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Tweet以前、「SharePoint Online でユーザーを削除するとコンテンツはどうなる?」という投稿をしましたが、一部(個人用サイト周り)曖昧でしたので、そのあたりをもうすこし補完してみます。 Office 365 の SharePoint Online でユーザーを削除すると、既存のコンテンツについては以前のエントリに書いたような扱いになります。基本的に 1.情報は残る 2.個人用サイト関連(OneDrive for Business)は一定期間後に削除される 3.一部だけ表示がおかしくなる箇所あり、といったところです。ただ、このうち 2 の個人用サイト(OneDrive for Business)の削除について、もう少し具体的な挙動を確認したのでここにまとめておきます。 ユーザー削除時の個人用サイト関連の挙動 1. Office 365 管理センターで、[ユーザー][アクティ
Tweet公開されている Office 365 のロードマップによると、先日発表された「コンプライアンスセンター」との絡みで、OneDrive for Business だけでなく、SharePoint でもユーザーの閲覧やダウンロードを含む含む各種アクションが記録できるようになる(機能を開発中である)ようです。 Office 365 Roadmap というサイトをご存じですか? Microsoft(Office 365)公式のサイトで、近日リリースされる予定の機能や、開発中の機能がまとめられています。中には「断念(Cancelled)」という残念なカテゴリもあるのですが(苦笑) http://roadmap.office.com/en-us さて、その「開発中(In Development)」カテゴリに「User Activity Reports」という項目があります。文字通り「ユーザー
Tweetバージョン管理機能を有効化したドキュメントライブラリで、メジャーバージョンを発行したら、過去の下書き(マイナー)を自動的に削除してくれる処理を、SharePoint 標準のワークフロー機能を利用してつくってみます。簡単です。 SharePoint のライブラリでバージョン管理を有効化すると、Office ファイルを編集する都度、自動的に過去バージョンを保存してくれます。いつでも過去バージョンの内容を参照でき、戻すこともできるので、きちんとしたドキュメント管理を行うのにとても便利です。メジャー/マイナー(下書き)の区別ができるのもポイント。 バージョン管理をワークフローで補完する ただ、バージョン管理をはじめると、延々とメジャー/マイナーバージョンが溜まっていくのが悩みのタネです。まあ、特に問題はないのですが、不要な過去バージョンの下書き(マイナー)は削除しておいたほうが色々と捗り
Office 365 でテナント管理者がユーザーを削除すると、そのユーザーに関連付いた情報はどうなるのか?実際にユーザーを削除して確認してみました。結論としては「概ね大丈夫、ただし OneDrive for Business の扱いは要検討」です。 SharePoint Online には、さまざまなファイルはや情報(=コンテンツ)が蓄積されます。しかし、あるユーザーが退職して削除されたら、そのユーザーが関わった情報はどうなるのか?これは重要です。そこで、実際に試して確認してみました。 詳しくは上のスライドにありますが、簡単にまとめると: 基本的に情報や各種設定はすべてそのまま残る。 ソーシャル系は一部表示がおかしくなる。 OneDrive for Business はユーザーが完全に削除されるまでは保持され、アクセスできる。 つまり、重要なのは OneDrive for Business
エンドユーザーにどうしたら SharePoint を気持ちよく利用してもらえるのか?は、SharePoint 担当者にとり、世界共通の悩みのようです。この点について、カナダのデベロッパー Sharegate 社のブログにとても示唆に富むエントリが投稿されていましたので、和訳しつつ紹介します。 エンドユーザは SharePoint が嫌い? SharePoint、または SharePoint Online は必ずしも「使いやすい」システムではありません。大きな目で見ると、合理的で優れたグループウェアではあります。しかし、いちエンドユーザーとしては、用語がとっつきにくかったり、GUI が冗長だったり、細かなカスタムが難しかったり…。「イラッ」っとするシーンはまま(沢山?)あります。 さらに、SharePoint は欧米のワークスタイルを前提に開発されているため、日本人としては、どうにもチグハグ
