほどありますが、結局自分一人ががんばっても“山”そのものを動かすことはできません。 そもそも、メールは気安く送ることができるために、コスト負担構造が逆転している、すなわち書き手よりも読み手にとって重荷になっていると、書かれています。 ●メールが登場する以前は、送り手にコストがかかっていた ●連絡文を書く、切手を貼る、投函する、といった手間、 ●送り先の数に応じて嵩む郵送料、 ●それゆえ、おのずと送り先を厳選していた そして、 ●メールの登場とともに、これらの送り手のコストが格段に下がり、 ●ちょっとした思いつきや衝動でメールを送れるようになった ●しかも、一度に数十人の同僚に送り届けることができる ●自分ができる、ということはみんな
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