「お願い」と「お断り」はクッション言葉を使う
先日、興味深い調査を見つけました。ビジネスメールで「失敗」だと感じたことと「不快感」を感じたことについての調査（「ビジネスメール実態調査2010」）で、メールの送り手として「失敗」だと感じたことは『添付ファイルのつけ忘れ』が最多、次が『誤字や脱字』でした。翻って、受け手として「不快感」を感じたこととしては、『言葉遣い』『内容のわかりにくさ』が最多でした。つまり、自分では「言葉遣い」「内容のわかりにくさ」を「失敗」と自覚していない、ということでしょう。 今回紹介する文章のテクニックは、使わないと相手に「不快感」を感じさせてしまうものです。これをマスターすると印象が良くなりますから、ぜひ覚えておきましょう。 どこが問題？ 大島様 お疲れ様です。八橋です。 昨日のお話の件ですが、どなたかにお願いできないでしょうか。 今月中はP社システムの件で多忙のため他に手が回らない状況なのです。 山下部長にご
敬語を使いこなそう2 敬称編
電子メールなどのビジネス文書では、敬称の使い方にも気をつけましょう。今回は、敬称の正しい使い方を学びます。 どこが問題？ ○○システム協会 山下会長様 いつもお世話になっております。 AB社 丸山でございます。 さて、先般はご多忙中にも関わらずご面会いただき誠にありがとうございました。○○システム協会のこれまでの経緯をお伺いでき、大変参考になりました。 …中略… 山下会長殿が全会員にお伝えされているご意向を踏まえた上で、再度お伺い・提案させていただいてもよろしいでしょうか。私、丸山より改めて日程のご連絡いたします。… ここが問題！敬称の使い方を間違えている 上記の文章は「敬称」の使い方が正しくありません。敬語と同様に正しい使い方を覚えましょう。 では、そもそも敬称とはどのような言葉なのでしょうか。広辞泉によれば、以下の通りです。 1 人名や官職名などの下につけて、または単独に用いて、その人
敬語を使いこなそう1 動詞編
会話と同様に、電子メールなどのビジネス文書でも、敬語を頻繁に利用します。今回は、正しい敬語について学習しましょう（注）。 （注）2007年に文化審議会から分類を5種類（尊敬語、謙譲語I、謙譲語II、丁寧語、美化語）とする指針が出されたが、ここでは尊敬語、謙譲語、丁寧語に分類する。 どこが問題？
文章表現ならではの言い回しを覚える
ビジネス文書では、話し言葉を多用せずに、きちんとした「書き言葉」（文章ならではの表現）を使うべきです。今回は、 文章ならではの表現について、学びましょう。 どこが問題？ 拝啓 いつもお世話になっております。皆様お元気にお過ごしでしょうか。 ところで、先日は「マネージャーのためのスキルアップ」講座にご参加いただき本当にありがとうございました。おかげ様で約120名のご参加となり、盛況のうちに講座を終えることができました。 特にグループディスカッションでは活発な議論が行われ、実りの多い会合となりました。これも皆様のおかげだと感じています。 次回は7月に講座開講予定でございます。皆様のまたのご参加をぜひお待ち申し上げております。 今後ともどうか宜しくお願い致します。 ここが問題！ 話し言葉と書き言葉が混在している 一見、意図することは通じるのですが、ビジネス文書としては、ややカジュアルな印象を持ち
「の」を3つ以上連続して使わない
今回は、助詞「の」の使い方について、学習しましょう。まずは、次の文章を読んでみてください。 どこが問題？ ここが問題！ 一文に「の」が連続して3回以上使われている 同じ文章の中に「～の～の～の」と「の」が連続して3回以上続くと、文が間延びした感じになり、稚拙な印象を与えてしまいます。これは口語的な表現に近いためだと考えられます。 これで解決！ 他の言葉に置き換える、または「の」を省略する 「の」の連続使用は2回までとし、3回以上連続させないためには、以下のように、他の言葉で置き換える、または省略する方法があります。 ・場所に関すること：「～の」を「～にある」「～にいる」に置き換える。 例：「会議室の机の上の…」→「会議室にある机の上の…」 ・時に関すること：「～の」を「～における」に置き換える。 例：「入社時の注意点の話の内容…」→「入社時における注意点の内容…」 ・対象に関すること：「～
一文一義にする
