保管？ 保存？ 紙文書の使い分け管理術
「保管」と「保存」の違いを簡単にいうと、「保管」はよく使う文書ファイルを事務室内で管理している状態をいう。 一方「保存」は、あまり使われなくなった文書ファイルまたは法的要求などから、何年間かとっておかなければならない文書ファイルを文書庫などで集中的に管理している状態である。 バーティカル式とバインダー式――2つの「保管」法を使い分ける 文書を検索しやすいように整理／保管するファイル方法は大別すると2つある。 1つはバーティカル（垂直）方式と呼ばれるもので、紙挟みの書類フォルダを使って共通性のある文書を小まとめにし、キャビネットの引き出しや、ファイルボックスに立てて並べるやり方。 フォルダに文書をファイルする場合は、とじ込まないことが原則となる。とじ込まないことで取り出しやすく、戻しやすく、小まめに捨てやすいという利点がある。 もう1つの方式が簿冊式と呼ばれるもので、バインダーやパイプファイ
出張先のビジネスホテルで充電と給電を効率的に行う
出張でビジネスホテルに泊まった時に困ることの代表格と言えば、コンセントの少なさではないだろうか。部屋に用意されているコンセント口がノートPCとケータイの充電器だけで埋まってしまい、電気ポットなどを使う場合はいちいち抜き差ししなくてはいけないといったシチュエーションは、わりと頻繁に訪れる。 こうした場合に備え、あらかじめ分配のための電源タップを持参する方法もあるが、USB充電も含めて荷物をなるべくコンパクトに抑えたいのであれば、今回紹介するサンワサプライのUSB充電タップ型ACアダプタ「ACA-IP14」を試してみてはいかがだろう。この製品、コンセントを2口に分配するのはもちろん、充電用のUSBポートを2基備えるなど、限られたコンセント口をフルに利用することができる製品なのだ。 形状は平らでかさばりにくいので、出張の際バッグの中に忍ばせておいてもほとんど邪魔にならない。いわゆるUSB-AC変
日々の時間の使い方を淡々と記録するソフト「ManicTime」
まずこの「ManicTime」を開くと、どのプログラムが開いており、どのファイルにアクセスしているかを記録開始。つまり何も入力しなくても、あなたが、いつ、どんなソフトを使って仕事をしているかをちゃんと記録してくれるのが、このアプリのスゴイ点なんです。 その時間軸は3つ。1つ目は「activity line（アクティビティの軸）」。これはユーザーがアイドル状態か、使用中かを表示。2つ目は「application line（アプリケーションの軸）」。これはどのアプリケーションを使っているかを表示。そして、3つ目は「tag line（タグの軸）」。これは、現在おこなっている仕事を示します。タグをつけるのも簡単で、アイドル状態か、仕事中かの色づけをするだけです。また、内容も書くことができます。 アイドル状態の内容を記入できるのは、その時間をミーティング、電話中、ジムに行った時間など、はっきり書いて
余ったクリアファイルで作る「防水ブックカバー」
飲みかけのコーヒー缶をうっかり倒し、大事な本を濡らしてしまった、風呂で読書していると、湯気を吸った本がしわしわになってしまった――。こんな時に便利なのが、本が濡れるのを防ぐ防水ブックカバーだ。 以前紹介した余りカレンダー同様、オフィスに余っているものを使って、出費ゼロで簡単に作ることができる。クリアファイルでカバーを作るのだ。メリットは次の7つになる。 1.水に強い：風呂でも読めるなど、読書環境の選択肢が広がる。 2.汚れに強い：カバーに付いた汚れを濡れた布などでぬぐえるから、カバー自体も、紙布製のカバーに比べて汚れにくい。永久保存版の本や使用頻度の高い辞書に向いている。 3.簡単に作れる：カット1回、折り3回でできるため、誰でも簡単に作れる。 4.見つけやすく機能的：表紙が透けて見えるから、購入した本屋のブックカバーが並んだ本棚前でありがちな、「あの本、どこだっけ？」にならず見つけやすい
本棚の高さを「文庫向け」から「新書向け」に改造する
