マニュアル化の際には、その作業を4つに分類し、マニュアル化することで効果の上がる作業を洗い出します。そしてさらに、その作業が“前倒し”できるものかどうかで絞り込みます。 前回は、業務のマニュアル化に取り組むことによって、次のようなメリットが得られる、と書きました（4月4日の記事参照）。 新メンバーにお願いすることで、オリエンテーションになる 既存メンバーにとっては、仕事を見直すきっかけになる つまり、マニュアル化はゴールではなく「業務を見直す」というより大きなゴールに近づくための手段になるわけです。 今回はさらに一歩進めて、実際にマニュアル化に推し進めていく上で起こりがちな問題を考えていきます。具体的には次のような問題です。 マニュアル化の対象となる業務の量が多すぎる つまり、マニュアルというドキュメントを作る前段階として、マニュアル化の対象となる業務を取捨選択する必要があるわけです。 作

・「努力しているかどうか」「頑張っているかどうか」「やる気があるかどうか」は、全て上に立つ者の主観や匙加減で決まる。 ・全ての評価は「何を言ったか」「何をやったか」ではなく「誰が言ったか」「誰がやったか」で決まる。 ・結果の出ない努力は全て「努力が足りない」または「努力の方向性が間違っている」で切り捨てられる。 ・努力とは博打である。何年も続けないとその努力の方向性が正しかったかどうかはわからない。 ・「仕事ができる人」とは、器用で要領の良い奴か、自分の適性や才能に合った天職に巡り会えた幸運な奴のどちらかである。 ・誰しもが自分の適性や才能に合った職に就けるとは限らない。だが、全く合わない職に就いてしまうと悲惨な人生を送る事になる。 ・不器用な奴が努力や訓練を重ねても器用になれるわけではない。 特定の仕事を何年も経験を積んでできるようにはなっても、新しい仕事をやらされればまた不器用レベルか

人付き合いで悩んでいるあなた！職場などで「頼れる人」がいると、より楽しく仕事をすることができます。今回はその作り方や日頃の心構えについてお教えします。 1.そもそも苦手な人って、どんな人？ 組織にいる以上、誰でも一人二人は苦手な人っていますよね。まず、身の周りの苦手な人はどんな人か考えてみましょう。僕の場合は年配で気難しかったり、細かすぎる方は苦手のようです。逆に、そのような方から見れば、僕のような楽天家で大雑把なタイプは苦手に映ることでしょう。 つまり、苦手な人は自分と異質タイプなのです。すぐ打ち解ける人って、実は同じような思考や行動パターンの持ち主です。苦手かどうかは、能力面よりも性格面での判断であることがわかるでしょう。 そのような視点から、人と付き合う上で、自分の性格と相手の性格を把握することが必要です。性格を可視化する方法があり、心理学で有名な性格測定手法であるエゴグラムをお薦め

忙しい現代人、「自分の時間がもっと欲しい」と考える人はたくさんいると思いますが、共働き家庭の場合は仕事の効率を上げて帰宅時間を早めても、家には家事や育児が待っているというのが現実。常に時間に追われてしまう共働き夫婦が、ゆったりと何にも邪魔されずに自分の時間を満喫するには？　答えは「朝」にありました！　今回は、朝型シフトで自分時間を作ろう！　というオススメです。 「早起きは健康にいい」。これは昔から何度となく繰り返されていますよね。とはいえ、夜型になってしまった生活を「健康のため」という理由で朝方に戻すのは結構大変。でも「２時間暮らしをシフトすることで、無理なく自分のゆとり時間が生まれる」なら、ちょっと試してみようという気になりませんか？ たとえば今、こんなタイムスケジュールで動いているＡ子さん。 6:30　　　 起床　朝食、お弁当の準備 7:30　　　 保育園に行く子供をつれて、夫が出勤

PCで仕事を速くする不定期連載の第3回。今回は安心して仕事をするために、どうバックアップを取っていけばいいのかを考える。 朝起きて、PCを立ち上げたらHDDから異音が……。起動もせず入っていたデータはパァ。こうした筆者のような経験を持つ人がどのくらいいるか分からない。しかし「HDDが壊れて原稿がなくなってしまった」と締め切りを守れなかった理由を説明されることはしばしばあることを考えると（本当にPCが壊れたのが5回に1回だとしても）、しょっちゅうHDDというのは壊れるものなのだろう。 さて、HDDが壊れるという出来事は、実際に体験した人なら背筋が凍る思い出だろう。少なくとも同じように仕事ができる環境に戻すには、丸一日が必要だ。さらに失ったデータを考えると、取り返しがつかない場合も多い。 こんなふうに、バックアップの重要性はしばしば語られるのだが、じゃあ、どのファイルをどうやってバックアップし