前回「一文を短くする」では、一文50文字を目安に短くし、それぞれの短い文を適切な接続詞でつなぐと、文章全体がわかりやすくなるということを紹介しました。今回は、一文を短くするための具体的な方法として、「一つの文に一つの事柄だけを入れる」という方法を紹介します。 文章を書くとき、あれもこれもと思いつくままに事柄を書いていくと、一つの文に二つ以上の事柄を盛り込んでしまうことがよくあります。その結果、文が複雑になり、読み手を混乱させてしまいます。 例として、以下の文章を読んでみて下さい。読みにくさが実感できると思います。 どこが問題？ 先日お会いしたお客様からのご質問は、システム改修の価格、範囲、納期についてであった。値段については値段を10％下げられないかという質問があり、これはかなり厳しいものであるが、システムの改修の範囲は一部であれば対応できると考えられ、そして納期については1週間早めること
一文を短くする
わかりにくい文章を書いてしまう理由の第1位とも言えるのが、「一文が長い」ということです。文章がダラダラと続き、伝えたいことのゴールが見えない文章というのは、ときにイライラさせてしまうほど読み手に負担をかけてしまいます。 では、なぜ一文が長くなってしまうのでしょうか。以下のような理由が考えられます。 ・伝えたいことが整理されておらず、思いつくままに文章を書いている ・主語と述語が離れており、その間に多くの言葉が入っている ・読点「、」で次々と文をつないでいる ・「それ」「これ」などの指示代名詞を使わないで文章を書いている では、どうすれば一文を短くでき、簡潔な文章にできるのでしょうか。今回は、多くの人が陥りやすい「読点で次々と文をつないでいる」という問題を解決してみましょう。 まず、以下の二つの文章を読んでみて下さい。どこに問題があるでしょうか。 どこが問題？ 先日A社でご希望を伺ってから商
語尾を統一する
文章を書くときに，語尾を「です・ます調」にするか「だ・である調」にするか迷うことがあると思います。文書を書くうえで語尾は，文章のイメージやリズムを作り出す大切な要素です。今回は，語尾に関するテクニックを紹介します。 では，実際の例文を使ってトレーニングをしてみましょう。以下のメール文を見て，何が問題かを考えてみてください。 どこが問題？ 件名：提案書作成について 正田様 お疲れさまです。佐藤です。 先日伝えていたＳ社への提案書ですが下記のような内容で作成していただけますでしょうか。 ＜目的＞ １ 予算が限られているため（約８０万）ベーシックの顧客管理システムＡの作成を希望しております。 ２ 今後拡張する可能性もあるので，その余地のあるシステムを作成する。 ＜提案書の方向性＞ １ Ｓ社と業種が近いＴ社への以前の提案書をベースにする。 ２ 訴求ポイントは利便性なので，その点を強調します。 ＜ス
接続詞を効果的に使う
文章の流れは接続詞によって決まります。なぜなら，接続詞は文章の方向性を決めるからです。読み手は接続詞の登場によって，文章がどの方向へ向かうかを知ります。例えば，下の二つの文を読んでみて下さい。 １．「今日は雨です。しかし私は○○（な）気持ちです」 ２．「今日は雨です。だから私は○○（な）気持ちです」 この文を読んで，皆さんは「○○」の部分にどのような言葉を思い浮かべたでしょうか。おそらく１の文章には「さわやかな」や「晴れ晴れとした」といった言葉を思い浮かべたのではないでしょうか。一方の２の文章には，「うっとうしい」や「どんよりした」などを思い浮かべたかもしれません。 このように，後に続く文章の内容についておおよその予想がつくのは，「しかし」や「だから」といった接続詞があるからです。 それにもかかわらず，私たちが普段文章を書くときに接続詞を意識することはあまりありません。感覚的に接続詞を選ん
修飾語と被修飾語をはっきりさせる
文章の基本的なルールは，コツさえつかめばそれほど難しいものではありません。普段よりも少しだけ，ルールを意識できるかどうかが分かりやすい文を書く際のポイントになります。 今回は，修飾語と被修飾語に関するルールをご紹介します。以下のようなシチュエーションを考えてみます。 A君は，いつも締め切り日までに余裕を持ってプログラミングをする同僚のB君について，今回はたまたまプログラムの提出がぎりぎりになってしまったことを，以下のような文にしました。この文のどこが問題でしょうか。 どこが問題？ ここが問題！ 修飾語と被修飾語がはっきりしていない この文は，「いつものように」が「すごい速さでプログラミングをし」の部分を修飾しています。これは，「B君は普段締め切りぎりぎりまでプログラミングをせずにいて，いつもすごい速さでプログラミングをして締め切りぎりぎりで間に合わせている」という意味になります。 実際のB
