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こんにちは、エクセル使いこなし隊 隊長の吉井良平です。 新しいサービス（エクセル保険サービス）を始めるにあたり、新しくメルマガも作りました。 メルマガを作る際に、メルマガ配信システムを利用しようかとも思いましたが、せっかくGoogleスプレッドシートの記事もあるので、Googleスプレッドシートで作ろうと思いたって、ゴニョゴニョやっていたら、ステップメールを作る仕組みが出来上がりました。 クリック解析などはできないので、そんなにおススメはしませんが、「こういうことも出来るんだ」ということで紹介しますね。 無料で1日500件まで送れるのが、メルマガ配信システムにないメリットです。 少しややこしいかもしれませんが、やっていること自体は複雑じゃないので、順番通りにやればどなたでもステップメール発行の仕組みが作れると思います。 普通にGmailでメールマガジンを作る方法 メールマガジンを作るにあた
こんにちは、「仕事を楽に回そう！」デスクワークラボの吉井良平です。 工務店さんから、「工事報告書をもっと楽に作りたい」という依頼があって、せっかくのご依頼なので対応してみようと、慣れないCADなどもつつきながらあれこれやっています。 その中で、「工事中の写真を一覧にして印刷する」という工程があって、「まぁ何かソフトがありそうだとは思いつつ、自分で作れるものは作ってみよう」ということで、写真を一覧にしてエクセルに貼り付けるプログラムを作りました。 いざ作ってみると、これはいろいろ応用範囲が広そうなので、ブログの記事にしてみますね。 手作業で一つ一つ画像を貼り付けていらっしゃる方がいれば、こういった作業はパソコンにまかせた方が早いし、正確だし、自分自身の精神的にも楽です。 ご参考にしていただければ幸いでございます。 デジカメで撮った写真を一覧で貼り付ける作業 考えてみると、デジカメで撮った写真
こんにちは、吉井良平です。 前回の記事「月別、年別に、かんたんに集計する方法」で、日付から年や月を取り出す方法を紹介しました。 日付の操作ができるようになると、エクセルの応用範囲が広がりますので、今回は日付の操作方法を一挙に紹介します。 これだけ知っておけば、日付の操作方法に関してはバッチリです。皆さんの業務に使えるものがあれば、積極的に取り入れて下さいね。
昭和48年生まれ（ふたご座B型）、広島県在住のITコーディネータの吉井良平です。 趣味は囲碁。（ヘボ碁です） 働いている人の立場に立った、現場目線の記事を書くよう心がけています。 社会人経験を通じてＩＴに関わるようになりましたが、元々は文学部出身で、個人的にはアナログな世界の方が好きです。 詳しいプロフィールはこちら
と、SKUは6つになります。 ・・・と書いてきましたが、あまり難しいことは考えずに、スーパーやデパートなどで販売されている単位がSKUと思ってほぼ問題ありません。 アマゾンなどのネット販売でも、販売される単位がSKUです。 SKUは在庫管理や販売管理するためのものなので、販売する側（メーカーや小売、ネット販売の場合は出品者）が自由にSKUの番号を決めて問題ありません。 自由に決めて問題ないので、自分が管理しやすいようなルールを作って運用していきましょうね。 SKUの番号を作る際の考え方 番号にダブりが無いこと（必須） SKUの番号は、販売や在庫を管理するためのものなので、ダブりがあってはいけません。 ダブりがあると、在庫や販売が違う商品で二重に計上されてしまうので、訳が分からなくなってしまいます＾＾ ダブりが無いようにするために、通常はSKUの番号のどこかに連番を入れていきます。 分かりや
こんにちは、吉井良平です。 このサイトはエクセルに関する記事を書いていますが、最近はエクセルを使うことなく、いきなりGoogleのスプレッドシートを使う方もいらっしゃいます。 Googleスプレッドシートに関しては、まだほとんど基礎的な本もなく、ウェブサイトも応用機能に関する記事がほとんどなので、初めて使う方はとまどってしまうのではないでしょうか。 私自身は Googleスプレッドシートはあまり使ったことがないのですが、基本的には表計算ソフトなので、エクセルの学習方法が、7割～8割程度は応用できるはずです。 ということで、今回からしばらくGoogleスプレッドシートの基本的な使い方を紹介していくことにしました。 私も手探りでいろいろ試してみながら、記事を作っていきます！ 内容に関しては、できるだけ正確になるように努めますが、もし不備があれば遠慮なく指摘してくださいね。
