画面のキャプチャを縮小して使うとぼやける

お世話になります。 パソコンの操作のマニュアルを作成しているのですが、画面をALT+Prtscnでキャプチャして、Wordに貼り付けています。 ただ、そのままだと大きいので、Wordに貼り付けた後、縮小しているのですが、これをするとキャプチャした画像がぼやけてしまい、中の文字が読み取りづらくなります。 パソコン雑誌などを見ると、画面の例がとてもきれいに印刷されているのですが、これは何によるものなのでしょうか。 プリンタの問題以外で、キャプチャ、貼り付け、縮小の時点で極力きれいな画面ショットをWord上で実現するにはどのようにすればよいのでしょうか。 Photoshop,illustratorは所有しています。 教えてください、お願いします。