よく質問されるけども、いつもうまく答えられない。 今回、ちょっといい説明方法が思いついたのでメモしておく。 僕のサイボウズラボでの仕事は、3年で1個の「イノベーティブななにか」を作ること。そして、そのために3年で10個の「リリースできるサービス/利用できる技術」を作ること。そしてそのために3年で100個の「プロトタイプ」を作ること。そしてそのために3年で1000個の「新しいアイデア」を思いつくこと。 逆に言えば、3年で1000個思いつき、100個作り、10個リリースして、1個のイノベーションを起こすこと。 イノベーションは狙って起こすことができないので、こうやるしかないのだと思う。本当は、1000個の「新しいアイデア」を出すために10000個の「既存のアイデア」を学ぶべきなのだけど、そこはまだまだ追いついていない。 - あ、なんかブックマークがいっぱいついてる…。誤解がないように補足してお

「前倒しで仕事ができない」と言って悩んでいるだけでは何も解決しません。 ここは思い切って、２時間ほど集中して頭を絞り、仕事が遅れる原因は何なのか考えてみましょう。原因となる可能性のあるものをすべて洗い出し、その解決策を考えるのです。 そのために役立つ基本的なツールが、「仮説の木」と「分解の木」です。この２つのツールの使い方を身につけると、どんな問題に直面しても、解決策を見つけることができるようになります。 問題解決のプロである経営コンサルタントは、これらのツールを使い、顧客に会う前に、顧客企業の抱える問題の原因がどこにあり、どうすれば解決することができるかというストーリーを数通り描いてしまいます。その後に、顧客企業の社員や客などから生のデータを集め、最善の解決策に絞っていくのです。

メモを活用するための考え方をまとめると共に、Webベースのメモツール「Femo」を使って、それを実践してみましょう。 前回は、「残したメモを無駄にしないためには？」というテーマで、メモを後で活用するにはどうすればいいかについて考えました。ポイントは次の2つでした。 一元化する 定期的に振り返る そして、残したメモが無駄になってしまう原因は、次の2つです。 後から探し出せない → 探す時間がかかる → 諦める → 無駄になる どう使うかが決まっていない → 放置される → “賞味期限”が切れる → 無駄になる まず、メモを一元化する、すなわち特定の1カ所にだけ時系列で保存していくことにより、そこを探して見つからなければ「ない」と断言できるようになることから、探す時間を最小化することができます。「ない」ことに確信を持てれば、潔く「次なる手段」を考えられるはずです。 一元化をしていないと「まだ探

ストレスに潰される人が増えています。これをうまく回避するには、敢えて“自分に都合良く解釈する”テクニックが有効です。何でも自分のせいだと捉えて、結果倒れてしまっては元も子もありませんものね。 きちんと段取りを決めて、自分なりにスムーズに仕事を進めているつもりであっても、クライアントからの予測不能なクレーム、あるいは上司からの理不尽な叱責を受ける──といった事故は起こるものです。このような“災難”に見舞われると、本当にストレスいっぱいな気分になるでしょう。 All About Japanに「あなたがストレスを感じるとき」ベスト10という特集記事がありました。 第1位はやはり「仕事関係（14.31％）で、以下のようなコメントが紹介されていました。 「時間が経過してもはかどっているときは大丈夫ですが、時間ばかりが経過して思うようにはかどらないときは、絶望的なキモチになります」（40代男性・北海道

右クリックメニューの「送る」機能は、ワンクリックでアプリやフォルダにファイルを送ることができるので便利だ。この送り先も簡単に登録できるのである。 右クリックメニューの「送る」機能をご存知だろうか。ファイルを選択して右クリックすると選択できる機能で、例えば「メール受信者」を選択すると、ワンクリックでそのファイルをメールソフトに“送り”、メールの添付ファイルにしてくれる。ワンクリックでアプリやフォルダにファイルを送ることができるので、便利な機能である。 デフォルトで設定されている送り先は、以下の通り。 送り先 機能 デスクトップ（ショートカットを作成）