主語と述語を対応させる
これまでは，文書作成テクニックの中の「分かりやすい文書構成を組み立てる」という内容をご紹介してきました。文書内の情報を整理するテクニックです。まず，これらをしっかりマスターするのが分かりやすい文書作成の最初のステップです。 今回からは，新しい内容のテクニックを紹介します。それは，「文章表現の基本ルールをマスターする」です。文章のルールは非常に多岐に渡り，それらをすべてマスターすることは困難です。しかし，基本的なルールだけにフォーカスして「最低限これだけを押さえておけばよい」と割り切れば意外とハードルは低くなります。 今回紹介するのは，主語と述語に関するテクニックです。まずは，以下の例文を読んでみて下さい。どこが問題でしょうか。 どこが問題？（改善前） 一読するとすんなり読めてしまうかもしれません。でも，何か違和感を感じるのではないでしょうか。 ここが問題！ 主語と述語がねじれてしまっている
話の階層をそろえる
今回は，「話の階層をそろえるとわかりやすい文書になる」というテクニックをご紹介します。実際の文書を使って実践してみましょう。 下記の文書は，システム開発においてバグの発生を防ぐためのポイントを指摘した文書です。わかりにくい点はどこでしょうか？ どこが問題？（改善前） バグを防ぐために各要所でチェックをしなければならない。例えば設計をする際には誤った仕様が定義され，それをもとにプログラミングされて結果バグが発生する場合がある。これはときに，ベテランのエンジニアであっても起こりうることである。さらにそもそも要件定義段階で顧客からのヒアリングミスにより，顧客の希望を満たしていない場合がある。この時点でのミスはバグの大きな要因になり，のちのちかなりのコストが発生してくるので注意が必要である。また，プログラミングの際には決定的な要因となるのはスキル不足である。この中には仕様の理解不足や開発言語や動作
適切な順番で項目を並べる
文書をわかりやすくするための目標「文書の全体構成を組み立てられるようにする」を，実際の例を使って実践してみましょう。 下記の文書は，システム・トラブルの報告を受けた河田さんが，上司の山下部長にあてて書いたメールの報告書です。わかりにくい点はどこでしょうか？ どこが問題？（改善前） 山下部長 お疲れ様です。河田です。 先程，木村さんからトラブル報告の電話がありました。内容は以下の通りです。 ・先週Ｋ社に納品したシステムに障害が発生，現在システムがストップしている ・先方は今日中にシステム復旧して欲しいとのことでかなりご立腹。担当木村さんでは対応しきれず，できれば部長から謝罪をお願いしたいとのこと ・木村さんはお客様との商談で，おおよそ2時間は連絡を取ることができない ・木村さんは何度も先方に謝罪の連絡をしているそうなのですが，「今日中に復旧してほしい」と取りつく島がない ・山下部長に取りあえ
内容を大きく分けて項目を立てる
前回，文書をわかりやすくするための三つの目標を定めました。そのうちの目標1「文書の全体構成を組み立てられるようにする」を，実際の例を使って実践してみましょう。 下記の文書は，ソフトウエアの機能について説明した文章です。わかりにくい点はどこでしょうか？ どこが問題？（改善前） 今では珍しくなったWindows 2000で動くソフトウエアには，ヘルプ画面があります。エクセルの場合は，メニューバーの一番右側に「ヘルプ（H）」と表示されていて，ここをクリックすると，左側に「目次」，「検索（Ｎ）」，「キーワード」というタブ画面が表示されます。これがヘルプ画面と言われているものです。多くのパソコンソフトにはこの機能がついています。次に「検索」のタブ画面には『キーワード』というメッセージと質問入力用のメッセージとメッセージボックスがあります。ここには日本語のまま入力できます。つまりわざわざアルファベット
●半期の目標を記載したOGISM（オージーアイエスエム）(A（エー）)表をベースに、毎週2つの計画表を作る
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