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ブックレビュー
kakikata.dkrht.com
メールはいまやビジネスには欠かせない道具です。それなのに、メールの作法や書き方には、手紙や電話のような明確なルールがありません。恥ずかしいメールを送ることがないように、ビジネスメールの書き方ルールをまとめました。 相手の視点に立った文章にする 読みやすいメールは、相手の視点で書かれています。メールはコミュニケーションの一種ですから、相手に負担をかけないように気遣った書き方ができると、あなたの高感度も信頼度も上がります。 メールは一往復半で終わらせるのが理想 できるビジネスマンはメールのやり取りも効率的です。こちらから出したメールに返事が来る。それに返事を出す。「自分→相手→自分」の一往復半のやり取りで用件を完結させます。理想である一往復半で完結するメールを書いてみます。 返信はすばやく、24時間以内に必ずする メールの返信は早いに越したことはありません。返信が早いと「仕事が早い」「仕事がで
「水平線のかなたから太陽が昇り、朝になった」は普通の文章ですが、「朝となった」だと少し違和感を感じます。「~になった」は自然にその状態になったときに使います。そうすると、「社員になる」はたいした苦労もせずに、朝になるのが当たり前のように社員になったという意味にとれます。一方「社員となる」には、苦労や努力の結果、社員のポジションを掴み取ったような能動的な言葉になります。 どちらで書いても大きな間違いではありませんが、読み手に伝わる微妙な違いを意識して助詞を使い分けるのも、上手な文章を書くコツです。 カテゴリー:上手な文章を書くための改善ポイント
一文一義(いちぶんいちぎ)とは、ひとつの文章にひとつの事柄だけを書くことです。 メール文章に限ったことではありませんが、文章は一文が長いと読みにくくなります。逆に短く書くと、スッと頭に入る、わかりやすい文章になります。 一文が長く読みにくいメール1 新規プロジェクトの進行スケジュールができましたので、添付ファイルで送りますが、お読みいただいてご不明な点があればご連絡ください。 一文に複数の事柄が入っています。ひとつの文章にたくさんの事柄を詰め込むほど複雑なメールになり、読み手を混乱させる原因になります。思いつくままに書いていくと、このような文章になりがちです。一度書いたメールは、送信する前に事柄ごとに区切り直すと見違えるほど読みやすくなります。
一度読んだだけでは文章の中身が分かりにくかったり、記述内容が誤解されて伝わったりするのは、読み手の立場になって文章が書かれていない証拠です。うまい文章は、読み手に負担をかけません。読み手が「読みやすい」と感じる文章を書くにはちょっとしたコツが必要です。 ひとつの段落でたくさん詰め込まない 文章には、読んで分かりやすいものと分かりにくいものがあります。文法に誤りがなく、筋が通っている文章でも、どうも素直に頭に入ってこない場合、原因のひとつは、段落が長く、言いたいことがたくさん詰め込まれてことが考えられます。 段落の冒頭に予告を入れる 段落の一つ一つが、全体として何を説明しているか分かれば、文章は理解しやすくなります。読みやすい文章にするために、段落の冒頭に結論やあらましなどの予告を入れるといいでしょう。読み手は、段落に書かれている内容を推測できるので、スイスイ読むことができます。 読点を正し
新聞記事や雑誌のコラムには、字数の制約があるため、よく体言止めが使われます。この体言止めの使い方・メリット・デメリットを考えてみたいと思います。 たとえば次の文章は、体言止めに書き換えられています。
相手のミスを指摘する場合にメールを用いることもあります。しかし社会人にとって人間関係はとても大事です。指摘の仕方がうまくないばかりに、事を荒立てて、お互いの関係を悪化させては元も子もありません。 うまく指摘するコツは、あきらかに相手のミスであってもそれをストレートに指摘しないことです。断定しない表現で、やわらかく指摘しましょう。 たとえば「添付ファイルを送ります」と書いてあるのに肝心の添付ファイルが見当たらない場合のメールの書き方です。 まずはストレートで下手な指摘の仕方です。
こちらの都合で無理な依頼や急ぎの用件を伝えるときは、丁寧、低姿勢が基本です。相手の事情も考慮して、一方的にならないように心がけます。 まずは、一方的で、相手に配慮のないダメなお願いメールです。 身勝手で反感を買ってしまいそうなお願いメール 件名:インタビュー記事 校正のお願い お世話になっております。 マウントラボの田中です。 先日はインタビューをお受けいただきありがとうございました。 お話いただいた内容を整理した校正原稿が、10日の午前中に出来上がります。 出来上がり次第、ファックスを送りますので校正をお願いいたします。 期日が13日になりますので、訂正が必要な場合は、13日午前中までにご連絡ください。 丁寧・低姿勢で気分を害させないお願いメール 件名:インタビュー記事 校正のお願い お世話になっております。 マウントラボの田中です。 本日は至急のご協力をお願いしたくメールいたしました。
喜びや怒り、悲しみなどの感情を文章で表現するときは、単に「嬉しかった」「腹が立った」と書くだけでは物足りません。上手な文章を書きたいなら、あえて「喜び」「怒り」「悲しみ」といった言葉を使わずに、事実を描写するといいでしょう。 「喜び」「怒り」「悲しみ」といった言葉を使わずに感情を表現しようとすると、そんな気持ちになるまでのいきさつを、事細かに説明する必要が出てきます。物事の観察を余儀なくされ、文章力も観察力も高まります。 たとえば次の文章を読んでください。