こんにちは、吉井良平です。 新しいサービスを始めるにあたり、お問合せフォームをGoogleフォームで作ってみました。 実際にいろいろ使ってみると、今さらながらに「これってメチャクチャ便利じゃん！」と、さすがGoogle様だと感服している次第でございます。 一般的にはGoogleフォームはアンケートで使用することが多いと思いますが、Googleフォームの使い方は、アンケートだけではございません。 こういったブログのお問合せフォームとして使えたり、ふだんの仕事で名簿を入力したりすることにも使えます。 今回は、そんなGoogleフォームを初めて使う方に向けて、Googleフォームの作り方と使い方について、余すところなく紹介していきます！ 実践的な内容にしたいということで、今回初めてGoogleフォームを作る方とのセミナー形式で紹介していきますね。 セミナーを受けていただいたのは、千葉県市川市で「
こんにちは、「仕事を今より楽にする」デスクワークラボの吉井良平です。 前々回の記事「ブラック企業に入ったかも？と思った方へ：一つの判断材料」で、業務マニュアルの必要性と、出来たら業務フローを書いて欲しいことを書きました。 で、やっぱり精神論だけだといけないと思い、業務フローを簡単に作れるエクセルを作りましたので、ご活用ください。 業務のプロセスをフローチャートにすることで、頭がスッキリと整理されて、仕事も整理されます。だまされたと思って、ぜひ一度使ってみて下さいね。
こんにちは、「今より楽に仕事をしよう」デスクワークラボの吉井良平です。 エクセルで予算を作っている方は、結構いらっしゃいます。大きな会社以外では、ほとんどの方がエクセルを使って予算を作られているのではないでしょうか。 エクセルで作られた予算書を見ると、転記に相当時間がかかっているなぁ、と感じることがよくあります。 また、予算というものは修正や追加がつきものなので、修正や追加がしやすいやり方で作っておくと、後で楽になります。 ちょっとした工夫をするだけで予算書を作成する時間がだいぶ削減されますので、これから紹介するやり方を参考にしてみて下さいね。 これを例に、一般的な予算書の問題点を考えてみましょう。 金額が連動していない 明細の欄に細かい内訳が書いてありますが、この方法だと別途計算してから、合計金額を入力しなければいけません。 計算機を使って計算されている場合が多いと思いますが、計算するの
こんにちは、エクセル使いこなし隊 隊長の吉井良平です。 魔九郎君の新入社員研修も終わって、「次はどんな記事を書いていこうかなぁ」と考えていて、そういえば発想法に「マンダラート」というのがあったな、と思い出しました。 （マインドマップは、どうも線がウネウネしていて苦手なのです） で、WEB上を徘徊してテンプレートが無いか探してみたのですが、なかなか自分の思うようなものがなく、「無い、じゃぁ作るでしょ！」ということで、マンダラートをエクセルで作ってみました。 なかなか良いものが出来たと思うので、なかなか良いアイディアが出ない、と悩んでいる方は、使ってみてくださいね。 マンダラートとは？ ３ ｘ ３ のマスに、思いついたことを埋めていく発想法です。 仏教の曼荼羅（まんだら）のように、真ん中に本尊を置いて、周りを関連した事柄で取り囲んでいきます。これを2回繰り返すと 8 ｘ 8 = 64種類のアイ
