公文書の保存 - 本と旅とやきもの

官公庁には、規則か規程かの名称はともかく、文書保存の定めは必ずある。わたしの知るところでは、文書の内容基準によって、保存年限を永久保存、10年保存、5年保存、2年保存に分けていたと思う。 なかには、その内容基準にドンピシャリといかず、どの保存年限に該当させるか、その区分けに悩むものあろう。 しかし、二つの縛りがある。一つは、例外的に必要とする年限に区分けする。これは年限を短くさせる意味合いではなく、ランクを上、すなわち保存年限を長くするという精神である。もう一つは、保存年限が到達する段階で、その文書を担当した部局に「廃棄」の許可をとる仕組みである。担当部局が保存延期してほしい文書は再び保存される。この許可を願う文書も保存されるので、何が廃棄か何が延期か、その許可年月日がいつか、すべて調べがつく。 公文書は一元的に保存管理するシステムである。裏返せば、文書は部局の手を離れるので、担当部局が恣