SharePoint 2013(SharePoint Online)のライブラリが 5,000 ファイルを越すとどうなるのか SharrePoint を活用する上で厄介なのがこの「5000件問題」です。ひとつのリスト/ライブラリに登録する情報は 5,000 件以下に抑えてね、という話なのですが、必ずしも「絶対的な制限」でないのがヤヤコシイところ。実際にライブラリに 5,000 以上のファイルをアップロードするとどんな問題が生じるのか? SharePoint Online のライブラリで確認してみました。 この「5,000 件制限」について、公式の情報は以下になります。 Software boundaries and limits for SharePoint 2013 List view threshold 5,000 Specifies the maximum number of lis
先日の Office 365 勉強会で講演させて頂いた際の資料をこちらに掲載しておきます。また資料の後半 1/3 「SharePoint の良い使い方とは」は、イメージスライドだけなので、こちらで補完しておこうと思います。 まず、スライドはこちらです。今回は SharePoint がはじめての方むけのエントリー内容、ということで。SharePoint とは何?という話から、理解する上でどうしても把握が必要になるキーワード(用語/概念)を 12 、ピックアップして説明しました。 さて、その上で「SharePoint の良い使いかた」です。もちろん、これは僕のいちコンサルタントとして、かつあくまで一般論としての見解です。その点はよろしく。 さて。 そもそも SharePoint という製品、あるいはサービスの「強み」ってなんでしょうか。それをどのように使うのが「良い」のでしょうか?実のところ、
前回からの続きです。SharePoint 2013(含 SharePoint Online)の社内サイトを「少しだけ」見栄えよくする為のノウハウ、後半6つをご紹介します。 SharePoint はグループウェアであると同時に CMS でもあり、きちんとカスタマイズすれば美麗なサイトもつくれます。でも社内向けサイトでは、なかなか、そこまで時間もお金もかけられないんですよね。そこで、あくまで標準の機能/設定で少しの「工夫」で見栄えを改善するコツです。 なお、このエントリは Office 365 Advent Calendar の一環として投稿しています。 7.予定表はそのまま配置しない チームの各種予定を管理する「予定表アプリ(リスト)」。これをそのままアプリパーツとしサイトに配置すると、カレンダー形式になります。しかし、このカレンダーは Outlook 互換形式=全画面での表示が前提になって
SharePoint 2013(含 SharePoint Online)のサイトは、あくまで業務用途を前提にしているため、特別ダサいとは言いませんが、あまりイケてません(苦笑)また SharePoint 2010 以降はタッチ操作への配慮から余白が大きくとられ、これまた Yahoo のようなポータルサイト構成が好きな日本人にはやや不評のようです。 もちろん、SharePoint は CMS でもあるため、きちんとカスタマイズすれば美麗なサイトをつくることも出来ます(例えば Gazoo など)。しかし、このエントリではもっと基礎的な、あくまで標準の機能/設定に絞って、少しの工夫で見栄えを改善する「ちょっとだけ」テクニックを紹介します。 なお、このエントリは Office 365 Advent Calendar の一環として投稿しています。 また、長くなりますので、二回に分けて投稿します。 1
つい先日、Microsoft のダウンロードセンターで、SharePoint 2013 のエンドユーザーむけマニュアルが公開されました。同名マニュアルの最新版です。通常、このテのものは大抵英語なのですが、これは日本語!かつ「きちんと日本人向けな」マニュアルになっています。また、docx 形式のため、自社内マニュアルのベースとしても利用できますね。 ダウンロードはこちらから: Microsoft SharePoint 2013 チームサイト エンドユーザー基本操作マニュアル SharePoint2013_EndUser_BasicGuide.docx このマニュアルは IT 管理者の方がエンドユーザーに配布するためにカスタマイズすることができる SharePoint 2013 基本機能のマニュアルです。 オンプレミスとオンラインの両方に対応しています。 全70ページの力作です。公式マニュアル