こんにちは、「今より仕事を楽にしよう」デスクワークラボの吉井良平です。 今回は、私の作ったクライアント管理表を使っていただいている、ホメオパスの世良純子さんとの対談形式でお送りします。 世良さんは、ホメオパス専業になって１年目。関西を中心に、ホメオパシー(＊)に基づいた治療活動を日々行われています。 ＊ホメオパシーとは、「レメディー」という砂糖玉を飲んで、自然治癒力を高めていく補完療法です。 ホメオパシーについては、「うさんくさい」「怪しい」等、いろんな情報があります。私自身は、ホメオパシーを受けたことが無いですし、医学の専門家ではないので、その真偽については分かりません。 ただ、クライアント管理表を作っていくにあたり、世良さんと何度も打ち合わせをしましたが、仕事上のコミュニケーションがスムーズにとれる、信頼できる方です。 実際にたくさんの方の症状を改善されている事例がありますので、書き添
こんにちは、吉井良平です。 このブログも開始から4か月目となり、それなりにブログ運営ノウハウも身についてきました。 私はメーカー出身なのですが、ブログの運営にはモノづくりの手法が使えるな、と感じています。 今回はブログ運営者向けに、モノづくりの「カイゼン」手法を活かした、ブログ運営エクセル管理表を作成しました。 ・・・というか自分用に作ったのですが、なかなか良いものが出来たと思うので、公開します。 記事作成作業が効率化して、記事の質も上がり、結果が残せるエクセル管理表ができたと思います。ブログ作りに悩んでいる運営者の方は、参考にしてくださいね。 （フォーマットは、ダウンロードできます） ブログ作りは多能工！ 工場では、いろんな作業をする人のことを多能工といいます。 一つの作業、機械だけを使う単能工（例：ベルトコンベヤーの流れ作業で、目の前に来た処理だけを行なう）ではなく、いくつもの作業を並
こんにちは、エクセル使いこなし隊 隊長の吉井良平です。 採用試験問題が流出?!コレが実際に使われている「Excelスキルのテスト」だ （キャリタスPRESSさん）という記事を読んで、自分でも作ってみたくなって、入社試験問題を作ってみました。 応募要項に「エクセルが使えること」と書いてあって、面接で「ハイ、使えます」と言っていても、実際に採用してみたら実は全く使えなかったという笑えない話もあります。 なので「エクセルを使ったお仕事」であれば、入社時に試験をしておくのは、一つの手ですよね。 採用担当者の方で、問題を作るのが大変な方は、私が作った入社問題をアレンジして使っていただければと思います。 また、仕事を応募される方も、このテストで満点取れば「エクセルが使える！」と胸を張って言って良いと思いますので、トライしてみてくださいね。 初級編 一口に「エクセルを使ったお仕事」と言っても、ほぼ出来上
あまり細かいことをチェックするのは大変なので、毎月チェックする項目は、アナリティクスのトップページに掲載されている情報に絞ってみました。 PV/セッション、PV/ユーザーは、計算式が入っているので、自動的に算出されます。 毎月1日に、アナリティクスのトップページを見て、そこに表示されている数字を入力していけば大丈夫です。 本当かどうかは分かりませんが、アナリティクスの数字を出したらアドセンスが停止されるという話もあって、日和って数字を塗りつぶしてしまいましたが（＾＾）塗りつぶした部分に表示されてる数字を入力していってくださいね。 数字を入力すると、グラフが出るようにもなっています。 KPIに関して 最後に2つ、アナリティクスのトップページに無い項目を付け加えています。 KPIというのは、Key Performance Indicators の略で、成果が出たかどうかの判断基準となる指標のこ
漢字 2 ： ひらがな 7 ： カタカナ 1 実際の文章は、漢字が20～30％、ひらがなが70％、カタカナが10％程度になっています。 IT関連の会社、外資系の会社などは、もう少しカタカナ比率が高いかもしれませんが、一般的にはこのぐらいの比率で、この比率の文章の方が人間の頭に入りやすいということです。 この一般的な文字の出現比率で、練習用紙に文字が出てきます。 漢字 5 ： ひらがな 4 ： カタカナ 1 実際の文字の出現頻度だと、ひらがなが多くて、毎日練習するには飽きるかも？と思い、漢字の出現比率を多くしたパターンです。 漢字のみ 漢字ばかりを練習する方法です。 なお練習する文字は、漢字の出現頻度のデータに、ランダム数値を掛け合わせて、毎回違った文字が出るようにしています。 ＊漢字の出現比率は、こちらのデータを参考にさせていただきました。 ひらがなのみ ひらがなのみを練習する場合です。
