社外文書の基本フォーム日付と文書番号 作成ではなく『発信』の年月日を明記。内容や種類など、必要に応じて文書を分類し記号をつけておけば、整理・保存も容易になる。 宛名 （株）、KKなどの略称は失礼に。宛名が団体や会社の時は『御中』を。社名の下は役職名、個人名の順に書き、『様』をつける。対象者が多い時は個人名は書かず、『各位』と書く。 発信者名 基本的には会社の責任ある役職者名。社印や役職者印が必要であればここに押す。 用件名 ひと目で用件がわかるようにタイトルを書く。 本文 前文→主文→末文の順に簡潔にまとめる。「拝啓」など頭語の次は時候の挨拶、感謝や祝福のことばと続き、『さて』『ところで』と転語を用いて本論に入る。末文は『まずは』『とりあえず』ではじまり、『敬具』など結語で終る。 別記 大切なポイントは本文の下に箇条書きにまとめる。 担当者名 文書作成者名や担当者名を明記。問い合わせの電話番号も書きそえる。