本棚の可変棚の高さが、新書にいまいち合わずに困っているのであれば、「ちょこっと棚上げ」を使って調節してみてはどうだろう。 昨今は出版社を問わず、新書がちょっとしたブームになっている。例えばAmazon.co.jpの「Best Books of 2007」では、和書部門の上位20位のうち5冊が新書といった具合だ。手軽に読めて持ち運びやすい新書のミリオンセラーが増加したことで、ひと昔前に比べて本棚のライブラリに占める新書の割合が増加した人は多いことだろう。筆者もその1人である。 しかし、新書を手持ちの本棚に収めようとした場合、可変棚の高さがビミョーに合わないことが多い。というのも、奥行きが15～20センチ程度の本棚は、文庫本の高さを基準に可変棚のピッチが決められていることが多く、新書に合わせて可変棚の位置を決めようとすると「帯に短したすきに長し」の状態になってしまうのだ。結果として、新書だけ寝
ブラウザのお気に入りを“大掃除”する
「Favorite Cleaner」。起動後は「検索」ボタンを押すだけでOK。ウィンドウ下部にお気に入りの検索数を表示する。検索後リンク切れのお気に入りは画面に表示される。 Internet Explorer（IE）の「お気に入り」が整理できない、という人はいないだろうか。まめにフォルダ分けをしていないと、必要なWebページを探すだけで大変、結局Googleで検索したほうが早い、なんてこともある。そんな状態を解消し、ブックマークを再び使いやすくするための簡単な“大掃除”のやり方を紹介する。 まずは、不要なお気に入りの削除だ。リンク切れや重複しているお気に入りを検索し、一括削除ができるオンラインソフト「Favorite Cleaner」を使おう。 注意したいのは、アクセスできないお気に入りがリンク切れなのか、メンテナンス中なのか判断しにくいこと。一括削除は便利なのだが、場合によってはメンテ中
TrueCryptで、Dropboxをもっと“セキュア”に使う - ITmedia Biz.ID
第21回 TrueCryptで、Dropboxをもっと“セキュア”に使う：“PCで仕事”を速くする Dropboxは便利なオンラインストレージサービスだが、ファイルをオンラインにも置くことになるので、どうしてもセキュリティが気になる。そこで、暗号化ドライブ作成ソフトTrueCryptと組み合わせてセキュアに使ってみよう。 Dropboxといえば、（1）差分だけをほぼリアルタイムに高速バックアップ （2）複数のPC（MacもWindowsもLinuxも）でファイルを自動同期 （3）履歴自動保存で上書きしたファイルも復活可能 といった特徴を持つオンラインストレージサービス（こちらの記事参照）。年額99.99ドルで50Gバイト、2Gバイトなら無料で利用が可能だ。 しかしデータをオンラインにも置くことになるため、利用に当たってはそのセキュリティが気になる人もいるだろう。IDとログインパスワードだけ
文庫本を「ハードカバー」化する
製品本体。今回購入したのは強化エンボス紙を使用した「パステルボーダーオレンジ」。カラーや材質のバリエーションは豊富だ 今回紹介する「ブックボックス」は、ハードタイプのブックカバーだ。文庫本にこのカバーを装着することにより、いわゆるハードカバー書籍と似た体裁になる製品である。ハードカバーと聞くと、重い、かさばるといったデメリットが思い浮かぶ人が多いかもしれないが、文庫本サイズにまで小さくなると、これが逆にメリットに早変わりする。 具体的には、普通の文庫本であるにもかかわらず、ハードカバーのように机上に置いて読むスタイルに対応できることだ。一般的なハードカバー本はそこそこの重量があることから、机の上もしくはヒザの上に本を置き、ページとページの間を指で押さえるようにして読まれることが多い。逆に文庫や新書などはこうした読み方にはあまり向いていない。片手もしくは両手で宙に浮かせた状態でホールドする読
ITmedia Biz.ID：Getting Things Done（GTD）まとめ
Getting Things Done（GTD）まとめ ストレスフリーの仕事術、GTD（Getting Things Done）。海外のナレッジワーカーには常識になりつつあるこの仕事術、あなたはもう試してみましたか？ Biz.IDでは、GTDを活用して仕事の生産性を上げるビジネスパーソンを応援します。 今ならできるGTD 「将来の目標」は「日々の仕事」の中にあり デビッド・アレンさんは「日々の仕事を片付けられないと、将来の目標など見えてこない」と言います。日々仕事に追われていたりストレスにさらされていると将来のビジョンは描きにくくなります。(2008/12/31) GTDでつまずきやすい「プロジェクト」って？ GTDで分かりにくい概念のひとつに「プロジェクト」があります。6つのレベルでやるべきことを見直す「Horizontal Model」で考えると、プロジェクトの活用法が見えてきます。(
