PDF文書内にリンクを貼って、校正する人の手間を省いてみる (1/2)
本連載は、Adobe Acrobat DCを使いこなすための使い方やTIPSを紹介する。第57回は、リンク機能で校正する人の手間を省くPDFを作成してみる。 企画書や資料などの文書をほかの人にレビューしてもらう場合、相手の手間を省く気づかいをしたいところ。たとえば、URLが含まれているなら、ハイパーリンクを貼って直接クリックできるようにしておきたい。わざわざ、URLをブラウザーにコピー＆ペーストしなくて済む。URLの文字列だけでなく、指定したワードをクリックすると特定のウェブページが開くようにすることも可能。 ほかにも、このリンク機能で同一文書内の任意のページに飛ばしたり、別のファイルを開くこともできる。今回は、リンク機能を利用して、Acrobat Readerとエクスプローラーを行き来したり、縦長のPDFをスクロールさせまくる、といった手間から解放してあげる方法を紹介する。 URLにハイ
Acrobat DCでメールアプリ「Outlook」の連携機能を活用してみる (1/2)
本連載は、Adobe Acrobat DCを使いこなすための使い方やTIPSを紹介する。第56回は、Acrobatの標準メールアプリ「Outlook」連携機能を活用する。 メールをPDFに変換してくれる機能で、メールを完全な形で保存 Acrobat DCをインストールすると、Windows 10の標準メールアプリであるOutlookに2つの機能が搭載される。OutlookからシームレスにAcrobatの機能を利用できるようになるのだ。 ひとつ目が、メールをPDFに変換してくれる機能。メルマガを出力したいときや、メールを完全な形で保存しておきたいときに利用できる。どうしてもメールサーバー以外にバックアップを残したいので、すべて紙に印刷している企業を見たことがあるが、PDFならコストも保管場所も不要だ。 Acrobat DCをインストールするとOutlookに「ADOBE PDF」タブが追加さ
複数人による文書チェックをAcrobat DCでスマートに処理する方法
本連載は、Adobe Acrobat DCを使いこなすための使い方やTIPSを紹介する。第53回は、複数担当者による文書チェックを「共有レビュー」機能でスマートに処理してみる。 Acrobat DCの「共有レビュー」で効率的に処理 ビジネスで、何らかの成果物をレビューすることは多い。部下が作った提案資料から、取引先から納品されたカタログや原稿、たたき台など、チェックしなければいけない文書は枚挙にいとまがない。それを従来のように、人数分コピーして配布して赤入れをしてもらい、FAXや手渡しやスキャンしたデータで戻してもらい、集約するというのは非効率すぎる。 PCでチェックする場合でも、WordにExcel、PowerPoint、テキストファイルをはじめ、さまざまなファイル形式それぞれでレビューコメントを入れるのはとても手間がかかる。さらに、ワークフローが決まっていないと、それに複数の担当者で同
資料の流用元や前任者などの情報をPDFから削除する方法
本連載は、Adobe Acrobat DCを使いこなすための使い方やTIPSを紹介する。第52回は、資料の流用元や前任者などの情報をPDFから削除する方法。 PDFファイルには、表示されているデータ以外に、表示されないデータもたくさんある。しおりや注釈、フォームフィールドなど多岐にわたる。たとえば、紙資料をスキャンする際にOCR処理をして作成したテキストも「非表示テキスト」だ。さらには、ファイルの概要や説明といった項目もある。ここには、タイトルやサブタイトル、キーワード、作成者や役職、説明を記入した人の名前、著作権情報などが入っている。通常表に出てこない項目だけに、存在に気がつかないことも多い。しかし、検索したり、プロパティーを開けば一目瞭然だ。 そこに、たとえば取引先から受け取ったPDFファイルのメタデータに、「タイトル：○○社様プレゼン資料」などと、同業他社の名前を見つけたらどう思うだ
アップデートされた「Adobe Scan」で紙資料をPDFにしてみる
