［社外文書サンプル集3・回答状］ 電話で即答できない場合は、後日文書で回答しよう｜すぐに役立つビジネス文書実践講座｜ダイヤモンド・オンライン

中川路亜紀（コミュニケーション・ファクトリー代表） 【第13回】 2008年05月13日 ［社外文書サンプル集3・回答状］ 電話で即答できない場合は、後日文書で回答しよう 質問に答えたり、依頼・要望・交渉ごとに承諾する文書を回答状という。 とにかく情報のスピードが速くなっているので、やたら答えを急がされる場面がふえているが、電話などで自分に決定権のない事柄に即答を求められたときは、「社内で検討させていただきます」とひとまず回答を保留してよい。このとき、いつまでに回答するかをお互いに確認して、結論が出たらなるべく早く伝えるのがマナーだ。 答える内容がシンプルな場合は、まず電話で伝え、必要があれば相手方の控えとするために文書を送る、という方法でよいだろう。回答内容に日時や金額などのデータが含まれる場合は文書で送ったほうがよい。急ぐ場合はファックスにする。 回答状で心がけたいこと ■な