打ち合わせ直後のモチベーションを活かす
打ち合わせの段階ではモチベーションが高くても、実際の作業段階でそのモチベーションを失っていることはありませんか？ モチベーションを維持する方法をご紹介します。 これは物書き特有の話と思われるかもしれませんが、ビジネスパーソンにも似たようなことはよくあるでしょう。 例えば書籍企画の打ち合わせの直後です。「この本は面白そうだ！ どんどん書き進めよう」などと意気込むことがありますが、家に帰ってきてみると、ちっともそんな気になれなくなっているのです。 もちろん、そもそも新しい企画の原稿になど、すぐ取りかかれないという事情もあります。それまで進めてきた原稿を優先しなければならないからです。 結局「どんどん書き進めよう」と思った原稿に取りかかれるのは、1カ月後などという事態もざら。そのころには一体何に意気込んでいたのかすら、思い出せなくなっています。 そんなケースを救ってくれるのが、詳細なタスクリスト
モチベーションはプロジェクトで回復する
プロジェクトからトップダウンでやるべき事をどんどんリストアップし、必要に応じてアクションを小分けにして階層化する手法は使い勝手がいいですが、実際に作業する時になると、リストを見た途端にやる気がなくなることはありませんか。 知り合いの編集者が「書籍企画を練っている間は、とてもやる気に満ちているのに、小見出しを付けたり、目次を直したり、修正案をメールするような具体的な作業を始めようとすると、とたんにやる気がなくなってしまう」とこぼしていました。 「OmniFocus」をはじめとするタスク管理ツールの特徴は、プロジェクトからトップダウンでやるべき事をどんどんリストアップし、必要に応じてアクションを小分けにして階層化するというもの。とても人気がありますし、使い勝手もいいものです。 ただ、タスクのリストアップと階層化という作業は、それをやっている間は確かに気持ちいいものですが、実際に手に入れた行動を
第13回 問題プロジェクトの火消し術とは | gihyo.jp
プロジェクトの火消しのコツを考える 以前、筆者が炎上プロジェクトの当事者になった内容について紹介しましたが、みなさんは、炎上プロジェクトの当事者になった経験はありますか？ 炎上とは行かなくても、問題プロジェクトへの増員メンバとしての参画経験をお持ちの方は多くいらっしゃるでしょう。また、直接は参画していなくても、周りで炎上しているプロジェクトを目の当たりとされた方も多いと思います。 それでは、どうやって火は鎮火していくのでしょうか？ ほっとけば、時間が解決してくれるものでしょうか？ 「火消し」を行うには、何かコツがあるようです。 プロジェクト炎上を防ぐ為の心得については第3回で紹介しましたが、今回は、炎上したプロジェクトの火消し術について考えてみたいと思います。 火消し役として 数年前、筆者は上位上長に呼ばれ、問題プロジェクトに投入されることとなりました。そのプロジェクトは、数人での開発でし
書き方の基本から時間短縮のコツまで、使える「議事録」の書き方 - はてなブックマークニュース
会議の際、「議事録」を書くのがどうも苦手という人は多いはず。しかし、後で会議に参加していない人にその内容を伝えたり、仕事の経緯を振り返るのにも役立つ議事録は、効率良く仕事を進める上でも欠かせません。今までなんとなく書いていたという人も、一度基本の書き方を見直してみませんか？“使える議事録の書き方”を学べるエントリーを集めました。 ■何を書けばいいの？“使える議事録”の基本 あるテーマについて話し合いを行った経緯と、それによって決定した事項を記録する議事録。まずは作成の基本から見ましょう。 ▽ 議事録の書き方 基礎講座 : LINE Corporation ディレクターブログ ▽ 議事録の書き方 Part2 : LINE Corporation ディレクターブログ ▽ 1分で「使える議事録」に仕上げるチェックリスト - ITmedia エンタープライズ 議事録だからと言って、会議の内容を何も
ITプロジェクトにおける失敗の兆候--この12のサインに注意！
文：Michael Krigsman（Special to ZDNet.com） 翻訳校正：村上雅章・野崎裕子 2010-09-02 08:00 プロジェクトの納期が守れそうにない、あるいは予算を超過しそうだと知って慌てふためくマネージャーをよく見かける。とは言うものの、プロジェクトが問題に直面していることを示す兆候を見逃してしまっている場合もよくあるものだ。 この件に関して『Early Warning Signs of IT Project Failure：The Dominant Dozen』（失敗するITプロジェクトの兆候：主な12のサイン）という学術論文を執筆するために、2人の研究者が19人の専門家と55人のITプロジェクトマネージャーの協力を得てデータを収集した。そして彼らは、「重要な兆候や問題に対する「初期の警戒信号」はしばしば、プロジェクトが実際に失敗に終わる時点よりもずっと