前回からの続きです。SharePoint がどうも良くわからない!という方を想定して、私の経験から最重要と思われるキーワードを、できるだけ簡単にご説明します。なお「ざっくり」説明のため厳密にはちょっと違う、という内容もあります。この内容を把握した後は、ぜひより専門的な書籍をあたってください。 それでは、後半です。 2013/5/7 追記:エンタープライズサーチナウさんが、このエントリを受けてその「次」を書いてくださいました。こちらも是非。→チーム サイト 3 分クッキング 5.リスト 「リスト」はアプリの一種です。「ライブラリ」が SharePont にファイルをアップロードして格納するのに対し、「リスト」は SharePoint に直接情報を書き込む掲示板タイプです。 管理者は、まず入力項目であるフィールド(列)を定義します。閲覧/入力フォームは自動生成です。ユーザーがこのフォーム入力し
ここ半年ほど、このブログのアクセス一位はずっと「SharePoint を理解する為の7つのポイント」なのですが、これ 2009年のエントリなんですね。流石にもう内容が古い。そこで、最新の SharePoint 2013 を念頭に書き直してみます。ただ、SharePoint の基本設計は当時(SharePoint 2007)から大きく変化していませんので、所謂マイナーアップデートになります。出来るだけシンプルにしますが、それでも長くなりそうなので2回に分けます。 何からはじめる? SharePoint はなにかと難しいという印象をもたれがちです。まあ、実際ややこしいです(苦笑)中小企業から大規模エンタープライズまで、あらゆる業務ニーズを受けて進化しつづけた結果、機能レベルでは専門家でもすべてを把握しきれません。 また、SharePoint は Microsoft 技術の固まりです。私自身は「
SharePointのお知らせ掲示板(リスト)等にコピー&ペーストをしようとすると「この Web ページがクリップボードへアクセスするのを許可しますか?」というエラーダイアログが表示され、都度許可を求められることがあります。これはブラウザ(IE)のセキュリティ設定が原因です。 さすがに煩いので、以下、この警告を表示しないようにする設定手順です。 まず、そのサイトを「信頼済みサイト」に 指定します。勿論、本当に信頼できないようなサイトにこの設定をするのはNGです。社内のSharePointやOffice365の場合です。 ブラウザの[ツール]→[インターネットオプション]→「セキュリティ」タブで「信頼済サイト」を選択した後、[サイト]をクリック。 [追加]をクリック。下の「Webサイト」にURLが追加されたら[閉じる] 前の画面に戻り(「信頼済みサイト」を選択している状態のまま)、[レベルの
ネタは沢山あるのになかなか更新がおっつかずにもどかしい SharepointManiacs です。いや、ウチの会社、ようやくノーツから SharePoint の移行が本格化しましてね。それはそれで良いことなのですが、も~やること多くて目が白黒気味^^; 2013/4/25 この情報は SharePoint 2007 の頃のものですので、最新情報を踏まえてアップデートしました。 → 初心者向け SharePoint を理解するための 10 のポイント 1/2 → 初心者向け SharePoint を理解するための 10 のポイント 2/2 ---------- さて、それはさておき。 今日は、やや今更感もありますが、山崎愛さんによる「SharePoint Server 2007 活用/導入の考え方と、その落とし穴 (後編) 」をご紹介します。 前回の続きで、SharePoint を理解する上
「リスト(掲示板/Webフォーム)」と「ライブラリ(書庫)」はSharePointの重要な基本機能ですが、このうち「リスト」はどちらかといえばWebフォームとしての色合いが強く、いわゆるコミュニケーションツールとしてはやや貧弱です。 既読未読が分からない、添付がしづらい(ドラッグ&ドロップできない、文末にしかつかない)、リアルタイム検索がない、ディスカッション掲示板でしか階層構造を持てないが、ディスカッション掲示板は添付に気づかない…等々。ユーザの方なら、少なからず不満があるところでしょう。 まあ、確かにそれが業務に「必須」か、という言われれば、なかなか難しいところなのですが。しかし、現実問題として必要になる場合もあります。特に、他システム/グループウェアからSharePointへの切替をすすめる際、この「コミュニケーションツールとしての掲示板」の弱さが、エンドユーザ展開で障害になるケース
