文書管理の考え方

文書は、情報の伝達や記録のために作成されるものです。業務遂行のうえで文書の果たす役割は非常に大きなものがあります。しかし、作成された文書は、廃棄されない限りどこかで蓄積されてゆきます。もし、これを放置したままにすると、オフィスは文書で埋もれてしまうことになるでしょう。通常は軽易な文書であれば、使用後すぐに廃棄されていることと思います。 ただ、文書は記録や証拠となるため、法律で保存することが義務づけられているものがあります。 また、そうでなくても、会社にとって重要な文書は一定期間保存しておかなければならないでしょう。その切り分けを行い、適切に管理を行うことが求められます。つまり、何らかの基準を設けて、社内外で発生する文書の交通整理を行わなければならないということです。 文書の保存年限を設定することは、適切な文書管理を行ううえで大事なポイントの一つでしょう。保存年限が定められていれば、これに基