本連載は、Adobe Acrobat DCを使いこなすための使い方やTIPSを紹介する。第51回は、改良された「Adobe Scan」で紙資料をPDFファイルにしてみる。 Adobeが無償で公開しているPDFスキャナーアプリ「Adobe Scan」がアップデートされた。デスク上の紙資料にカメラを向けるだけでスキャンし、きれいなPDFファイルを作成できるのだ。「Adobe Scan」は昨年6月にリリースされてから、730万ダウンロードを越え、月間アクティブユーザー数も230万人と人気のアプリとなっている。今回は、配布された紙資料を「Adobe Scan」アプリでPDFファイルにする方法を紹介しよう。 アプリを起動すると、まずはAdobe IDでのサインインを求められるので、登録しているメールアドレスとパスワードを入力する。すぐに、カメラが起動して撮影モードになるので書類を撮影する。自動的に書
Adobe Scanで紙資料をPDF化し、文字を入れて印刷し直してみる
本連載は、Adobe Acrobat DCを使いこなすための使い方やTIPSを紹介する。第50回は、紙資料をスキャンして文字を入れて印刷し直してみる。 アンケートやチェックシートといった配布された紙資料に何かを記入する際、フォーマットが使いにくいと感じることがよくある。1回限りなら我慢すればいいだけだが、何度も利用するならなんとかしたいところ。 たとえば、定型の回答なのに、毎回手書きで内容を書かなければいけないのは効率が悪い。選択肢を用意して、○を付ける方が手軽だ。とはいえ、運営している人に「元データをください」と気軽に言えないケースも多いだろう。そんな時は、紙資料をスキャンしてPDF化し、使いやすいように文字を入れて再印刷すればいい。自分だけの効率的な用紙を手軽に作れるのだ。
Acrobat DCの見た目をカスタマイズして好みの操作画面にしてみる (1/2)
本連載は、Adobe Acrobat DCを使いこなすための使い方やTIPSを紹介する。第49回は、Acrobat DCの見た目をカスタマイズして好みの操作画面にしてみる。 Acrobat DCの画面は、ビジネスで使いやすいようにわかりやすいUIになっている。とはいえ、人によってヘビーユースする機能は異なるので、ルーチンになっている操作があるかもしれない。 たとえば、PDFファイルを開くと、デフォルトで「幅に合わせる」設定が有効になっており、横幅いっぱいに表示される。縦長の文書だとスクロールしたり、「全体表示」設定にしないと全体を確認できないのだ。画面の小さいノートPCでは読みやすいかもしれないが、オフィスの大画面ディスプレーでいちいち表示倍率を調整するのは手間がかかる。Acrobat DCのデフォルトツールバーや第2ツールバーも、欲しい機能のボタンがなく毎回メニューから辿るので手間がかか
PDFを安全に保護できるパスワードの付け方と伝え方
本連載は、Adobe Acrobatを使いこなすための使い方やTIPSを紹介する。第48回は、PDFを安全に保護できるパスワードの付け方と伝え方。 PDFを安全に保護できるパスワードの運用方法 Acrobat DCは、PDFファイルに文書を開くパスワード（ユーザーパスワード）や権限パスワード（マスターパスワード）を設定できる。（「第4回 PDFファイルに印刷禁止やコピー不可のセキュリティをかけてみる」参照）ビジネスで重要情報をやりとりする際に便利な機能だが、きちんと運用しないと効果が薄れてしまう。今回は、PDFを安全に保護するために必要な、パスワードの運用方法を紹介しよう。 まずはPDFファイルを開き、「ファイル」メニューからプロパティを開く。続いて「セキュリティ」タブの「セキュリティ方法」をクリックし、プルダウンメニューから「パスワードによるセキュリティ」を選ぶとセキュリティ設定画面が開
容量の大きいPDFファイルを手軽＆安全に送る方法 (1/2)
本連載は、Adobe Acrobat DCを使いこなすための使い方やTIPSを紹介する。第47回は、容量の大きいPDFファイルを手軽＆安全に送ってみる。 ビジネスで大きなサイズのファイルを送る際は注意が必要だ。1～2MB程度のファイルであればメールに添付してもいいかもしれないが、それ以上だとメールサーバーに拒否されて届かないことがある。受信可能だとしても、外出先で急ぎの仕事をしようと携帯通信で接続した相手に、緊急でない大容量ファイルをダウンロードさせるのは迷惑になってしまう。ファイルサイズが許容範囲だとしても、複数ファイルを単にメール添付すると扱いが煩雑になり、見逃しの原因にもなる。 そんな時は、Acrobat DCの機能を組み合わせて、PDFを圧縮し、複数ファイルをまとめ、メールに添付せずにクラウド経由で送信できるとスマートだ。受信側は、Acrobat DCがなくても無料のAcrobat