SharePoint を利用されているユーザな方なら誰でも気付かれることだと思いますが、SharePoint 2007のアクセス解析機能は驚異的に貧弱です。 概要画面はほんっとに大雑把な数字しか表示してくれませんし、詳細画面も使い難いです。過去1月分しかログが見れない上、そもそもアイテム単位のアクセスは拾えず、数字もいまいち信用できず、更に2000行を越すと後は切り捨て御免、という謎仕様。私は、ユーザには「アクセス解析機能は”おまけ”なのであまり信用しないで」と説明しています(苦笑) この辺りを補完してくれる製品がないものか、と2年くらい前から探しているのですが…。無いんですよね、これが。 SharePoint は Web フロントとしてIISを利用していますので、そのログを分析すればアクセス解析が出来るため、あまりニーズが無いのでは?と技術屋さんには言われました。技術的には、そんなに難し
SharePointの「Windows エクスプローラで開く」、つまりWebDav通信によるライブラリへのアクセスが異様に遅い場合があります。これは既にある程度知られた現象で、Windows7で発生します。 実は、これ、解決方法はとてもシンプルです。 Windows 7 のクライアント端末から、SharePoint サイトのOffice 文書を参照する時の注意点 クライアント端末としてWindows 7 を使用し、SharePoint Server のドキュメント ライブラリーに保存されている Office ファイル (Excel や Word など) を 参照しようとすると、参照時間がものすごくかかる! という問題です。実はこの現象、クライアント端末が Windows 7 の場合に Internet Explorer オプションの [LAN の設定] にて、”設定を自動的に検出する” に
前回、ユーザとグループ列に、現在のユーザアカウントを挿入する方法をご紹介しましたが、後から、この方法はちょっと駄目だったことに気がつきました(汗) サイト右上の「ようこそ○○さん」からユーザ名を取得している訳ですが。このときキーとなる、id の値が、実は、アクセスするユーザーにより「zz7_Menu」だったり「zz8_Menu」だったりと、異なってしまうようです。 それだけであれば、まだスクリプトで工夫の余地があったのですが、そもそも、この方法は、表示上で同姓同名なユーザーが居ると正しく動きません。 うちの会社にも、やはり同姓同名の方がいらっしゃいます。 ADのアカウントなら一意なのですが…。 という訳で、前回と同じ内容を、異なるアプローチで実現してみます。 基本的な手順は前回同様です。NewForm.aspxを編集モードで開き、コンテンツエディタWebパーツを挿入。そこにスクリプトを記述
日本語による情報に乏しいことが SharePoint の(無視できない)難点のひとつでしたが、ここ数年で随分環境が変わりつつあります。このエントリでは、私が「ユーザ企業のSharePoint担当者は必読」とお勧めする書籍を独断と偏見に基づいてまとめてみます。なお、適宜アップデートします。 ※ 2013年9月19日アップデート SharePoint 2013 関連の書籍 ひと目でわかる SharePoint Server 2013 元祖「ひと目」著者、山崎氏とSharePoint MVP 西岡氏の共著。よりエンドユーザに役立つよう工夫されています。SharePoint 2013 はまず本書が入り口です。(参考:私の書評) SharePoint 2013 関連の書籍(洋書) Office 365(SharePoint 2013ベース)関連の書籍 こちらは、私自身が現在(2013年9月)、改訂版
エンタープライズ向けTwitter、といえば、SalesForceの「Chatter」が有名です。しかし、このエントリでご紹介したいのは、その競合サービスであるYammer。日本人的にはやや微妙な名前ですが(苦笑) Yammerは簡単に言うと、企業内ドメインに閉じたTwitter+αです。アカウントはメールアドレスですが、このアカウントのドメイン部分が同じユーザ間でのコミュニケーションが前提になります。このため、Twitterのような完全オープンでなく、企業内に閉じたメッセージングが簡単に実現できます。 YammerとChatterの機能はとても似通っている(実はWebサイトまで・・・)のですが、Yammerの特徴のひとつは、SharePoint連携がある、ということ。 どこかで見た画面ですよね(笑) このYammerとSharePointのコラボレーションは、実はとても面白いのではないか
こんにちわ。中村です。 最後の投稿が 2015 年ですから、なんと4年前!時間の流れの速さに驚きます。その間、私は自社を売却、転職、(円満)退職、また会社を立ち上げ(今度は複数人で)と、立場こそ変わりましたが、引き続き IT と Microsoft と SharePoint (Office 365)の近くでコンサルタントとしてお仕事させていただいています。 more
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