1940年、第二次世界大戦の勃発と共に英国首相に就任したウィンストン・チャーチルは、ナチスドイツとの戦いという緊迫した情勢を踏まえて、政府各部局に以下のような書類作成に関する微細な指示を出したとのことです。 (木下是雄著「理科系の作文技術」P2) われわれの職務を遂行するには大量の書類を読まねばならぬ。その書類のほとんどすべてが長すぎる。時間が無駄だし、要点をみつけるのに手間がかかる。 同僚諸兄とその部下の方々に、報告書をもっと短くするようにご配慮願いたい。 (1) 報告書は、要点をそれぞれ短い、歯切れのいいパラグラフにまとめて書け。 (2) 複雑な要因の分析にもとづく報告や、統計にもとづく報告では、要因の分析や統計は付録とせよ。 (3) 正式の報告書でなく見出しだけを並べたメモを用意し、必要に応じて口頭でおぎなったほうがいい場合が多い。 (4) 次のような言い方はやめよう:「