手順を共有していないから、改善活動が混乱する − ＠IT情報マネジメント
手順を共有していないから、改善活動が混乱する：プロが教える業務改善のツボ（3）（1/2 ページ） 業務改善の活動において「手順」は重要だが、こだわらなくてもよいところにこだわりすぎるとかえって迷路に迷い込んでしまう。今回は、「手順」のこだわるべきポイントはどこなのか？ 陥りやすいワナはどこにあるのか？ 大切なポイントをお教えしよう 第1回、第2回では、原因分析のロジックツリーを使って、「縦（深さ）」と「横（広がり）」という2つのベクトルで問題の原因（真因）を突き止め、それを除去することによって、「問題の再発を根本から防止できる」と解説しました。今回は、そうした原因分析を基に、実際に業務改善を進める際のポイントを紹介しましょう。 業務改善の「手順」より、「手順に対する共通認識」にこだわれ！ 皆さんも「これから仕事に取り掛かるぞ！」というときには、まず段取りを考えることでしょう。「段取り八分」
プロジェクトの進捗遅れはなくせる
「システム開発プロジェクトで、進捗をきちんと守ることなんて到底無理ですよ。いいシステムを作ろうと思うほど、進捗が遅れるんですから。雑誌作りだって同じでしょう？」。 日経SYSTEMS 2010年8月号で「進捗遅れをなくそう」という特集を担当するにあたり、懇意にしているITエンジニアのAさんに相談したところ、特集の意義を真っ向から否定された。 記者は言葉に窮した。自分で言うのも何だが、記者は進捗（締め切り）遅れの常習犯である。自分のことを棚に上げて、システム開発プロジェクトの進捗遅れに意見する資格はない。 それでも、一点思うところがあったので指摘した。経験的に言って、進捗を遅らせたほうがいい記事になるとは限らない、ということだ。むしろ進捗通りに進んだときのほうが、記事の出来はよいように思う。 記者の指摘に対し、Aさんは「システム開発でも同じかもしれない」と答えた。単純な話、進捗を守ると余裕期
オンライン会議のログを取る
会議は会議室に集まって行うものとは限りません。「Skype（複数ユーザーでのチャットや音声通話、ビデオチャットが行えるサービス）」などを利用したオンライン会議で、重要なことを決める機会も増えています。Skypeの場合はチャットルームにログが残るので後で見返すときにも重宝しますが、そのままにしておくと、古いログを取り出すのが大変になってしまいます。そこで、オンライン会議のログもEvernoteに残しておきましょう。ログを選択し、コピーして貼り付けるだけでかまいません。チャットではお互いの発言に時間差が生じ、後で前後関係の確認が必要になる場合も多いため、別途にメモを取っていた場合でも、ログを保存しておくことをおすすめします。ビデオを利用した場合は画面キャプチャ、音声通話の場合は録音した音声ファイルもノートに貼り付けておけばベターです。 ●Skype http://www.skype.com/i
会議のホワイトボードをそのまま記録する
ホワイトボードを利用した会議では、ホワイトボードに書かれた文字だけを議事録に取っても、あまり意味をなさない場合があります。書き込まれた図や、文字の位置関係や色といった情報も重要だからです。こうした会議の議事録としてベストなのは、ホワイトボードをそのまま撮影しておくこと。Evernoteでは文字による議事録とホワイトボードの写真を同じノートとして扱えるので、整理が簡単です。写真はデジタルカメラで撮影してもかまいませんが、iPhoneなどスマートフォンや携帯電話のカメラでも十分に用をなします。iPhoneアプリのスナップショットやカメラロールとして、または写真をEmailノート用アドレスにメールして、EmailノートとしてEvernoteに取り込みましょう。題名は「会議名：日付」とします。文字による議事録も取っていた場合は、マージして整理してもよいでしょう。
後で読みやすい議事録を取る
Evernoteで、議事録や打ち合わせのメモを取ってみましょう。会社の会議では議事録の担当者がいる場合もありますが、自分がなにを行い、なにを約束したのかを明確にするため、自分で議事録を取ることをおすすめします。議事録は後で読み返しやすいことが重要です。まず、ノートの題名を「会議名：日付」としましょう。会議名ごとに並び替えやすくなります。議事録の本文はシンプルな箇条書きを基本に、毎回同じ書式でまとめるようにしましょう。そして、定例会議の場合は会議名をタグとして付け、同じ会議の議事録だけを取り出しやすいようにします。同じ議題を扱っている会議では、前回の議事録をコピーして貼り付け、それを参照する形で議事録を取ってみましょう。前回の議事を確認しながら会議に参加することによって、よりよい会議ができます。
