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テレワークが浸透している今日では、対面でのやりとりが減ったことで社内コミュニケーションが重要視されるようになりました。近年では、気軽にコミュニケーションが取れる「チャットツール」で情報共有をする企業も多いです。 チャットツールの代表的なものとしては、アメリカ発の「Slack(スラック)」があります。しかし、非IT企業には「Slackを導入しても使いこなせるか不安がある」と悩む方も多いのではないでしょうか。
近年はスマホの普及もあり、仕事の情報をITツールで管理するのが一般的になりつつあります。たとえば、「Evernote(エバーノート)」は有名なノート型ITツールのひとつで、日本をはじめとした世界で幅広く使われています。
今日では多様な情報管理ツールが存在しますが、なかでも、業務効率化を目的に、複数の機能を集約した「Notion(ノーション)」を導入する企業が増えています。
タスク管理をする方法のひとつに「Googleスプレッドシート」があります。GoogleスプレッドシートはExcel(エクセル)と同じ表計算ツールであり、多くの企業で利用されているのも特徴です。 しかし、Googleスプレッドシートでタスク管理したいが「どのように活用すれば良いのか分からない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
業務で作成したファイルの管理に役立つのが、インターネット上でファイルを保管する「オンラインストレージ」です。とくに、有名なサービスとして、Microsoftがリリースしている「OneDrive(ワンドライブ)」があります。
プロジェクト管理で活用できるツールに「Googleスプレッドシート」があります。Googleスプレッドシートは無料で使えるうえ、共同作業も簡単にできるため導入している企業も多いツールです。 また、プロジェクト管理の手法のひとつに「ガントチャート」があり、Googleスプレッドシートのテンプレートを使えばすぐに運用できます。しかし、「Googleスプレッドシートでガントチャートを作る方法が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
今日では、多くの企業がビジネスチャットツール「Slack(スラック)」を利用し、円滑なやりとりを図っています。また、Slackはチャットツールとしてだけでなく、外部のアプリと連携すればより効率的に業務を進められます。
チャットツールの「Slack(スラック)」は、社内外問わずにスムーズなやりとりができます。さらに、Slackの基本機能をうまく活用すれば、ToDo管理も可能です。
「Evernote(エバーノート)」はメモ管理に役立つツールで、今日では多くの企業で利用されています。一方、機能やプランの改変をきっかけに「使い勝手が変わった」と代替ツールを検討するユーザーも増え、ユーザー離れも進んでいるのです。 ただし、メモを管理できるツールは多岐に渡るので「Evernoteの代替を探しているが、どれが良いか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
自社のノウハウは適切に蓄積・管理して社内資産化すべきです。優れたノウハウが横展開・縦展開されることなく属人化すれば、社員ごとに作業クオリティに差が生じてしまい「特定の人にしか業務を任せられない」という悪循環を生み出してしまいます。
ビジネスでは、業務で得たナレッジ(知識)を社内に発信して、ほかの社員が確認できるようにすることが重要です。さらに、ツールを使えばよりスムーズにナレッジを共有できるので、業務時間の短縮や教育コストの削減などの効果を得られます。
「Evernote(エバーノート)」は情報を残すのに便利なノートアプリです。一方、Evernoteは多機能すぎたり、機能制限などのアップデートが頻繁にあったりするため、使い勝手の悪さから類似アプリへ移行する企業も増えています。 しかし、ノートアプリは大量にあるので、「Evernoteから移行したいが、どのアプリを選べばいいかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
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なぜStock(ストック)を導入したのですか? 鈴木様:「従来、基本的にはチャットツールのみで情報のやり取りしていました。しかし、チャットツールは手軽である一方、共有した情報が”すべて流れていく”という問題点がありました。後から振り返ろうとしても、過去のやり取りを上手く見ることができず、大きなストレスがありました。」 例えば、どのような情報が流れていって困っていましたか? 鈴木様:「本当にどうでも良い会話以外は、実はどのやり取りも後から見直す可能性があります。 『商談メモ』『社内での決定事項』『参考情報』などはストックする必要があるのは当然です。 さらに、それに加えて『資料レビューのやり取り』もストックしておきたい情報です。後から、どのような話の流れでその資料にたどり着いたかを振り返る必要が多々あるためです。」
もちろん スマホ・タブレットも スマホやタブレットから撮影した写真もすべてボタン1つでストックできます。 iPhone・iPadの方は こちら。 Androidの方は こちら。
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