おしゃべり好きな筆者はすぐ隣の上司と話してしまう。ただ、人間は勝手なもので、自分から話しかけるときは相手の気持ちを気にしないが、こちらが仕事に熱中しているときに話しかけられると、応じるのが途端に面倒くさくなる。どうやって平和裏におしゃべり攻撃を防ぐことができるだろうか──。 筆者は子供のころからおしゃべりするのが好きで、授業中いつも先生に怒られていた。社会人になってもおしゃべり好きは変わらず、すぐ隣の上司と話してしまう。ただ、人間は勝手なもので、自分から話しかけるときは相手の気持ちを気にしないが、こちらが仕事に熱中しているときに話しかけられると、応じるのが途端に面倒くさくなる。仕事が山場に差し掛かっていたりすると“殺意”さえ覚えてしまう──つくづく身勝手である。 無視してしまうことも方法だが、会社で無視ばかりしていると人間関係が破綻しかねない。外の喫茶店など自分だけの場所があれば問題ないが

ToDoリストを「未処理作業の山」にしないためのコツは、ロボットのようにできるタスクにして、自分に命令することだ。 ToDoリストに「済」の印を付けることほど、気持ちのいいものはない。やった！　終わった！　ミッション完了！　だがToDoリストから1つの項目も消さずに丸1日、あるいは1週間放っておくのは実にたやすい。どうしてそうなるのだろう？　ToDoリストは仕事の進め方の指針になることもあるし、大量に積み重なった未処理の時限爆弾となり、自分とその生産性のなさを責め立てることもある。すべてはToDoリストの書き方次第だ。 ToDoリストは、「ボスを演じる自分」から「アシスタントを演じる自分」への指示一覧だと考えるべきだ。コンピュータプログラムと同様に、指示が明確で具体的で、簡単に実行できるのなら十全だ。そうでなければ、不安や先送り、自己嫌悪といった望ましからざる結果になる。今日は作業をきわめ

PCディスプレイの高解像度化は著しい。液晶ディスプレイであればWSXGA＋（1680×1050ピクセル）の20インチクラスの製品が3万円前後で買えてしまう。一方で、なかなか高解像度化が進まないのが、モバイル系のノートPC。筆者も未だにXGA（1024×768ピクセル）解像度のマシンを使っている。 限られた画面を少しでもうまく使うには、アプリケーションの最大化が欠かせない。さっと画面全体で表示するには、どんな操作を行えばいいのか。 どんなアプリケーションでも使える［Alt］＋［Space］→［X］ 普通のWindowsアプリケーションなら、最大化ボタンが右上に付いている。これをマウスで押すのもいいが、スマートにいくならショートカットを使おう。 ［Alt］＋［Space］→［X］ このキー入力で、ウィンドウが最大化する（1月19日の記事参照）。マウス派の人はもう1つ、ウィンドウのタイトルバーを

ストレスフリーの仕事術、GTD。海外のナレッジワーカーには常識になりつつあるこの仕事術、あなたはもう試してみましたか？ 今回の特集では、「GTDって何？」という人から、GTDを始めたいのだけど……という人まで、その理論と実践の方法を分かりやすく解説していきます。 →Getting Things Done（GTD）まとめページはこちら GTDとは何か？ GTDとは米国のコンサルタント、David Allenさんの著書、「Getting Things Done」のことを指します。この本で紹介されている理論が今、注目を集めているのです。さてこのGTDとはどういったものでしょうか？　一言でいうと「ナレッジワーカーのための仕事術」です。 知識社会の仕事はますます複雑になってきています。「どこまでやったら終わりなのか」がはっきりしない上に、スピードが要求され、しかも降ってくる仕事の量は増えるばかりです

パソコンの断・捨・離 いいことずくめのアプリ断捨離、不要なサブスクや悪意あるアプリも排除 2024.03.15

送り状や納品書、請求書など、A4用紙を均等に三つ折りするのはなかなか難しいものだ。今回は、こうしたA4用紙を手軽に三つ折りする方法を紹介しよう。 キレイに折ろうと思ってもなかなか一筋縄ではいかないのが、A4用紙の三つ折りである。半分に折る二つ折りや、さらにそれを半分に折ればいい四つ折りとは異なり、何も基準がないところで1辺を3等分しろというのだから、これはもうキッチリ分けろというほうがムリだ。 とはいえ、A4三つ折りサイズ用の封筒（長形3号）なるものが存在するくらいだから、ビジネスの現場で送り状や納品書、請求書など各種書類を三つ折りにする作業は避けて通れない。だが、以下の方法を使えば、誰でも簡単に三つ折りを完成させることができるのだ。 ちなみに三つ折りは、内側に谷折りする「巻三つ折り」と外側に山折りする「外三つ折り」がある。巻三つ折りは内側に折るため、一番内側の折りは長さを短くしてやる必要