文章校正をAcrobat DCでスマートに処理してみる (1/2)
本連載は、Adobe Acrobat DCを使いこなすための使い方やTIPSを紹介する。第45回は、依頼された文章校正をスマートに処理してみよう。 PDFファイルで原稿チェックを依頼されたら、Acrobat DCでスマートに処理したいところ。PDFファイル内に何かを書き込む方法はたくさんあるのだが、きちんとした校正機能を利用する方が見栄えがいい。 PDFファイルを開き、「ツール」から「注釈」をクリックし、第2ツールバーに校正機能のボタンを表示する。Acrobat DCでは、校正機能を選んでから修正場所を選択する事後選択と、修正場所を選択してから校正機能を選ぶ事前選択の両方に対応しており、作業内容に合わせてやりやすい方法が選べる。 単語を置き換えてみる まずは、単語を置き換えてみよう。原稿では「アカウント」と表記されているところを「ID」に修正してみる。「アカウント」の文字列を選択し、第2ツ
ワンランク上のPDF表示テクニックをマスターしよう (1/2)
本連載は、Adobe Acrobat DCを使いこなすための使い方やTIPSを紹介する。第44回は、ワンランク上のPDF表示テクニックをマスターしよう。 PDFをダブルクリックすれば、Acrobat DCで表示され、矢印キーでページ送りができる。単に閲覧するだけであれば、それでもこと足りるのだが、文書をがっつり読み込む必要があるならもっと快適に閲覧する機能がたくさん用意されている。そこで今回は、ワンランク上のPDF表示テクニックを紹介しよう。 文字が小さいなら拡大表示 文字が小さいなら、拡大表示すればいい。左右の三角マークをクリックすれば、ツールバーなどを閉じて広く表示できる。通常は1ページを画面ぴったりに納めて表示することが多いと思うが、縦長の文書の場合は画面の幅いっぱいに表示すると文字が大きく読みやすくなる。この切り替えは、ツールバーのボタンを利用するのが手軽だ。「ウィンドウに合わせる
ビジネスクラウド内のPDFファイルを直接編集・保存してみる (1/2)
本連載は、Adobe Acrobat DCを使いこなすための使い方やTIPSを紹介する。第43回は、ビジネスクラウド内のPDFファイルを直接編集・保存してみる。 Acrobat DCでは、Adobe Document Cloudというクラウドストレージを利用できる。PDFファイルを保存し、いつでもどこでも作業できるし、取引先に大容量データを送るのも手間がかからない。しかし、すでに別のクラウドストレージサービスを使っていることもあるだろう。複数のクラウドストレージを同時利用すると、ファイルが分散したり、新旧ファイルが混在したりとミスの原因になりかねない。 Acrobat DCでは、初期設定でAdobe Document Cloudを利用できるようになっているが、BoxやDropboxといったサービスのアカウントを追加することも可能。PC内のフォルダーと同じように、クラウドストレージ内のファイ
Acrobat DCが入っていないPCでPDFを作成・編集する方法 (1/2)
本連載は、Adobe Acrobat DCを使いこなすための使い方やTIPSを紹介する。第42回は、Acrobat DCの入っていないPCでPDFの作成や編集を行なってみた。 ネットカフェや知人のPCなど、自分のAcrobat DCがインストールされていない環境で、PDFファイルを扱わなければいけない場合はAdobe Document Cloudのウェブアプリケーションを活用しよう。ブラウザーでアドビのサイトにアクセスし、Adobe IDでサインインすれば利用できる。 もちろん、Acrobat DCが利用できるのであれば、その方が高機能だしレスポンスもいい。しかし、出先で急遽取引先に送るPDFファイルを作成しなければならなくなったり、ブラウザーしか利用できない状況で文章の直しが発生した場合に助かるので覚えておこう。 Acrobat DCのユーザーであれば、オンラインのファイルでのファイルの