こんにちは、「仕事を楽に回そう」デスクワークラボの吉井良平です。 ヤフオクに出品されている方から、「在庫管理ファイルを作って欲しい」という依頼があって作成したのですが、エクセルで在庫管理ファイルを作るのは、簡単なようで結構難しいのです。 基本的なやり方を知らずに作ると、必ずと言って良いほど在庫が合わなくなるので、今回は在庫管理ファイルを作る方法について書いてみます。 エクセルのマクロ機能を使うと、市販ソフトに負けないぐらいのものが出来ますが、マクロを使わない場合の作り方も書いています。 関数も結構複雑なので、テンプレートをダウンロードできるようにしています。在庫管理ファイル作成のご参考になれば幸いです。 エクセルで在庫管理する際の注意点 在庫管理をきっちりするためには、販売管理ソフトを導入すれば良いのですが、販売管理ソフトはそれなりの値段がします。 （2019年10月追記：ZAICOという
エクセルの方が優れていること では、それぞれの違いをみて行きます。 まずは、比較してみて、エクセルの方がGoogleスプレッドシートより優れている点です。 印刷・見た目 印刷に関しては、Googleスプレッドシートは最低限の機能しかありません。 なので、会社の会議資料やいろんなフォーマットをエクセルで作っている場合には、Googleスプレッドシートで代用できないことが多いでしょう。 Googleは、「スプレッドシートはスプレッドシート、表計算ソフトです」という割り切りがあるようなので、表計算以外の機能は極力盛り込んでないようです。 エクセルみたいにヘッダーやフッターをいろいろ変更できなかったり、罫線の種類も3種類しかなく、日本語フォントも3つまでしかありません。（英語フォントはたくさんあります） エクセルって（良くも悪くも）表計算以外にも結構使えるのに対して、Googleスプレッドシートは
こんにちは、吉井良平です。 ブログのお問合せフォームを、一部Googleフォームにしてみました。 いろいろ質問項目がある場合は、Googleフォームで問合せフォームを作る方と簡単です。 Googleフォームは、そのままだと自動返信メールが送れないのですが、プログラムを追加すると自動返信ができるようになります。 順番通りやればそんなに難しくないので、参考にしてみてくださいね。 問い合せフォームの使い分け このブログはWordpressを使用していますが、Wordpressの問い合わせフォームといえば、Contact Form 7というプラグインが定番です。 私も Contact Form 7を使っていますが、いろいろ質問項目がある場合は、タグを書いたりしないといけないので、結構面倒なんですよね。 なので、 メルマガの登録フォームや、気軽に問合せしてもらいたい場合などは、従来のContact
力量管理表とは？ 力量管理表とは、仕事をする上で必要なスキルを洗い出して、各メンバーがどのぐらいそのスキルをマスターしているか、を一覧に表した表のことです。 どんなものかは、見ればすぐに分かると思いますので、昔作った管理表を思い出しながら作ってみました。 左側に業務と、それに必要なスキルを書いていきます。 右側にメンバーそれぞれが、その業務をどれぐらいできるかを、○×で入力していきます。（フォーマットによっては、5段階評価をしていることもあります） 力量管理表を作るメリット 力量管理表自体はものすごく単純なフォーマットですが、このフォーマットを作ることで3つの大きなメリットがあります。 仕事の細分化ができる みなさん、毎日いろんな仕事をされていますよね。 その仕事も、細かく分けるといくつかの業務に分解できます。 例えば、発注をするという一つの仕事は、 今現在の在庫数が分かる 将来的に必要な