はじめてのGTD - ITmedia Biz.ID
ストレスフリーの仕事術、GTD。海外のナレッジワーカーには常識になりつつあるこの仕事術、あなたはもう試してみましたか？ 今回の特集では、「GTDって何？」という人から、GTDを始めたいのだけど……という人まで、その理論と実践の方法を分かりやすく解説していきます。 →Getting Things Done（GTD）まとめページはこちら GTDとは何か？ GTDとは米国のコンサルタント、David Allenさんの著書、「Getting Things Done」のことを指します。この本で紹介されている理論が今、注目を集めているのです。さてこのGTDとはどういったものでしょうか？ 一言でいうと「ナレッジワーカーのための仕事術」です。 知識社会の仕事はますます複雑になってきています。「どこまでやったら終わりなのか」がはっきりしない上に、スピードが要求され、しかも降ってくる仕事の量は増えるばかりです
書籍やガイドブックを肩から掛けて持ち歩く
旅行のガイドブックなどを屋外で見る時、いちいちカバンに片付けて、何度も引っ張り出すというのは非常にわずらわしい行為だ。こんな時は、肩から掛けられるブックカバー「ブックパッカー」を使ってみよう。 海外出張や旅行などの際、屋外でガイドブックを参照することがよくある。史跡や施設の場所を確認したり、店の営業時間を確認したりといった具合だ。 こうした場合に面倒なのは、ガイドブックをその都度カバンに入れたり、出したりしなくてはいけないことだ。特にバックパックを背負っている場合などは、かなり面倒である。かといってガイドブックをずっと手に握り締めているのもスマートではない。手に汗をかきがちな筆者などは、表紙も汗ばんでしまってよろしくない。 今回紹介する「ブックパッカー」は、肩から掛けるためのストラップが付属したブックカバーだ。これを使えば、ガイドブックを肩から掛ける形で身に付け、必要なときに開いて読むこと
プリンタでブックカバーを自作する
「本の洋服屋」。500種類を超えるブックカバーの図柄をPDF形式で提供している。ブックカバー以外では、はし袋やランチョンマットなどの図柄もダウンロードできる ネットで本を買った場合、ブックカバーを自前で調達する必要が生じる。市販のブックカバーや、書店でもらえるブックカバーを利用してもよいのだが、もっと個性的なブックカバーがあればなあ、と思う人も多いのではないだろうか。また、同時に数冊の本を並行読みするような場合は、ブックカバーは何種類あっても困るものではない。 こうした場合に便利なのが、500点を超えるオリジナルデザインのブックカバーをPDF形式で配布するWebサイト「本の洋服屋」だ。このPDFファイルをダウンロードして印刷することにより、誰でも手軽にカラフルかつオシャレなブックカバーを利用できるのである。 必要なのはカラープリンタとA4用紙。サイトから任意のデザインのブックカバーを選んで
1分で完成、余りカレンダーで作る「ジャストサイズの頑丈ブックカバー」
厚紙で頑丈。そのうえ単行本などのブックカバーにサイズがピッタリな壁掛けカレンダー。オフィスの余りカレンダーで、本にフィットしたブックカバーがパパッと作れてしまうのだ。 年末年始のあいさつ回りで決まってもらうのが企業ノベルティー。その代表格がカレンダーである。部署に1つあれば十分な、大きな壁掛けカレンダーが余っているオフィスも多いのではないだろうか。 当社もその1つ。現在オフィスの一隅にカレンダーを集めた特設コーナーが出現だ。カレンダーの入った箱に書かれた「ご自由におとりください」の文言に、筆者の心ははやる。 企業カレンダーは丈夫で長持ち、豊富なデザインの宝庫 読書好きな筆者にこのコーナーは宝山に見えるからだ。本を汚したくない、複数の本を独自のジャンル分けしたい、表紙デザインを好みに変えたい――などの理由から、本に必ずブックカバーをかけているが、その素材に壁掛けカレンダーが最適なのである。理