2段階認証でAdobe IDのセキュリティーを強化してみた
本連載は、Adobe Acrobat DCを使いこなすための使い方やTIPSを紹介する。第41回は、2段階認証を有効にしてAdobe IDのセキュリティーを強化してみた。 Acrobat DCのライセンスをはじめ、Adobe製品の登録や注文状況などはすべてAdobe IDで管理されている。Adobe IDはAcrobat DCを最初に使う際に登録したメールアドレスとパスワードで、不正アクセスされないようにきちんと運用する必要がある。特に、パスワードはほかのウェブサービスで使っている文字列を流用しないようにすること。また、誕生日や電話番号など想像されやすい文字列は使わないことが重要だ。 Adobeのウェブサイトでは、パスワードは8文字以上で、1文字以上の数字または記号を含めること、大文字と小文字の両方を含めることと明記されている。自分の姓名や過去に使ったことのある文字列もNGだ。これらのルー
Acrobat DCの機能強化ポイントをチェックしてみる (1/2)
本連載は、Adobe Acrobat DCを使いこなすための使い方やTIPSを紹介する。第37回は、2017年11月リリースされたAcrobat DCの機能強化ポイントをチェックしてみる。 Acrobat DCは常に開発が続けられており、3～4ヵ月ごとにアップデートされる。2017年も1月と4月、8月にアップデートされ、11月にも機能強化が施された。なかでも便利になった「電子サインの機能強化」を中心に、アップデート内容をチェックしてみよう。 電子サインの機能強化 PDFファイルを送信し、Adobe Signを利用して署名をしてもらう機能がブラッシュアップされた。ランディングページがシンプルになり、わかりやすいガイドも出るので迷わず操作できるようになっている。 上司や取引先にPDFをチェックしてもらう際、きちんとした履歴を残しておきたいときなどに活用できる。送信した文書の状態を確認する場合は
PDF上の画像をレタッチアプリで直接編集する方法 (1/2)
本連載は、Adobe Acrobat DCを使いこなすための使い方やTIPSを紹介する。第34回は、PDF上の画像をレタッチアプリで直接編集してみる。 Acrobat DCなら画像を直接いじれる 取引先に送ったり、プレゼンで利用するPDFファイルの資料を最終チェックしたとき、ちょっと画像をいじりたくなったらどうするだろうか。作成元のPowerPointやWordファイルを探し、元画像を探すか画像をローカルに保存してレタッチして、貼り付けてもう一度PDFに変換するだろうか？ それでは手間がかかりすぎるだろう。そんな時、Acrobat DCなら、そのまま編集できる。 画像の右クリックメニューから「画像を編集」をクリックすれば、第2ツールバーと設定パネルが現れる。「オブジェクト」のボタンで、画像を左右に回転させたり、上下反転や左右反転、トリミングなどが行なえる。
複数のPDFに自動で同じ処理ができる「アクションウィザード」機能
本連載は、Adobe Acrobat DCを使いこなすための使い方やTIPSを紹介する。第29回は、ルーチン作業をアクションウィザード機能でまとめて自動処理してみる。 異なるPDFファイルに同じ操作を繰り返し行なう場合 異なるPDFファイルに同じ操作を繰り返し行なうのは手間がかかる。もし、ファイルの数が多いなら、「アクションウィザード」機能で自動処理したほうがラク。アクションとは、特定のコマンドを設定し、複数ファイルにまとめて適用できる機能だ。 初期設定で、6種類のアクションが用意されているので、まずは試してみる。「ツール」から「カスタマイズ」→「アクションウィザード」をクリックすると、「アクションリスト」が表示される。まずは「Webとモバイルに最適化」をクリックしてみる。 ファイルの選択画面と開始ボタン、そしてアクションの内容が表示される。たとえば、このアクションであれば、異なるデバイス
AndroidでもDropbox上のPDFファイルを直接編集可能に、アドビとDropboxの連携が進む
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PDFに入れる注釈を見やすくカスタマイズする方法 (1/2)
ショートカットキーを覚えてAcrobat DCを効率的に操作してみた