どうすれば要件定義で失敗しないのか
プロジェクトの複雑化などによって、要件定義の難易度はますます高まっている。＠IT情報マネジメント編集部では、こうした状況に頭を悩ますIT担当者に向けて「要件定義から見直すプロジェクトの進め方」と題したセミナーを開催した。 近年のシステム開発は、プロジェクト環境の変化によって要件定義の難易度が非常に高まっており、要件定義におけるプロジェクトマネジメントが、システム開発全体の成否にも大きな影響を及ぼすようになってきた。いかに要件定義でつまずかないようにするかが、システム開発の成功の鍵となるのだ。 ＠IT情報マネジメント編集部は5月27日、IT担当者に向けたセミナー「第9回 情報マネジメント カンファレンス プロジェクト管理セミナー」を開催した。基調講演に登壇したプライスウォーターハウスクーパースの杦岡（すぎおか）充宏氏は、要件定義で失敗しないためのプロジェクトマネジメントについて考えを示した。
“成果物に分解するWBS”を習得せよ
レベル2を「成果物一覧」で分解した場合は、成果物単位でワークパッケージが表されるため、責任の単位がWBSとして分解されているケースが多くみられます。欧米企業や、オフショアを活用している会社では、契約上、責任範囲をかなり詳細に記述する必要があるため、こちらのWBSを好む傾向にあります。 さて、実際のシステム開発プロジェクトにおける事例を見てみましょう。レベル1は顧客に納品する成果物であるXXXシステム（システムの名前など）が記入されます。レベル2を見ると一般的な成果物一覧の大項目が並びます。例えば、「ハードウェア」「ソフトウェア」「開発用ドキュメント」「ユーザードキュメント」「プロジェクト管理」などです。 留意事項として、「プロジェクト管理」だけは「作業分解型」のWBSと共通の項目になります。プロジェクト管理は厳密に言えば成果物ではありませんが、プロジェクトを円滑に進めるために必須となるため
Ruby製グループウエア兼日報管理システム「eNote for Community」、OSSとして公開
ライトハウスは2010年2月15日、Ruby on Railsで開発したグループウエア兼日報管理システム「eNote for Community」をオープンソース・ソフトウエアとして公開したと発表した。Amazon EC2上での動作も確認済みという。 「eNote for Community」は、スケジュール管理、アドレス帳、共有キャビネット、お知らせ、掲示板、回覧板、社内ブログなどグループウエアとしての機能を備える。また営業支援機能として、得意先管理や日報作成、日報への上司によるコメント入力など日報管理システムとしての機能も備える。 配布ライセンスはGNU GPLv3。GPLでは改変したソースコードを別の組織に提供する際にソースコードを開示する義務が生じる。ソースコードを開示せずに配布したいユーザーに対しては、有償ライセンスで提供する。またライトハウスでは、今後eNoteをASP（App
MS Projectで学ぶプロジェクトマネジメントの基本
MS Projectで学ぶプロジェクトマネジメントの基本：MS Projectで学ぶプロジェクトマネジメント（1）（1/3 ページ） 現在、IT業界の仕事のほとんどはプロジェクト形式で動いている。そこで、本連載ではプロジェクトで最も重要といえる進ちょく管理について、プロジェクトマネジメントツールの標準ソフトウェアといえる「Microsoft Project」の使い方を、具体的に分かりやすく紹介していく。 近年、IT業界で働いている方は「プロジェクト形式で仕事をしている」という方がほとんどではないでしょうか。 数あるプロジェクトの中には、うまくいくプロジェクトもあれば、失敗するプロジェクトもあります。では、なぜそのような差が生まれるのでしょうか？ 原因にはいろいろな理由が挙げられますが、大きな理由の1つに「プロジェクトマネジメントがうまくいかなかった」という点が挙げられます。 IT業界で働く
プロジェクトの進捗を円滑にするおすすめスケジュール管理ツール | Webワーカー向け便利サービス