こんにちは、エクセル使いこなし隊 隊長の吉井良平です。 アマゾンのセラーセントラルなどから、取引情報などをダウンロードできるようになっていますが、そのデータ、上手く使いこなしていますか？ 私の知り合いで「せどり」をやっている人がいて、この方法を紹介したら喜ばれたので記事にしてみます。 せっかくデータがダウンロードできるので、上手く使いこなして管理の精度を上げていきましょう！ テキストデータをコピペして貼り付ける アマゾンのセラーセントラルからダウンロードされるテキストファイルは、「タブ区切り」という形式になっています。（拡張子はtsv） タブ区切りというのは、文字通りタブで区切ってあるデータのことですが、要するにエクセルにそのまま取り込める形だと思ってください。 csvだとそのままエクセル形式で開けますが、tsvはそのままクリックしただけでは、エクセル形式では開けません。 でも、コピペでエ
エクセルでの作業って面倒くさいなぁ、と思っていませんか？ もしかして、一つのファイルを作るのに、1時間以上かけたりしていませんか？ そんなお悩みをお持ちの方に、エクセルに関する悩みをスカイプ1本で解決する「Excel保険」サービスを開始します。 あなたが悩んでる時間、またその悩みを解決したことで得る時間は、年間で数十時間、もしかしたら100時間以上にもなります。 このサービスを利用して、家族サービスを充実させたり、また新たな業務に取り組んだりする時間を作りましょう！ まだサービスを始めたてのため、モニター価格として、エクセルにお悩みの方にとっては破格のお値段になっています。 この機会に、ぜひご検討くださいね。 このサービスが生まれた経緯 前回の記事「パソコン画面をキャプチャした動画からキーン音を無くす方法」は、動画の素人である私が、動画からある異音を削除するために、いろいろ調べた奮闘記録で
こんにちは。デスクワークラボ、吉井良平です。 個人で事業をされている方から、エクセルで顧客管理をする方法について問い合わせがありました。 最近はクラウド型顧客管理システムもあるので、いくつか見てみたのですが、ちょっと個人事業主には仕組みが大きすぎるな、というのが正直な印象です。 （2019年10月追記・・・個人事業主でも使いやすい、安価な顧客管理クラウドもいくつか出ています。例：クラミス） やっぱり個人事業のうちはエクセル主体の方がお金もかからず、使い勝手も良いだろうな、と思います。 （美容系などの大きな業界は、個人事業主用のパッケージシステムで良いものがあると思います） とは言っても、エクセルは結構アバウトなところがあるソフトなので、そのままの状態で顧客管理をすると、使いにくい表になったり、入力ミスや漏れが多くなってしまうのも事実です。 ということで、今回から2回にわたって、エクセルで顧
こんにちは、「仕事を楽に回そう」デスクワークラボの吉井良平です。 エクセルの問い合わせを受けていると、ライティング関係の問い合わせをいただくことがあります。 ライティングというとワードを使っているんじゃないかと思っていましたが、実際にはエクセルを使っていることもよくあるんですね。 確かに、段落ごとのキーワードチェックなどはワードではできないので、エクセルを使うメリットはあります。 今回は、ライターさんがエクセルを使って文章を作る際に役立つテクニックをまとめてみました。
こんにちは、エクセル使いこなし隊 隊長の吉井良平です。 プロジェクトの進捗管理、工事の進捗管理などで、スケジュール表を作りますよね。 その際、開始から終了までの日付を入力したり、祝日に色をつけたりするのが、結構面倒だったりします。 そんな時に、開始日と終了日だけを入力すれば、サッと作れるスケジュール表のフォーマットを作ってみました。 開始日と終了日を入力すれば、自動的にセルに色が付くバージョンもあります。 普通に作ったら最低でも10分はかかると思いますが、このフォーマットを使うと、5秒以内にスケジュール表が作れます。ぜひ使ってみてくださいね。
こんにちは、「今より仕事を楽にしよう！」デスクワークラボの吉井良平です。 先日よりエクセル相談を始めて、いろんな方が作ったエクセルファイルを見る機会が増えてきました。 その中で、リストを月別・年別に集計するのに、苦労されている方も多いんだな、と感じています。 月別・年別に集計する方法は、一度覚えると簡単ですし、いろんな集計ができるようになります。ぜひ使いこなして下さいね。
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