ITmedia Biz.ID：レジで小銭をスムーズに支払う方法
ビジネス街のコンビニ、とくにお昼休み時間に混雑しているレジでは、スムーズな会計が求められる。今回は、小銭をなるべくスムーズに支払う方法を考えてみよう。 混雑しているコンビニのレジで会計する際、後ろに並ぶ人に配慮して処理時間を短くするのは1つのマナーといっていい。特にお昼休みの混雑する時間帯には、レジでの振込や宅配便発送を避けたり、また小銭をあらかじめ用意して釣銭のやり取りを極力減らすといった行為は“暗黙の了解”に近いものだと思われる。 しかし、店舗の性質や客層によっては、空気を読む客ばかりとは限らない。混雑しているスーパーのレジで、1円単位までピッタリ払おうとする客がレジの流れをせき止めてしまい、その背後でイライラした経験のある人は多いのではないか。社会学・行動学的に研究している方がいらっしゃれば、ぜひご一報いただきたい。 さて本題。レジでの会計の際、小銭をなるべくスムーズに支払うにはどう
A4用紙でミニ地図帳を作る
「自分だけのメモ帳」から2カ月。今度は「自分だけの地図帳」が手軽に作れるサービス「ALPSLAB print」が登場した。 A4用紙で自分だけのメモ帳を作ったのは2月だった。あれから2カ月以上たった4月26日、自分だけの地図帳が作れる「ALPSLAB print」をALPSLABが公開した。 ALPSLAB printは、A4用紙に複数の地図を面付けし、小さな本のようなミニ地図帳を作成できるサービスだ。ALPSLAB baseやALPSLAB routeの地図情報を印刷できる。自作メモ帳で利用した「PocketMod」のように、プリント用紙を表紙と背表紙など8ページに分割し、それぞれの“ページ”に地図情報を設定し、折りたたんで地図帳のようにできるわけだ。 ただ、いくつかのリフィルを設定できたPocketModとは異なり、ALPSLAB printは現在のところ、以下の3種類のパターンだけし
ITmedia Biz.ID：A4用紙で自分だけのメモ帳を作る
「1ページ目は表紙で、2ページ目はリスト、3ページ目からはカレンダーがいいかなぁ」――。そんな感じで自分だけのメモ帳を簡単に作れるのがWebサイトが「PocketMod」だ。 A4用紙を折りたたんでメモ帳代わりに使うことはないだろうか。手帳でいうと「超」整理手帳のカバーをつけないで使うイメージだ。本誌「達人の仕事術」で仕事術を紹介してくれた日経新聞の関口和一さんも、A4用紙を4つ折りにして使っている。 この方法、手軽に使えて便利なので筆者も愛用している。だが、真っ白なA4用紙に書き込むのが少々味気なく感じることもあるのだ。そんな時見つけたのが「PocketMod」である。PocketModは、プリント用紙を表紙と背表紙など8ページに分割し、それぞれの“ページ”に、罫線や方眼、カレンダーなど好きなパターンを設定できるというもの。プリントアウトして、ハサミを入れつついくつか折り曲げれば簡単に簡
誠 Biz.ID：リストのチカラ
リストのチカラよいリストは役に立ちます。網羅性があって、メッセージに深みがあって、それでいてシンプルで、覚えやすい。そんな人生と仕事を豊かにする多くのリストと、そんなリストの作り方を紹介していきます。 リストのチカラ： 第25回 謝罪の6ステップ 謝罪はただ謝ればいいというものではなく、しっかりとプロセスを踏んで行うことが大切です。適切な順序で漏れなく謝るためのリストを用意しました。（03/26） リストのチカラ： 第24回 なくしたものを探し出す12のステップ なくしたものを探しているときは往々にして慌てているもの。こうした非常の際にこそ、チェックリストの出番です。（03/24） リストのチカラ： 第23回 よい人間関係を築くための10カ条 人間関係がうまくいかないときに読み返したいリストです。ただし、内容を自分なりにかみ砕いて、傲慢にならないように注意しましょう。（03/21） リスト
1
リリース、障害情報などのサービスのお知らせ
最新の人気エントリーの配信
j次のブックマーク
k前のブックマーク
lあとで読む
eコメント一覧を開く
oページを開く