メールは「あいさつ」で始まり、「あいさつ」で終わります。 メールの最後に結びのあいさつがないと中途半端で愛想のないメールになってしまいます。印象をよくするためにも必ずつけましょう。 基本的なメールの構成例 ○○カンパニー 営業部 山田健一様 お世話になっております。 ← 最初のあいさつ マウントラボ企画部の川谷です。 新サービスのプロモーション資料を送っていただきありがとうございました。 さっそく販促キャンペーンの検討をいたします。← 本文 まずは受け取りの確認とお礼まで。← これが結びの言葉(あいさつ) =============================================== 川谷信二 <sinzi-kawatani@quicklab.co.jp> 株式会社 マウントラボ 企画部 〒106-8630 港区西麻布○-○-○ 電話 03-3403‐○○○○ FAX 0
「Re:(リー)」はラテン語から来た言葉で「~について」「~に関して」という意味を持ちます。(Return(戻す)、Reply(返事)、Response(返答)の「Re」ではありません。) 「Re:」は「メールに対する返事」を示すので、件名にそのまま残して送り返します。件名に相手の社名や氏名が書いてあっても通常消しません。 ただし、まったく件名を変更せずにメールのやりとりを重ねると「Re:」が続いて見苦しくなることがあります。
知的でわかりやすい文章に見せるには、「これはやってはいけない」という暗黙のルールがあります。たとえば同じ言葉の繰り返しや乱用は、幼稚でくどい印象を与え、読むリズムの崩してしまいます。書き手の言いたいことをきっちり伝える、知的な文章とはどんなものなのでしょうか? 主語と述語は近づける 文章を作るときは、主語と述語をあまり離すことなく、ワンセットとして考えます。ある主語に対する述語がいつまでも出てこないと、読者はいらいらしてしまいます。述語の位置は、主語の後ならどこでもいいのです。明確な規則はありません。 不用意に主語を省かない 文章は、主語と述語でワンセットです。不用意に主語を省くとおかしな文章になってしまうケースがあります。主語を省略したいなら、主語がわかりやすい述語を使うべきです。 漢字とひらがなは上手に使い分ける 「時」と「とき」。「物」と「もの」など。文章を書いていると使いたい言葉を
「時」と「とき」。 「物」と「もの」など。 文章を書いていると使いたい言葉を漢字で書くべきはひらがなで書くべきか迷うときがあります。文章の書き方がうまい人は、意味によって漢字と仮名を使い分けます。 たとえば、「時」と「とき」。 「時には手を抜くことも必要だ」「イチローが満塁ホームランを打ったその時」など、特定の時期や時点を示すときは漢字の「時」を使うといいでしょう。 一方、「余裕がないとき」「階段を上ったとき」のように、状況や仮定、条件を示すときは、ひらがなで書いたほうが直感的にわかりやすくなります。 「物」の場合も、いつも漢字の「もの」では読み手に違和感を与えてしまうことがあります。 「物を投げる」「物を選ぶ」といったときは、漢字の「物」がふさわしいですが、「ものわかりがいい」「ものにする」のようにひらがなにしたほうがしっくりきます。使い分け方としては、漢字の「もの」は具体的な物や品を表
送ったメールの返事がなかなか来ないと、催促したくなります。催促のメールを書くコツはやんわりとした文章を心がけることです。感情的、一方的にならずに相手を尊重した表現を使いましょう。 まずはダメな催促メールです。 感情的・一方的でダメな返事の催促1 メールで新サービスのPRプランをお送りしましたが、まだお返事をいただいておりません。どうなっていますか?
メールでは「わかりました」の意味で「了解しました」がよく使われます。しかしこの言葉は目上の人には不適切です。 「了解」に「しました」をつけることで丁寧語にはなりますが、尊敬語にはなりません。部下や同僚などに使うのなら「了解しました」で大丈夫ですが、お客様や目上の人には「承知しました」「かしこまりました」が適当です。
パーティーや飲み会などの誘いを上手に断るメールの書き方です。 社会人になると、付き合いで出席したほうがいい集まりもありますが、どうしても断りたい場合は角が立たないように意識して書きます。 しかし、事を荒立てないようにと、曖昧な言い回しで逃げると相手を困らせます。
文章を見れば、その人の頭の良し悪しがわかります。 どんな文章も、それは理論的な思考の副産物として生まれます。自分の頭の中が理論的がどうかは、文章にすればわかるのです。 書き方のうまい人は、次のことを考えて文章を書きます。 ・最初一行目をどう書き出すか? ・どんなエピソードをどんな順番で並べるのが効果的か? ・イメージしやすいたとえ話はないか? ・説得力のある文になっているか? これらの作業はとても知的です。だからうまい文章を書く人は、「頭のいい、できる人」と思われるのです。 このサイトでは、「頭のいい、できる人」と思われるうまい文章の書き方をわかりやすく説明しています。短い章ごとに区切って、できるだけわかりやすく丁寧に説明いきますので、ぜひ参考にうまい文章の書き方を身に着けてもらえたらうれしく思います。 知的でわかりやすい文章に見せるには、「これはやってはいけない」という暗黙のルールがあり
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