プロジェクトの進捗を円滑にする おすすめスケジュール管理ツール 田口 和裕（フリーライター） 日々ウェブサイトの管理・運営を行うWeb担当者は、他事業部との連携や制作会社との打ち合わせなど、複数のメンバーでチームを組んで仕事をしている場合がほとんどだろう。このような多人数でのプロジェクトを円滑に進行させるためには、メンバー1人1人が作業の進捗と自分の役割を把握できるような、スケジュール管理ツールが必須となる。無料で利用できるツールやサービスをいくつか紹介しよう。 本格的なガントチャートでプロジェクト管理 GanttProject「ガントチャート」とは、横軸に時間、縦軸に工程を配置した帯状のグラフだ。工程ごとの作業の進捗を効率的に管理できるのでプロジェクト管理でよく使われている。よくガントチャートをエクセルで作成している人を見かけるが、工程の変更や遅延などに細かく対応するには、やはり力不足だ
WBSを学び、見積もり・進ちょくに役立てよ！
こういった状況に、企業も手をこまねいているだけではありません。PMBOKやISO 10006などのプロジェクト管理の方法論を適用し、改善を試みているようですが、劇的に効果が上がった、といった話はなかなか聞きません。 それはなぜでしょうか。 その理由はいくつかありますが、その理由の1つとして、いずれの方法論でも「プロジェクトの分解・構造化（WBSの作成）」という極めて難易度の高い作業がプロジェクトの初期段階で存在しており、その精度によって、プロジェクト管理の結果が大きく左右されてしまうことが挙げられます。 通常のプロジェクト管理の方法論は、 プロジェクトの分解・構造化（WBSの作成）WBSの作成） プロジェクトに必要な全作業の前後関係、平行関係を明らかにする 作業スケジュールの作成 進ちょく管理 と順を追って進めるのですが、プロジェクトの分解・構造化が非常に難しい作業であるため、WBSの精度
TRICHORD - チーム作業と改善を促進させるプロジェクトマネジメントツール
TRICHORD製品の販売終了と無償化のご案内 TRICHORD製品は、2010年5月31日をもって販売を終了し、無償化いたしました。現在は無償製品として公開しております。有償ライセンスに対するサポートサービスは、2011年5月31日を以て提供を終了いたしました。 Windows7に対応したバージョン 1.3.5を公開しています。本バージョンより全ての機能を無償でご利用いただけます。 TRICHORD(トライコード)は、プロジェクトに関わる人々を支援するプロジェクトマネジメントツールです。シンプルで、直感的な「プロジェクトの見える化」を実現します。 とき、こと、ひとから、プロジェクトの改善のためにプロジェクトの状況や問題を視覚化(見える化)します。また、カードを模したユーザーインターフェースを用いて、視覚化だけでなく、直感的な操作性を提供します。
GTDに学ぶプロジェクト管理ツール導入――3つのポイント
GTDに学ぶプロジェクト管理ツール導入の3つのポイント メンバー視点のリストを提供する メンバーのToDoも一緒に管理できるようにする メンバーの作業管理がしやすいものを選ぶ メンバー視点のリストを提供する まずプロジェクト管理ツールを利用する際に重要なのが、メンバー視点のリストを提供するという点です。管理者目線だと、ついつい全体のスケジュールをプロジェクト管理ツールやエクセルを使ってガントチャート形式でまとめて満足という流れになってしまいがちですが、これでは前回書いたようにプロジェクト管理者の自己満足になってしまいます。 では、どうすればいいのか――。まずは、全体のスケジュールから、個別のメンバーごとに作業リストを切り出して渡してあげましょう。ここで参考になるのがGTDです。 GTDでは、自分がやるべきことのリストを自分で作成します。ここではプロジェクトメンバーのスタッフ各人がやらなけれ
はてなの進行管理「あしか」も使える ジャストのタスク管理ソフト最新版
ジャストシステムのタスク管理ソフト「xfy Planner」がバージョンアップ。タスクリストやスケジューラ、ガントチャートがさらに使いやすくなった。動作速度も最大110％高速化したという。 ジャストシステムは10月29日、無償のテンプレートファイルを追加することで、見た目をさまざまに切り替えられるタスク管理ソフト「xfy Planner（エクスファイ・プランナー）」の最新版を公開した。利用料は月額300円で、無償で30日間使用できる試用版も用意している。対応OSはWindows Vista／XP／7。 xfy Plannerは、日々のToDoチェックや進捗管理、アイデアメモなどを行えるタスク管理ソフト。「リフィル」と呼ばれるテンプレートファイルを使って、インタフェースをさまざまに切り替えられるのが特徴だ。タスクリスト、ガントチャート、スケジューラといった基本的なリフィルは標準搭載しており、
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無駄な会議を削減するはてなやGoogleの方法――立ち会議、ホワイトボード、マイクロミーティング
